公司私车公用管理制度

公司私车公用管理制度一、总则（一）目的为规范公司私车公用行为，合理使用员工个人车辆，确保公司业务正常开展，保障员工合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因工作需要使用私车为公司服务的情况。（三）基本原则1.费用合理分担原则：根据实际使用情况，合理确定公司与员工之间的费用分担方式。2.安全第一原则：强调车辆使用安全，确保员工和公司利益不受损害。3.规范管理原则：明确私车公用的申请、审批、使用、费用报销等流程，加强管理。二、私车公用申请与审批（一）申请条件员工因工作需要，需使用私车前往公司正常办公地点以外执行公司业务，且符合以下条件之一的，可申请私车公用：1.无合适的公共交通方式可到达目的地。2.携带大量文件、设备或物资等，使用公共交通不便。3.工作紧急，需要快速响应。（二）申请流程1.员工填写《私车公用申请表》，详细注明申请日期、申请人、所属部门、用车事由、预计行程、预计使用时间等信息。2.将申请表提交给直接上级领导审批，上级领导应根据工作实际情况进行审核，如同意申请，在申请表上签字确认。3.对于涉及金额较大或重要业务的私车公用申请，还需经分管领导或总经理审批。（三）审批权限1.部门经理及以下员工的私车公用申请，由部门经理审批。2.部门经理的私车公用申请，由分管领导审批。3.分管领导及以上人员的私车公用申请，由总经理审批。三、私车公用使用规范（一）车辆要求1.员工用于私车公用的车辆必须证照齐全，符合国家安全标准，且已按规定购买车辆保险，包括交强险、第三者责任险、车损险等。2.车辆应保持良好的车况，定期进行保养和维护，确保行车安全。（二）驾驶员要求1.驾驶员必须具备合法有效的驾驶证，且驾驶经验丰富，熟悉当地路况。2.驾驶员应严格遵守交通法规，文明驾驶，不得疲劳驾驶、酒后驾驶、超速行驶等。3.驾驶员在行车过程中应保持良好的精神状态，集中注意力，确保行车安全。（三）使用规定1.员工应按照申请时填写的行程和时间使用车辆，不得擅自变更。如需变更，应提前向审批领导说明情况并获得批准。2.私车公用期间，车辆只能用于公司业务，不得搭载与公司业务无关的人员或从事其他非公司业务活动。3.驾驶员应妥善保管车辆钥匙、行驶证等相关物品，不得随意转借他人。4.私车公用结束后，驾驶员应及时将车辆停放在指定地点，并将车辆钥匙、行驶证等物品归还公司或交还给申请人。四、私车公用费用标准及报销（一）费用标准1.燃油费：根据车辆实际行驶里程，按照公司所在地燃油价格标准进行报销。2.过路费：实报实销。3.停车费：实报实销。4.车辆保养及维修费用：原则上由车辆所有人承担，但如因私车公用导致车辆损坏或增加保养需求的，经审批后可适当给予一定比例的补贴，补贴标准根据实际情况确定。（二）报销流程1.驾驶员或申请人在每次私车公用结束后，应及时收集相关费用凭证，包括加油发票、过路费发票、停车费发票等，并填写《私车公用费用报销单》，详细注明费用发生日期、行程、金额等信息。2.将费用报销单及相关凭证提交给部门内勤或财务人员进行初审，初审人员应审核凭证的真实性、合法性和完整性，如发现问题应及时与申请人沟通核实。3.初审通过后，将费用报销单提交给部门经理审批，部门经理应根据申请情况和费用标准进行审批。4.部门经理审批通过后，将费用报销单提交给财务部门进行终审，财务人员应按照公司财务制度进行审核，审核无误后予以报销。（三）报销时间私车公用费用应在每次使用结束后的[X]个工作日内提交报销申请，逾期未提交的，原则上不予报销。五、安全责任与事故处理（一）安全责任1.公司对私车公用期间的行车安全负责，但驾驶员作为直接责任人，应严格遵守交通法规，确保行车安全。因驾驶员自身原因导致的交通事故，驾驶员应承担相应的责任。2.员工在私车公用过程中，应妥善保管公司财物，如因保管不善导致财物丢失或损坏的，应承担相应的赔偿责任。（二）事故处理1.如发生交通事故，驾驶员应立即停车，保护现场，及时报警，并通知公司相关人员。2.公司应积极协助驾驶员处理事故，提供必要的支持和帮助。如因交通事故导致车辆损坏或人员伤亡的，应按照国家相关法律法规和保险合同的规定进行处理。3.事故处理结束后，驾驶员应及时向公司提交事故报告，包括事故经过、责任认定、处理结果等信息。公司应根据事故情况，对相关责任人员进行调查和处理。六、监督与检查（一）监督机制公司建立私车公用监督检查机制，定期或不定期对私车公用情况进行检查，确保制度的严格执行。1.财务部门负责对私车公用费用报销情况进行审核，检查费用报销是否符合规定标准和流程。2.行政部门负责对车辆使用情况进行抽查，检查是否存在擅自变更行程、违规使用车辆等情况。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、扣减绩效奖金等。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，违规员工应承担相应的赔偿责任。3.对于情节严重、构成违法犯罪的，公司将依法追究其法律责任。七、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。（二）修订与补充本制度如有未尽事宜或需要修订补充，由行政部门根据公司实际情况提出修订意见，报总经理审批后执行。