中小企业采购管理制度-新

中小企业采购管理制度-新一、总则（一）目的为加强公司采购工作的管理，规范采购行为，确保采购工作的顺利进行，降低采购成本，保证公司生产经营活动所需物资的及时供应和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有物资的采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品等。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排采购，避免盲目采购和库存积压。2.质量第一原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司生产经营要求和相关标准。3.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，通过比较、分析、谈判等方式，选择性价比高的供应商和采购方案，降低采购成本。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平、公正的竞争原则，杜绝不正当交易行为。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司采购工作的整体规划与实施，制定采购计划，明确采购任务和要求。2.收集、整理、分析市场信息，建立供应商信息库，评估供应商的综合实力和信誉，选择合格的供应商。3.组织采购谈判，与供应商签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。5.负责采购物资的验收工作，配合相关部门对采购物资进行检验、测试，确保物资质量符合要求。6.定期统计采购数据，分析采购成本和效益，为公司采购决策提供依据。（二）需求部门1.根据公司生产经营计划和实际需求，提出物资采购申请，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。2.参与采购过程中的技术交流和质量检验工作，提供技术支持和质量标准，协助采购部门确保采购物资符合使用要求。3.负责采购物资的试用和验收工作，对采购物资的性能、质量等进行实际使用检验，提出验收意见。（三）财务部门1.参与采购合同的审核，对合同中的付款方式、结算周期等财务条款进行审核，确保符合公司财务规定。2.负责采购资金的安排和支付，按照合同约定及时支付货款，做好采购资金的核算和管理工作。3.定期对采购成本进行分析和监控，协助采购部门优化采购成本，提高资金使用效益。（四）质量管理部门1.制定采购物资的质量标准和检验规范，明确质量验收要求和方法。2.参与采购物资的检验和验收工作，对采购物资进行质量检验，出具检验报告，确保采购物资质量符合标准。3.对采购物资质量问题进行跟踪和处理，协助采购部门与供应商协商解决质量纠纷，保障公司生产经营活动的正常进行。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计交货时间、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.对于紧急采购需求，需求部门应提前与采购部门沟通，说明紧急情况和需求原因，采购部门应优先安排处理。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购物资的必要性、合理性、采购数量等进行初步审核。2.对于金额较大或重要物资的采购申请，采购部门应提交公司管理层进行审批，审批通过后方可组织采购。3.审批流程如下：采购金额在[X]元以下的：由采购部门负责人审批。采购金额在[X]元至[X]元之间的：由采购部门负责人审核后，报分管领导审批。采购金额在[X]元以上的：由采购部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购申请的物资类别和要求，在供应商信息库中筛选合适的供应商，并向其发送询价函或招标邀请书，要求供应商提供报价单或投标文件。2.采购部门对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估，选择至少三家供应商进行比较。3.对于新供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产能力、信誉等情况，并填写《供应商考察报告》。4.采购部门组织相关部门对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、业绩、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。5.只有评估结果为合格及以上的供应商，才能进入公司合格供应商名录。采购部门应定期对供应商进行重新评估，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门根据评估结果，选择一家或几家供应商进行采购谈判。谈判内容包括采购物资的价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等条款。2.采购谈判应遵循公平、公正、公开的原则，采购人员应充分了解市场行情和供应商情况，争取有利的采购条件。3.谈判达成一致后，采购部门与供应商签订《采购合同》。合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。4.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、质量管理部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，填写《采购订单》，明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等，并发送给供应商。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保物资按时、按质、按量供应。（六）物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量管理部门做好验收准备工作。2.物资到货时，采购部门、需求部门和质量管理部门共同对物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等方面。3.对于需要进行检验、测试的物资，质量管理部门应按照相关标准和规范进行检验、测试，并出具检验报告。4.验收合格的物资，由需求部门办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货。（七）付款结算1.物资验收合格且发票收到后，采购部门应填写《付款申请单》，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，提交财务部门审核。2.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核通过后，安排资金支付货款。3.财务部门应及时与供应商核对账目，确保付款金额准确无误。对于有争议的款项，应及时与采购部门和供应商沟通协商解决。四、采购预算管理（一）采购预算编制1.采购部门应根据公司年度生产经营计划和物资需求预测，会同相关部门编制年度采购预算。采购预算应明确采购物资的种类、数量、金额等信息，并按照季度或月度进行分解。2.采购预算编制过程中，采购部门应充分考虑市场价格波动、物资库存情况、供应商供货能力等因素，确保预算的合理性和准确性。3.年度采购预算编制完成后，经公司管理层审核通过后下达执行。（二）采购预算执行与控制1.采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得随意突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的审批程序进行申请和审批。2.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向管理层报告。3.采购部门应定期对采购预算的执行情况进行总结和分析，评估采购预算的执行效果，为下一年度采购预算的编制提供参考依据。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时机；与多家供应商建立合作关系，分散采购渠道，降低市场风险。2.供应商风险应对措施：建立严格的供应商评估和选择机制，选择信誉良好、实力较强的供应商；加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商能够按时、按质、按量供应物资。3.质量风险应对措施：制定严格的采购物资质量标准和检验规范，加强对采购物资的质量检验和验收工作；与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿条款，确保采购物资质量符合要求。4.合同风险应对措施：加强采购合同的管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法、合规、合理；在合同执行过程中，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。5.付款风险应对措施：严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款，避免逾期付款；加强对供应商发票的审核和管理，确保发票真实、合法、有效。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：评估采购物资的质量是否符合要求，质量合格率是否达到目标。3.交货期：评估供应商是否按时交货，交货及时率是否达到目标。4.供应商管理：评估供应商的选择、评估、管理等工作是否有效，供应商满意度是否达到目标。5.采购效率：评估采购流程的执行效率，采购周期是否缩短，采购任务是否按时完成。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期（每月或每季度）对采购绩效进行评估，填写《采购绩效评估表》，对各项评估指标进行量化评分。2.数据分析：通过对采购数据的统计和分析，如采购金额、采购数量、质量检验数据、交货期数据等，评估采购绩效的变化情况。3.供应商反馈：向供应商发放调查问卷，了解供应商对公司采购工作的评价和意见，作为采购绩效评估的参考依据。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖励或惩罚。对于采购绩效优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于采购绩效较差的部门和个人，进行批评教育，并要求其制定改进措施。2.采购绩效评估结果作为供应商管理的重要依据。对于与公司合作良好、绩效优秀的供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于绩效较差的供应商，减少合作机会或取消合作资格。3.采购绩效评估结果为公司采购决策提供参考依据。通过对采购绩效的分析和评估，总结经验教训，不断优化采购流程和采购策略，提高采