互联网公司合同管理办法

互联网公司合同管理办法一、总则（一）目的为加强互联网公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及其所属各部门在互联网业务及相关活动中签订的各类合同，包括但不限于技术开发合同、技术服务合同、合作协议、采购合同、销售合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应遵守国家法律法规和政策规定。2.审慎签约原则：在签订合同前，应充分评估合同风险，确保合同条款公平合理、切实可行。3.全程管理原则：对合同从起草、审核、签订、履行到终止的全过程进行管理和监督。4.归口管理原则：合同管理工作实行归口管理，明确各部门职责，确保合同管理工作有序进行。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立专门的合同管理部门（如法务部或综合管理部等，具体根据公司组织架构确定），负责合同管理的统筹协调和指导工作，履行以下职责：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与重大合同的起草、谈判和审核，提供法律专业意见。3.对合同进行统一编号、登记、归档，建立合同管理台账。4.监督合同的履行情况，协调处理合同纠纷。5.定期对合同管理工作进行总结分析，提出改进建议。（二）业务部门各业务部门是合同的承办部门，负责合同的发起、起草、谈判、履行等具体工作，履行以下职责：1.根据业务需要，及时发起合同签订流程。2.负责合同的起草工作，确保合同条款准确反映业务需求和双方权利义务。3.组织合同谈判，与对方就合同条款进行协商，争取有利条件。4.严格按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题。5.向合同管理部门报送合同履行情况等相关信息。（三）财务部门财务部门负责参与合同的审核，对合同中的财务条款进行审查，提供财务专业意见，履行以下职责：1.审核合同付款方式、付款时间、结算方式等财务条款的合理性。2.监督合同款项的收付情况，确保资金安全。3.根据合同执行情况进行财务核算和账务处理。（四）其他部门其他相关部门根据各自职责，配合合同管理部门和业务部门做好合同管理工作。如技术部门对涉及技术条款的合同提供技术支持和审核意见；审计部门对合同管理情况进行审计监督等。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门应根据业务需求，按照公司合同模板或相关法律法规要求起草合同。如无标准模板，应确保合同条款完整、准确、清晰，明确双方的权利义务、合同标的、价格或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要内容。2.合同起草过程中，业务部门应充分与相关部门沟通协调，征求意见，确保合同内容符合公司整体利益和业务实际情况。（二）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同初稿提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门应在规定时间内完成审核，并提出审核意见。2.审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等方面。重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险；双方权利义务是否对等，是否有利于公司利益保护；合同标的、价格等是否明确合理；违约责任是否具体可操作等。3.财务部门对合同中的财务条款进行审核，提出财务方面的意见和建议。如付款方式是否符合公司财务制度，是否存在财务风险等。4.涉及技术、业务等专业性较强的条款，合同管理部门可会同技术部门、相关业务部门等进行联合审核，确保审核意见准确全面。5.业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（三）合同审批1.审核通过的合同，按照公司审批流程进行审批。审批流程应明确各级审批权限和审批职责，确保合同经过适当层级的审批。2.一般合同由业务部门负责人、合同管理部门负责人、分管领导等依次审批；重大合同或涉及金额较大的合同，还需经过总经理或董事会审批。3.审批人员应认真审查合同内容，签署审批意见。如同意签订，应明确签署姓名和日期；如不同意签订，应说明理由。（四）合同签订1.经审批通过的合同，由业务部门负责与对方当事人签订。签订合同前，应确保对方当事人具有合法的主体资格和履约能力。2.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章或合同专用章。3.合同签订过程中，应注意核对合同条款与审批内容是否一致，确保合同签订的准确性和有效性。如发现合同条款与审批内容不一致，应及时与合同管理部门沟通协调，重新履行审批程序。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给合同管理部门进行编号、登记、归档，并按照合同约定履行通知相关部门的义务。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同签订后，业务部门应及时将合同主要内容通知相关部门，明确各部门在合同履行过程中的职责和任务。2.对于涉及多个部门协同履行的合同，业务部门应组织召开协调会议，明确各部门工作衔接和配合方式，确保合同履行顺利进行。（二）履行跟踪1.业务部门负责合同履行的跟踪管理，定期检查合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.如发现对方未按照合同约定履行义务，业务部门应及时与对方沟通协商，要求对方限期履行。如协商不成，应及时报告合同管理部门，并采取相应的法律措施维护公司权益。3.合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行，业务部门应及时通知对方，并在规定时间内提供相关证明文件。同时，应与对方协商解决方案，如变更合同、解除合同等，并按照公司规定履行相应的审批程序。（三）资料归档1.在合同履行过程中，业务部门应及时收集、整理与合同履行相关的资料，如往来函件、送货单、验收报告、发票等，并按照档案管理规定进行归档保存。