会议室管理制度

会议室管理制度一、总则1.目的为了加强公司会议室的管理，合理安排会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于[具体会议室名称列表]等。3.管理原则遵循"统一管理、合理安排、高效利用、安全规范"的原则，对会议室的使用进行全面管理。二、会议室管理职责1.行政部门职责负责会议室的日常管理工作，包括会议室的清洁、设备维护、物资配备等。制定会议室使用计划，根据各部门的需求合理安排会议室的使用时间和场次。对会议室的使用情况进行登记、统计和分析，定期向公司管理层汇报。负责会议室钥匙的管理，确保会议室的安全。2.使用部门职责提前预约会议室，并按照预约时间使用会议室。如需变更预约时间，应至少提前[X]小时通知行政部门。爱护会议室的设施设备，不得随意损坏或拆卸。如发现设备故障，应及时通知行政部门维修。使用完毕后，应及时清理会议室，保持会议室的整洁卫生。将桌椅摆放整齐，关闭电器设备、门窗等。遵守会议室的使用规定，不得在会议室吸烟、大声喧哗、乱扔垃圾等。3.公司管理层职责审批重大会议或活动的会议室使用申请。监督会议室管理制度的执行情况，对违反制度的行为进行处理。三、会议室使用规定1.预约制度各部门如需使用会议室，应提前[X]小时填写《会议室使用申请表》，详细注明使用时间、会议主题、参会人数等信息，提交至行政部门。行政部门根据会议室的使用情况进行审核，如申请时间与其他安排冲突，应及时与申请部门沟通协调，重新安排时间。申请部门应按照行政部门批准的时间使用会议室，不得擅自更改。如因特殊情况需要更改，必须提前[X]小时通知行政部门。2.使用时间会议室的使用时间以半天（[X]小时）为基本单位，如需延长使用时间，应提前向行政部门申请并得到批准。会议室的开放时间为[具体开放时间段]，使用部门应在开放时间内使用会议室，如需在非开放时间使用，应提前向行政部门提出申请并说明原因。3.参会人数限制各会议室根据其面积大小和设施配备情况，设定不同的参会人数上限。具体如下：[会议室名称1]：上限[X]人[会议室名称2]：上限[X]人......使用部门应严格按照会议室的参会人数上限安排参会人员，不得超员使用。如因特殊情况需要增加参会人数，应提前向行政部门申请并得到批准。4.设备使用会议室配备的设备包括投影仪、音响设备、麦克风、电脑等，使用部门应正确使用设备，不得擅自拆卸或更改设备的连接方式。使用前，应检查设备是否正常运行，如有问题应及时通知行政部门维修。使用过程中，如发现设备故障，应立即停止使用，并通知行政部门处理。使用完毕后，应关闭设备电源，将设备恢复到初始状态。5.卫生要求使用部门应保持会议室的整洁卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾、吐痰等。使用完毕后，应清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备、门窗等。如有需要，应协助行政部门进行全面清洁。6.安全管理进入会议室的人员应遵守公司的安全规定，不得携带易燃易爆等危险物品进入会议室。使用部门应注意会议室的用电安全，不得私拉乱接电线，不得超负荷使用电器设备。会议结束后，应检查会议室的门窗是否关闭，确保会议室的安全。四、会议室使用流程1.申请各部门根据会议或活动的需要，提前[X]小时填写《会议室使用申请表》，详细注明使用时间、会议主题、参会人数、使用设备等信息。将《会议室使用申请表》提交至行政部门。2.审核行政部门收到《会议室使用申请表》后，根据会议室的使用情况进行审核。如申请时间与其他安排冲突，行政部门应及时与申请部门沟通协调，重新安排时间。审核通过后，行政部门在《会议室使用申请表》上签字确认，并将申请表反馈给申请部门。3.准备申请部门根据行政部门批准的时间，提前到达会议室进行准备工作。如需要使用设备，应提前通知行政部门协助调试。4.使用使用部门按照预约时间使用会议室，遵守会议室的使用规定。会议或活动期间，使用部门应负责会议室的秩序维护和设备使用。5.结束会议或活动结束后，使用部门应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备、门窗等。如发现设备故障或其他问题，应及时通知行政部门处理。五、会议室设备维护与管理1.设备清单行政部门负责建立会议室设备清单，详细记录会议室配备的设备名称、型号、数量、购置时间、维护记录等信息。2.定期维护行政部门定期对会议室设备进行维护保养，确保设备的正常运行。对于投影仪、音响设备等关键设备，应每[X]个月进行一次全面检查和维护。定期清理设备灰尘，检查设备的连接线路是否松动，确保设备的散热良好。3.故障维修使用部门在使用过程中如发现设备故障，应及时通知行政部门。行政部门接到通知后，应及时安排维修人员进行维修。对于一般性故障，应在[X]小时内修复；对于较为复杂的故障，应尽快协调解决，并及时向使用部门反馈维修进度。维修完成后，行政部门应填写设备维修记录，记录故障原因、维修时间、维修人员等信息。4.设备更新与报废随着公司业务的发展和技术的进步，行政部门应根据实际情况，及时对会议室设备进行更新。对于已损坏且无法修复或已达到报废年限的设备，行政部门应按照公司固定资产管理规定，办理设备报废手续。六、会议室物资管理1.物资配备会议室应配备必要的物资，如桌椅、纸笔、饮用水、绿植等。行政部门定期检查会议室物资的配备情况，及时补充短缺物资。2.物资使用使用部门应合理使用会议室物资，不得浪费。如需额外增加物资，应提前向行政部门申请。使用完毕后，应将剩余物资整理好，放置在指定位置。3.物资盘点行政部门定期对会议室物资进行盘点，确保物资数量准确、完好无损。如发现物资短缺或损坏，应及时查明原因，并进行相应的处理。七、违规处理1.对于未按规定预约会议室或擅自更改预约时间的部门，行政部门将给予警告，并限制其在[X]个月内使用会议室的次数。2.对于超员使用会议室或在会议室吸烟、大声喧哗、乱扔垃圾等违反会议室使用规定的行为，行政部门将给予当事人批评教育，并要求其立即改正。如情节严重，将在公司内部进行通报批评。3.对于故意损坏会议室设施设备的部门或个人，应照价赔偿，并视情节轻重给予相应的纪律处分。4.对于违反会议室安全管理规定的行为，行政部门将按照公司安全制度进行处理，情节严重的将追究相关人员的法律责任。