文书模板-无办公用房合同的情况说明

会计实操文库1/4文书模板-关于无办公用房合同的情况说明尊敬的[相关部门/单位称呼]：您好！现对我单位无办公用房合同的情况向您进行详细说明。一、单位基本情况我单位[单位名称]，统一社会信用代码为[具体代码]，成立于[成立年份]，主要从事[单位业务范围简述]。随着业务的发展，单位员工数量逐步增加，目前已达到[X]人，对办公空间的需求日益凸显。二、无办公用房合同原因历史遗留问题：单位成立初期，办公场所由[上级单位/关联方名称]临时调配使用，当时基于便捷性和紧密合作关系，未签订正式的办公用房合同。随着时间推移，人员变动及工作重心转移，这一情况被延续下来，始终未及时补签合同。合作模式特殊：部分时期，单位与其他机构达成合作协议，共享办公空间。在这种合作模式下，双方主要围绕业务合作进行沟通，对办公用房的使用更多基于口头约定，未形成书面合同。例如，在[具体合作项目时间段]，与[合作机构名称]共同开展项目，双方协商由对方提供部分办公区域供我单位项目团队使用，未签订专门的办公用房合同。办公场所频繁变动：由于业务拓展需求，单位在过去几年内多次更换办公地址。在每次搬迁过程中，新办公场所的获取较为仓促，往往在短时间内确定并入驻，未能在入驻前完成合同签订流程。例如，在[某次搬迁时间]，为了快速响应市场机遇，及时将办公地点搬迁至[新地址]，在与出租方初步达成租赁意向后，便先行入驻开展工作，后续因双方工作繁忙等原因，合同签订事宜被搁置。三、目前办公用房使用状态现有办公用房信息：目前，我单位办公用房位于[详细办公地址]，建筑面积为[X]平方米，可容纳[X]名员工办公。该办公用房包含办公室[X]间、会议室[X]间、公共办公区域及配套设施等，基本满足单位日常办公需求。使用情况说明：在无合同的情况下，我单位一直按照与出租方（或提供方）的口头约定使用办公用房。按时支付租金（若有），租金支付方式为[说明支付方式，如每月转账至指定账户]，租金金额为[具体金额]。同时，负责办公用房的日常维护和管理，保持办公场所的整洁和设施设备的正常运行。例如，定期安排清洁人员打扫卫生，对办公设备进行定期保养和维修。在使用过程中，与出租方（或提供方）保持良好沟通，及时反馈并解决出现的问题，如设施设备损坏维修等。四、后续计划合同补签工作：立即启动办公用房合同补签程序。安排专人负责与出租方（或提供方）对接，拟定详细的合同条款，明确双方的权利和义务，包括但不限于租赁期限、租金标准、房屋用途、维修责任、违约责任等。预计在[预计补签合同日期]前完成合同补签工作，确保办公用房使用的合法性和规范性。规范办公用房管理：以此次合同补签为契机，建立健全办公用房管理制度。加强对办公用房使用情况的监督和管理，合理规划办公空间，提高办公用房的使用效率。同时，严格按照合同约定履行各项义务，按时支付租金，做好房屋维护工作，避免因管理不善导致纠纷。长期规划：结合单位未来发展战略，对办公用房需求进行全面评估。制定长期的办公用房规划，考虑是否需要购置自有办公房产，或者在合适的时机通过正规的租赁流程，租赁更符合单位发展需求的办公场所，为单位的持续发展提供稳定的办公环境保障。通过以上情况说明，