协会成立大会筹备方案

协会成立大会筹备方案一、筹备背景与目标随着[行业名称]的不断发展，为了加强行业内各企业之间的交流与合作，促进行业的规范化和健康发展，拟成立[协会名称]。协会将致力于搭建一个沟通交流平台，整合行业资源，推动行业创新，提升行业整体竞争力。本次成立大会的目标是顺利完成协会的各项筹备工作，成功召开成立大会，宣告协会正式成立，并为协会的后续发展奠定良好基础。二、筹备工作领导小组成立筹备工作领导小组，全面负责协会成立大会的筹备工作。领导小组人员构成如下：组长：[组长姓名]职责：全面统筹筹备工作，协调各方资源，对重大事项进行决策。副组长：[副组长姓名]职责：协助组长开展工作，具体负责各项筹备工作的组织与实施，及时向组长汇报工作进展情况。成员：[成员姓名1]、[成员姓名2]、[成员姓名3]......职责：按照分工负责具体的筹备工作任务，包括联络会员、会议组织、资料准备、宣传推广等。三、筹备工作进度安排筹备启动阶段（第12周）1.制定筹备工作方案，明确各阶段工作任务、责任人及时间节点。2.开展协会成立的必要性和可行性调研，收集行业相关信息，为协会的定位和发展方向提供依据。3.确定协会名称、宗旨、业务范围、组织机构设置等基本框架。会员招募阶段（第36周）1.制定会员招募计划，明确会员类型、入会条件、会费标准等。2.通过多种渠道发布会员招募信息，包括行业网站、社交媒体、线下活动等。3.安排专人负责接听咨询电话，解答潜在会员的疑问，收集入会申请资料。4.对入会申请资料进行审核，确定首批会员名单。文件起草阶段（第78周）1.起草协会章程（草案）、会员管理办法（草案）、理事会选举办法（草案）等相关文件。2.组织内部讨论，对起草的文件进行修改完善。宣传推广阶段（第910周）1.设计制作协会成立大会的宣传海报、邀请函、会刊等宣传资料。2.利用多种媒体渠道进行宣传推广，包括行业媒体、地方媒体、微信公众号等，发布协会成立的相关信息，提高协会的知名度和影响力。3.向会员单位、相关政府部门、行业协会等发送邀请函，邀请其参加成立大会。会议准备阶段（第1112周）1.确定成立大会的时间、地点、议程安排。2.预订会议场地，安排会议设备租赁、餐饮服务、住宿等事项。3.准备会议所需的文件资料，包括协会章程、会员名单、理事会候选人名单等。4.组织会议工作人员进行培训，明确各自职责和工作流程。大会召开阶段（第13周）1.提前到达会议现场进行布置，包括悬挂横幅、摆放展板、安排座位等。2.做好会议签到、资料发放等工作。3.按照议程安排有序召开成立大会，进行协会章程表决、理事会选举、领导致辞等环节。4.做好会议记录，拍摄会议照片和视频，留存相关资料。后续工作阶段（第14周及以后）1.完成协会的注册登记手续，领取社会团体法人登记证书。2.召开协会第一届理事会第一次会议，选举产生协会领导班子，明确各部门职责分工。3.建立协会官方网站、微信公众号等网络平台，加强协会与会员之间的沟通与交流。4.组织开展协会的首次活动，进一步凝聚会员力量，推动协会发展。四、各阶段具体工作内容筹备启动阶段1.成立筹备工作小组根据筹备工作需要，设立综合协调组、会员招募组、文件起草组、宣传推广组、会议筹备组等工作小组，明确各小组的职责和分工。2.开展调研工作收集行业发展现状、政策法规、市场需求等方面的信息，分析行业发展趋势。了解行业内企业的基本情况、经营状况、发展需求等，为协会的定位和发展方向提供参考。3.确定协会基本框架讨论确定协会名称、宗旨、业务范围、组织机构设置等基本框架。协会名称应体现行业特点和协会的宗旨，简洁易记，具有辨识度。明确协会的宗旨，即服务会员、促进行业发展、推动行业自律、加强行业交流与合作。确定协会的业务范围，如开展行业调研、组织培训交流活动、制定行业标准、维护会员合法权益等。