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文档简介
工程项目专用章管理规定一、总则(一)目的为加强公司工程项目专用章(以下简称"项目章")的管理,规范项目章的使用行为,维护公司的合法权益,特制定本规定。(二)适用范围本规定适用于公司所有工程项目在实施过程中涉及项目章的使用与管理。(三)基本原则1.严格审批原则:项目章的使用必须经过严格的审批流程,确保用章事项合法合规。2.专人负责原则:指定专人负责项目章的保管和使用,明确其职责和权限。3.登记备案原则:对项目章的使用情况进行详细登记备案,以备查询和追溯。二、项目章的刻制与启用(一)刻制1.工程项目中标后,由项目经理提出刻制项目章的申请,填写《工程项目专用章刻制申请表》,详细说明项目名称、章样内容、预计使用期限等信息。2.申请表经项目经理签字、项目所属部门负责人审核、公司分管领导批准后,由公司行政部门统一办理刻制手续。3.项目章必须由具有合法资质的印章制作单位刻制,确保印章质量和安全性。(二)启用1.项目章刻制完成后,由行政部门专人负责领取,并与项目经理办理交接手续。交接内容包括印章实物、《工程项目专用章刻制申请表》原件等。2.项目经理应在收到项目章后的[X]个工作日内,填写《工程项目专用章启用登记表》,注明启用日期、印章保管人等信息,并将登记表交回行政部门存档。3.项目章自启用之日起正式生效,开始按照本规定进行管理和使用。三、项目章的保管(一)保管人员1.项目章由项目经理指定专人负责保管,保管人员应具备良好的职业道德和责任心,熟悉印章使用规定。2.保管人员一经确定,不得随意更换。如因特殊原因需要更换保管人员,必须经项目经理批准,并办理印章交接手续。(二)保管地点1.项目章应妥善保管在安全可靠的地方,原则上应存放在项目办公室的保险柜或专门的印章保管箱内。2.严禁将项目章携带外出使用,如因特殊情况确需外出使用,必须经项目经理批准,并采取相应的安全措施。(三)保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度,不得擅自将项目章交与他人保管或使用。2.下班或离开办公室时,必须将项目章锁入保险柜或保管箱内,并妥善保管钥匙。3.保管人员应定期检查项目章的保管情况,如发现印章损坏、丢失等情况,应及时报告项目经理,并采取相应的措施进行处理。四、项目章的使用(一)使用范围1.项目章仅限于与本工程项目相关的文件、资料、合同、协议等的签署、盖章。2.严禁将项目章用于与工程项目无关的任何事项,如开具发票、对外担保、借贷等。(二)使用流程1.用章申请人填写《工程项目专用章使用申请表》,详细说明用章事项、文件名称、份数、用章日期等信息,并签字确认。2.申请表经项目经理审核签字后,提交至公司分管领导审批。对于重要文件或涉及金额较大的合同协议等,还需报公司总经理审批。3.审批通过后,用章申请人将申请表交至项目章保管人员处。保管人员对照申请表内容,认真核对用章文件,确认无误后在用章位置加盖项目章,并在《工程项目专用章使用登记表》上登记用章日期、文件名称、用章份数、申请人等信息。4.用章完毕后,保管人员应及时将项目章放回原处妥善保管。(三)使用限制1.不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖项目章。如因特殊情况确需先行加盖项目章的,必须在盖章后[X]个工作日内将相关文件交回项目章保管人员处,并由保管人员按照本规定进行登记备案。2.项目章的使用必须与公司的授权范围和相关规定一致,不得擅自扩大使用范围或超越授权权限使用项目章。3.严禁使用项目章代替公司公章或其他专用章使用,不得私自刻制与项目章相似的印章。五、项目章的停用与销毁(一)停用1.工程项目竣工结算完成后,项目经理应及时向公司行政部门提交项目章停用申请,填写《工程项目专用章停用申请表》,说明停用原因、预计停用日期等信息。2.申请表经项目经理签字、项目所属部门负责人审核、公司分管领导批准后,项目章正式停用。3.项目章停用后,保管人员应将其妥善保管,并停止使用。(二)销毁1.对于不再使用的项目章,由行政部门负责组织销毁。