工程管理公司合同管理制度

工程管理公司合同管理制度一、总则1.目的为加强工程管理公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于工程管理公司及所属各部门签订的各类合同，包括但不限于工程咨询、工程监理、项目管理、招标代理等业务相关合同。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会成立合同管理委员会，作为公司合同管理的最高决策机构。由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。职责：审议合同管理制度、流程及重大合同文本。审定重大合同的签订、变更、终止等事项。协调解决合同管理中的重大问题。2.合同管理部门公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理。职责：制定和完善合同管理制度、流程及标准文本。参与合同谈判、起草、审核、签订等工作。建立合同台账，对合同履行情况进行跟踪、监督和检查。负责合同档案的整理、归档和保管。处理合同纠纷，提出法律意见和建议。3.业务部门各业务部门负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好相关工作。职责：负责收集、整理与本部门业务相关的合同资料。根据业务需要，起草合同初稿，并提交合同管理部门审核。参与合同谈判，代表公司与对方进行协商，维护公司利益。负责合同的履行，及时解决合同履行过程中出现的问题。定期向合同管理部门汇报合同履行情况。三、合同签订管理1.合同签订流程项目立项：业务部门根据公司业务发展计划，提出项目立项申请，经公司领导审批后确定项目。合同起草：业务部门根据项目要求，起草合同初稿，明确合同双方的权利义务、服务内容、费用标准、履行期限等条款。合同审核：合同初稿提交合同管理部门审核，合同管理部门从法律合规、风险防范、条款完整性等方面进行审核，并提出修改意见。业务部门根据审核意见对合同初稿进行修改完善。合同审批：修改后的合同文本提交公司领导审批。重大合同需提交合同管理委员会审议通过。合同签订：经审批通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与对方签订。签订合同时，应确保合同文本清晰、准确、完整，双方签字盖章齐全。2.合同文本要求合同文本应使用规范的汉字和标点符号，表述准确、清晰、简洁。合同条款应完整、明确，避免模糊不清或歧义性条款。合同中涉及的金额、数量、质量标准等关键条款应具体、准确，不得使用概数或不确定的表述。合同文本应包括首部、正文、尾部三部分，首部应明确合同双方当事人的名称、地址、联系方式等；正文应详细约定双方的权利义务、服务内容、费用支付、履行期限、违约责任等条款；尾部应包括合同签订日期、双方签字盖章等内容。3.授权委托公司法定代表人可以根据工作需要，授权他人代表公司签订合同。授权委托应明确授权范围、期限、权限等内容，并办理书面授权委托手续。被授权人应在授权范围内签订合同，不得超越授权范围行使权利。授权委托期限届满或授权事项完成后，被授权人应及时交回授权委托书。四、合同履行管理1.履行跟踪合同签订后，业务部门应按照合同约定及时履行义务，并定期向合同管理部门汇报合同履行情况。合同管理部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行跟踪、监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.变更管理合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议应提交合同管理部门审核，并按照合同签订流程进行审批。3.付款管理合同中应明确约定费用支付方式、时间、金额等条款。业务部门应根据合同约定，及时向对方提交付款申请，并提供相关证明材料。合同管理部门应对付款申请进行审核，确保付款依据充分、金额准确、支付时间符合合同约定。审核通过后，提交公司领导审批。财务部门应按照公司财务管理制度和合同约定，及时办理付款手续，并做好付款记录。五、合同终止管理1.终止情形合同履行完毕，双方权利义务终止。合同双方协商一致，提前终止合同。因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，导致合同无法履行，双方协商终止合同。一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。2.终止流程合同履行完毕或出现终止情形时，业务部门应及时通知对方，并与对方协商办理合同终止手续。业务部门应整理合同履行过程中的相关资料，包括合同执行情况报告、验收报告、付款凭证等，提交合同管理部门审核。合同管理部门对合同终止情况进行审核，确保合同终止手续齐全、合法合规。审核通过后，办理合同终止备案手续。合同终止后，合同管理部门应将合同档案整理归档，妥善保管。六、合同纠纷处理1.纠纷预防合同签订前，业务部门应充分了解对方的主体资格、信誉状况、经营能力等情况，对合同风险进行评估，并采取相应的防范措施。合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方沟通协调，避免因误解或疏忽导致纠纷。合同管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和纠正合同履行过程中存在的问题，预防纠纷的发生。2.纠纷处理合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出解决方案，并报告公司领导。合同管理部门应会同法律事务部门对纠纷进行调查研究，提出法律意见和建议。必要时，可聘请律师作为法律顾问参与纠纷处理。公司应根据纠纷情况，选择合适的解决方式，如协商、仲裁、诉讼等。在纠纷处理过程中，应坚持合法合规、公平公正的原则，维护公司合法权益。七、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门。合同管理部门负责收集合同履行过程中产生的各类文件、资料，包括补充协议、变更协议、付款凭证、验收报告等。2.档案整理合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案进行整理。整理内容包括分类、编号、编目、装订等，确保合同档案的完整性和规范性。3.档案保管合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室。档案管理人员应定期对合同档案进行检查，确保档案安全，防止档案损坏、丢失或泄密。合同档案保管期限按照国家有关规定执行。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照规定进行销毁。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。涉及公司商业秘密或重要信息的合同档案，查阅人员应严格履行保密义务，不得向无关人员泄露。八、监督与考核1.监督检查合同管理部门应定期对公司合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合制度规定，合同档案管理是否规范等。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，合同管理部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核评价公司建立合同管理考核评价制度，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同签订的规范性、履行的及时性、纠纷处理的效果、档案管理的质量等方面。考核评价结果与部门