2.合同管理部门应定期对合同履行资料进行检查和整理，确保资料的完整性和准确性。（四）款项收付1.财务部门根据合同约定和业务部门提交的付款申请，审核付款条件是否成就，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。2.业务部门应及时跟踪款项收付情况，确保公司应收款项及时足额收回。如发现对方逾期付款，应及时采取催款措施，并向财务部门反馈相关情况。3.财务部门应定期与业务部门核对合同款项收付情况，确保账务记录准确无误。五、合同变更与解除管理（一）变更管理1.合同履行过程中，如因业务需要或其他原因需变更合同内容，业务部门应及时提出变更申请，并说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.变更申请经相关部门审核后，按照合同签订时的审批流程进行审批。审批通过后，业务部门与对方当事人协商签订合同变更协议。3.合同变更协议应明确变更的内容、生效时间、双方权利义务的调整等事项，并作为原合同的补充文件进行编号、登记、归档。（二）解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时提出解除合同申请，并说明解除的原因和依据。2.解除合同申请经相关部门审核后，按照合同签订时的审批流程进行审批。审批通过后，业务部门与对方当事人协商签订合同解除协议。3.合同解除协议应明确解除的时间、双方权利义务的终止、已履行部分的处理方式、违约责任等事项，并作为原合同解除的依据进行编号、登记、归档。4.合同解除后，业务部门应及时清理与合同相关的债权债务，收回公司财产或妥善处理相关事宜。六、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.合同管理部门应定期组织合同管理培训，提高业务部门人员的合同法律意识和风险防范能力。2.业务部门在合同签订和履行过程中，应严格按照合同约定和法律法规要求操作，避免因自身原因引发合同纠纷。3.合同管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和纠正合同履行过程中的问题，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，业务部门应及时报告合同管理部门，并提供相关资料。合同管理部门应会同法务部门等相关人员对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的性质、情节、对公司的影响等因素综合确定，可采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。3.在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合，提供必要的支持和协助。合同管理部门应及时向公司领导汇报纠纷处理进展情况，根据领导意见调整处理方案。4.纠纷处理结束后，业务部门应及时总结经验教训，采取有效措施避免类似纠纷再次发生。合同管理部门应将纠纷处理情况进行整理归档，作为合同管理工作的参考资料。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应在规定时间内将合同正本及相关附件、审批文件、履行过程中的资料等提交给合同管理部门进行归档。2.合同管理部门应及时对收到的合同档案进行核对、整理，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门按照合同类别、签订时间等对合同档案进行分类整理，建立合同档案目录。2.每份合同档案应包括合同正本、副本、附件、审批文件、履行过程中的相关资料等，并按照顺序装订成册。3.对电子合同档案，应进行备份存储，并建立电子档案索引，便于查询和使用。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理规定进行保管，定期进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄密。3.合同档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。保管期满后，如需销毁，应按照规定履行审批手续，并进行登记造册。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人和合同管理部门负责人审批后，方可查阅。2.查阅合同档案应在合同档案室进行，如需借出，应经合同管理部门负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。3.查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借合同档案，不得泄露合同档案内容。八、合同信息化管理（一）系统建设1.公司应建立合同管理信息化系统，实现合同起草、审核、审批、签订、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理等全过程的信息化管理。2.合同管理信息化系统应具备合同模板管理、流程定制、权限设置、数据统计分析、预警提醒等功能，提高合同管理工作效率和准确性。（二）数据录入与维护1.业务部门应按照合同管理信息化系统的要求，及时准确地录入合同相关信息，确保系统数据与实际合同情况一致。2.合同管理部门负责对系统数据进行维护和更新，及时处理系统运行过程中出现的问题，保证系统的正常运行。（三）系统应用1.公司员工应积极使用合同管理信息化系统办理合同相关业务，通过系统提交合同申请、查询合同信息、跟踪合同履行情况等。2.合同管理部门应利用系统提供的数据统计分析功能，定期对合同管理情况进行分析总结，为公司决策提供数据支持。九、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门定期对公司合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价机制，对各业务部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的规范性、合同履行的及时性和准确性、合同纠纷的发生率、合同档案管理的完整性等。2.考核评价结