销毁前,行政部门应填写《工程项目专用章销毁申请表》,注明印章名称、编号、销毁原因等信息,并报公司分管领导批准。2.销毁时,应至少有两名行政部门人员在场监督,并在《工程项目专用章销毁登记表》上签字确认销毁情况。3.销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法,确保印章无法复原。销毁后的印章残体应妥善处理,不得随意丢弃。六、监督与检查(一)内部监督1.公司行政部门负责定期对项目章的管理情况进行检查,检查内容包括印章的保管、使用、登记备案等情况。2.项目所属部门负责人应不定期对本部门项目章的使用情况进行监督检查,确保项目章的使用符合规定。3.公司审计部门有权对项目章的使用情况进行审计监督,如发现违规使用项目章的行为,应及时进行调查处理。(二)违规处理1.对于违反本规定使用项目章的行为,公司将视情节轻重给予相应的处罚,包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用项目章给公司造成经济损失或其他不良影响的,相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的,将依法追究其刑事责任。七、附则(一)解释权本规定由公司行政部门负责解释。(二)修订与补充本规定如有未尽事宜或需要修订补充的,由公司行政部门提出修订建议,经公司领导审批后执行。(三)生效日期本规定自发布之日起生效执行。附件:1.《工程项目专用章刻制申请表》2.《工程项目专用章启用登记表》3.《工程项目专用章使用申请表》4.《工程项目专用章使用登记表》5.《工程项目专用章停用申请表》6.《工程项目专用章销毁申请表》7.《工程项目专用章销毁登记表》附件1:工程项目专用章刻制申请表|项目名称|[具体项目名称]|||||项目编号|[项目编号]||章样内容|[详细说明章样内容,如章的尺寸、字体、图案等]||预计使用期限|[开始日期][结束日期]||申请刻制原因|[说明刻制项目章的必要性,如工程项目实施需要签署相关文件等]||项目经理签字|[签字]||项目所属部门负责人审核意见|[签字][日期]||公司分管领导批准意见|[签字][日期]|附件2:工程项目专用章启用登记表|项目名称|[具体项目名称]|||||项目编号|[项目编号]||印章名称|工程项目专用章||印章编号|[印章编号]||启用日期|[具体日期]||印章保管人|[保管人姓名]||交接情况说明|[详细说明交接内容,如印章实物、相关申请表原件等]||项目经理签字|[签字]|附件3:工程项目专用章使用申请表|项目名称|[具体项目名称]|||||项目编号|[项目编号]||用章事项|[详细说明用章事项,如合同签署、文件盖章等]||文件名称|[文件具体名称]||份数|[X]份||用章日期|[具体日期]||申请人签字|[签字]||项目经理审核意见|[签字][日期]||公司分管领导审批意见(如有)|[签字][日期]||公司总经理审批意见(重要文件或涉及金额较大时)|[签字][日期]|附件4:工程项目专用章使用登记表|序号|用章日期|文件名称|用章份数|申请人|用章事项|备注||||||||||1|[日期1]|[文件名称1]|[X]|[申请人姓名1]|[用章事项1]|[如有特殊说明填写在此处]||2|[日期2]|[文件名称2]|[X]|[申请人姓名2]|[用章事项2]|||...|...|...|...|...|...||附件5:工程项目专用章停用申请表|项目名称|[具体项目名称]|||||项目编号|[项目编号]||停用原因|[说明停用原因,如工程项目竣工结算完成等]||预计停用日期|[具体日期]||项目经理签字|[签字]||项目所属部门负责人审核意见|[签字][日期]||公司分管领导批准意见|[签字][日期]|附件6:工程项目专用章销毁申请表|项目名称|[具体项目名称]|||||项目编号|[项目编号]||印章名称|工程项目专用章||印章编号|[印章编号]||销毁原因|[说明销毁原因,如项目已结束不再使用等]||申请销毁日期
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