公司的公章管理规章制度

公司的公章管理规章制度一、总则1.目的为加强公司公章管理，维护公司利益，规范公章使用流程，特制定本规章制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的公章管理。3.定义本制度所称公章，是指公司正式对外使用的法定名称章，包括但不限于行政章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。二、公章的刻制与启用1.刻制申请各部门因工作需要刻制公章，应填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.审核与批准行政部门对《公章刻制申请表》进行审核，重点审查刻制公章的必要性、名称的规范性等。审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据实际情况决定是否批准刻制申请。3.刻制流程经公司领导批准后，行政部门统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行公章刻制。刻制单位应严格按照国家相关规定和公司要求进行刻制，确保公章的质量和安全性。4.启用程序公章刻制完成后，行政部门应及时办理公章的启用手续。填写《公章启用登记表》，详细记录公章的名称、启用日期、发放部门等信息，并加盖公章印模。公章启用前，应将印模留存行政部门、档案室等相关部门备案。三、公章的保管1.保管责任公司公章实行专人保管制度。行政章由行政部门负责人指定专人保管；合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人指定专人保管。各保管人应妥善保管公章，确保公章的安全，不得擅自委托他人保管或带出公司。2.保管场所公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，保险柜或保管箱的钥匙应由保管人妥善保管，不得随意交予他人。同时，保管场所应具备防火、防盗、防潮等安全设施。3.保管人变更公章保管人因工作调动、离职等原因需要变更时，应及时办理公章交接手续。交接双方应填写《公章交接登记表》，详细记录公章的名称、数量、交接日期等信息，并签字确认。交接过程应有监交人在场监督，确保交接手续完整、准确。四、公章的使用1.使用原则严格遵循"先审批、后用章"的原则，未经审批，任何部门和个人不得擅自使用公章。公章使用应基于公司正常的业务活动，用于合法、合规的文件签署、合同签订等事宜。公章使用应确保与用章申请内容一致，不得擅自更改用章内容或扩大用章范围。2.使用申请各部门需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、份数、用途等信息，并经部门负责人签字确认。涉及合同签订、重大事项等用章，还需经相关业务部门负责人、分管领导审核签字。3.审批流程一般性文件用章，由部门负责人审批后，交公章保管人用章。涉及合同签订、财务支出、重要文件发布等重要事项用章，需经部门负责人、分管领导、总经理审批后，方可交公章保管人用章。对于特别重大事项的用章，可能还需经过公司董事会或股东会等决策机构批准。4.用章登记公章保管人在用章前，应仔细核对《公章使用申请表》的审批情况，确认无误后，在《公章使用登记表》上详细记录用章日期、用章事项、用章文件名称、份数、申请人等信息，并加盖公章。5.用章要求公章应加盖在文件规定的位置，确保清晰、端正、完整。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。特殊情况需要先加盖公章的，必须在盖章后及时填写相关内容，并确保填写内容与用章申请一致。用章完毕后，公章保管人应及时将公章归还原保管场所，并妥善保管用章文件及相关资料。五、公章的停用与销毁1.停用情形公司名称变更、机构撤销、公章损坏等原因导致公章不再使用时，应及时办理公章停用手续。因工作失误、违规使用等原因需要暂时停用公章进行整改的，也应按照规定办理停用手续。2.停用申请由行政部门填写《公章停用申请表》，详细说明公章停用的原因、停用日期等信息，并经公司领导审批。3.停用程序经公司领导批准后，行政部门负责收回停用的公章，并在《公章保管登记表》上注明停用日期。同时，通知相关部门和人员公章已停用，停止使用该公章进行任何业务活动。4.销毁程序对于已停用且不再具有使用价值的公章，由行政部门填写《公章销毁申请表》，报公司领导审批。审批通过后，行政部门应选择安全、保密的方式进行销毁，销毁过程应有专人监督，并在《公章销毁登记表》上记录销毁日期、销毁方式、监督人等信息。销毁记录应长期保存，以备查阅。六、监督与检查1.内部监督公司行政部门负责定期对公章的保管、使用情况进行检查，确保公章管理符合本制度规定。检查内容包括公章保管是否安全、用章审批手续是否齐全、用章登记是否完整等。对于检查中发现的问题，应及时责令相关责任人进行整改，并记录整改情况。2.审计监督公司审计部门有权对公章的使用情况进行审计监督，不定期抽查用章文件、合同等资料，核实公章使用的合法性、合规性。发现违规使用公章的行为，应及时提出审计意见，并督促相关部门进行处理。3.违规处理对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令整改；情节严重的，按照公司相关规定追究责任人的经济责任和行政责任；构成犯罪的，依法移送