设计协会的组织机构，包括会员大会、理事会、监事会等，明确各机构的职责和产生方式。会员招募阶段1.制定会员招募计划明确会员类型，包括单位会员和个人会员。单位会员主要是行业内的企业、事业单位、社会团体等；个人会员主要是行业内的专家、学者、从业人员等。制定入会条件，如单位会员需具有一定的规模和影响力，个人会员需具有相关专业知识和经验等。确定会费标准，会费标准应根据协会的运营成本和服务内容合理制定，既要保证协会的正常运转，又要考虑会员的承受能力。2.发布招募信息在行业网站、社交媒体平台、地方商会网站等发布会员招募公告，介绍协会的基本情况、成立意义、会员权益等内容，吸引潜在会员的关注。利用线下活动，如行业展会、研讨会、座谈会等，向参会人员发放会员招募资料，宣传协会的优势和价值。发动筹备工作领导小组成员、已确定的首批会员单位负责人等，通过人脉关系推荐潜在会员。3.收集入会申请资料设立专门的咨询电话和邮箱，安排专人负责接听咨询电话和回复邮件，解答潜在会员的疑问，指导其填写入会申请表格。对入会申请资料进行初步审核，检查资料是否齐全、填写是否规范等。对于不符合要求的申请资料，及时与申请人沟通，要求其补充或修改。文件起草阶段1.起草相关文件起草协会章程（草案），明确协会的性质、宗旨、业务范围、组织机构、会员权利义务、资产管理等内容。章程应符合国家法律法规和社会团体登记管理的要求，具有可操作性。起草会员管理办法（草案），规定会员的入会、退会、会员资格终止等程序，以及会员的权利义务、会费管理、奖励与处罚等内容。起草理事会选举办法（草案），明确理事会的组成、选举原则、选举程序等内容，确保理事会选举的公平、公正、公开。2.组织内部讨论与修改将起草的文件提交筹备工作领导小组进行讨论，广泛征求意见和建议。根据讨论意见，对文件进行修改完善，确保文件内容准确、规范、合理。宣传推广阶段1.设计制作宣传资料设计制作协会成立大会的宣传海报，突出协会名称、成立时间、地点、主要议程等关键信息，海报风格应简洁大方、富有吸引力。制作邀请函，邀请函内容应包括协会成立大会的详细信息、邀请对象、协会的发展愿景等，设计要精美，体现协会的专业性。策划编辑协会会刊，会刊内容包括协会简介、会员风采、行业动态、政策解读等，作为协会与会员沟通交流的重要平台。2.利用多种媒体渠道进行宣传在行业媒体上发布协会成立的相关新闻报道，介绍协会的筹备情况、成立意义、发展规划等内容，提高协会在行业内的知名度。借助地方媒体的影响力，扩大协会的宣传范围，吸引更多的关注。可以通过地方报纸、电视台、广播电台等媒体进行宣传报道。充分利用微信公众号等社交媒体平台，定期发布协会筹备工作进展情况、会员招募信息、行业动态等内容，与潜在会员进行互动交流，积累粉丝群体。3.发送邀请函按照确定的邀请名单，向会员单位、相关政府部门、行业协会、专家学者等发送邀请函。邀请函可以通过邮寄、电子邮件、专人送达等方式发送。及时跟进邀请函的发送情况，对未回复的邀请对象进行再次沟通确认，确保邀请对象能够按时参加成立大会。会议准备阶段1.确定会议相关事项根据筹备工作进度和实际情况，确定成立大会的时间、地点、议程安排。成立大会的时间应选择在工作日的适当时间，地点应选择交通便利、设施齐全的会议场所。会议议程应包括大会开幕、领导致辞、协会章程表决、理事会选举、会员代表发言、大会闭幕等环节，确保会议内容丰富、紧凑、有序。2.预订会议场地与安排相关服务根据会议规模和需求，预订合适的会议场地。会议场地应具备良好的音响设备、投影仪、灯光等设施，能够满足会议的视听要求。与会议场地提供商签订租赁合同，明确双方的权利义务和服务内容。同时，安排会议设备租赁、餐饮服务、住宿等事项，确保会议期间的各项服务能够顺利进行。3.准备会议文件资料整理会议所需的文件资料，包括协会章程（表决稿）、会员名单、理事会候选人名单、会议议程、领导讲话稿、会员代表发言材料等。将文件资料进行装订成册，确保资料的整齐、规范。同时，准备足够数量的文件资料，以供参会人员阅读和留存。4.组织会议工作人员培训组织会议工作人员进行培训，培训内容包括会议流程、工作职责、服务规范等。通过培训，使工作人员熟悉会议的各个环节和要求，明确各自的工作职责，提高服务水平和应急处理能力。进行模拟演练，让工作人员在实际操作中熟悉工作流程，发现问题及时解决，确保会议当天各项工作能够顺利开展。大会召开阶段1.会议现场布置提前到达会议现场，按照设计方案进行布置。悬挂协会横幅、摆放协会展板、安排座位等，营造庄重、热烈的会议氛围。在会议现场设置签到台，安排专人负责签到工作，收集参会人员的签到表和名片等资料。调试会议设备，确保音响、投影仪、灯光等设备正常运行，保证会议的视听效果。2.会议组织与服务做好会议签到、资料发放等工作，引导参会人员有序入场就座。按照会议议程安排，组织会议各项环节的顺利进行。在会议过程中，注意观察会议现场情况，及时处理突发问题，确保会议秩序井然。为参会人员提供优质的服务，如茶水、饮料等，满足参会人员的需求。3.会议记录与资料留存安排专人负责会议记录，详细记录会议的各项议程、发言内容、表决结果等信息。会议记录应准确、完整，为协会后续工作提供重要参考依据。拍摄会议照片和视频，记录会议的精彩瞬间和重要场景。照片和视频资料可以用于协会的宣传推广、档案留存等工作。后续工作阶段1.完成协会注册登记手续按照社会团体登记管理的要求，准备好相关申请材料，包括协会章程、会员名单、验资报告、办公场所证明等。将申请材料提交给当地民政部门进行审核登记。积极与民政部门沟通协调，及时解决审核过程中出现的问题，确保协会能够顺利完成注册登记手续，领取社会团体法人登记证书。2.召开协会第一届理事会第一次会议在成立大会结束后，及时召开协会第一届理事会第一次会议。会议由理事会选举产生的会长主持，审议通过协会的各项规章制度，明确各部门职责分工，选举产生协会的领导班子成员，包括副会长、秘书长等。协会领导班子成员应具备较强的组织协调能力、行业影响力和责任心，能够带领协会开展各项工作，推动协会发展壮大。3.建立协会网络平台建立协会官方网站，网站内容应包括协会简介、组织架构、会员风采、行业动态、政策法规、协会活动等板块，为会员提供信息交流和服务的平台。开通协会微信公众号，定期发布协会工作动态、行业资讯、会员服务等内容，加强协会与会员之间的互动交流，提高协会的影响力和凝聚力。4.组织开展协会首次活动根据协会的宗旨和业务范围，结合会员的需求和行业发展热点，策划组织协会的首次活动。首次活动可以选择举办行业研讨会、技术交流会、培训讲座等形式，为会员提供学习交流的机会，促进会员之间的合作与发展。在活动筹备过程中，充分征求会员的意见和建议，确保活动内容丰富、形式多样、针对性强。活动结束后，及时对活动进行总结评估，为今后开展活动积累经验。五、经费预算协会成立大会筹备工作所需经费主要包括以下几个方面：场地租赁费用预计[X]元，用于租赁成立大会的会议场地。设备租赁费用预计[X]元，包括音响设备、投影仪、灯光设备等的租赁费用。宣传资料制作费用预计[X]元，用于设计制作宣传海报、邀请函、会刊等宣传资料。文件资料印刷费用预计[X]元，用于印刷协会章程、会员名单、会议议程等文件资料。餐饮及茶歇费用预计[X]元，为参会人员提供会议期间的餐饮和茶歇服务。工作人员劳务费用预计[X]元，支付会议工作人员、志愿者等的劳务报酬。其他费用预计[X]元，包括交通费用、通讯费用、办公用品费用等其他杂项费用。总预算：[X]元经费来源主要包括会员缴纳的会费、企业和单位的赞助、政府部门的支持等。在筹备过程中，要严格控制经费支出，确保经费使用合理、透明，做到专款专用。六、注意事项