快速消费品采购询价管理流程

快速消费品采购询价管理流程一、制定目的及范围为优化快速消费品的采购流程，提升采购效率，降低采购成本，确保采购工作的规范化与透明度，特制定本管理流程。本流程适用于公司在快速消费品领域的采购活动，包括日常采购、促销活动采购及特殊需求采购等。二、采购原则在快速消费品采购中，需遵循以下原则：1.采购决策应基于“公正、公平、公开”的原则，综合考虑产品质量、价格及供应商信誉，选择最优方案。2.所有采购物资应通过正规渠道采购，确保供货商具备合法的营业执照与相关资质，所有采购物资必须开具合法发票。3.各部门需指定专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，确保采购流程的透明性与公正性。三、采购流程1.采购需求确认在采购启动之前，相关部门需对采购需求进行充分确认，包括产品种类、数量及预算范围。各部门需填写“采购需求表”，明确需求信息，并由部门负责人审核确认。2.采购申请需求确认后，申购人须向公司采购部提交正式的采购申请，包括填写完毕的“采购需求表”。采购部接到申请后，将进行初步审核，确认需求的合理性与合规性。3.询价准备采购部在审核通过后，需根据需求准备询价文件，明确询价范围、产品规格、交货期、付款方式等条款。同时，采购部需筛选至少三家合格的供应商，确保询价的广泛性与有效性。4.供应商询价采购部将询价文件发送给选定的供应商，要求在规定的时间内反馈报价信息。对于未能及时反馈的供应商，采购部应予以记录，并在后续选择中考虑其响应能力。5.报价评估采购部在收到各供应商的报价后，需对报价进行汇总与分析，考虑价格、质量、交货期、服务等多方面因素，填写“报价评估表”。如有必要，采购部可组织相关技术人员对产品进行质量评估。6.供应商选择在报价评估的基础上，采购部需根据综合评估结果选择合适的供应商。选择结束后，需将结果报部门负责人审核确认，并填写“供应商选择表”。7.合同签署采购部与选定的供应商进行合同谈判，明确合作条款、价格、交货时间、售后服务等内容。合同达成一致后，双方需签署正式合同，并由采购部存档备案。8.采购实施与验收在合同签署后，采购部应持续跟踪订单执行情况，确保供应商按时交货。物资到货后，相关人员需进行验收，检查数量、质量是否符合合同要求，填写“验收报告”。9.付款与报销验收合格后，采购部需根据合同约定及时安排付款。所有采购物资的付款信息需在财务系统中进行记录，确保账目清晰。同时，采购人员需在货物到达后一个月内完成报销手续。四、备案与文档管理所有采购相关的文档需进行整理与归档，包括采购申请、询价文件、报价评估表、合同、验收报告等重要文件，确保在后续审计时能够提供完整的采购记录。采购部需定期对文档进行审核与更新，确保信息的准确性与及时性。五、流程优化与反馈机制为确保采购流程的持续改进，需建立反馈机制。各参与环节的人员应定期提供流程执行中的问题与建议，采购部需定期组织评估会议，分析反馈信息，提出优化方案。同时，每年应对整体采购流程进行回顾与总结，确保流程始终符合组织的实际需求与市场变化。六、采购纪律与责任为确保采购流程的公正性与透明度，各参与人员需遵循以下纪律：1.采购人员不得与供应商之间存在利益冲突，不得接受任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。2.各部门需对采购需求的合理性与合规性负责，确保所有采购行为符合公司规定。3.采购部需对所有供应商进行定期评估，将评估结果纳入供应商管理体系，确保长期合作的供应商保持良好的服务与质量。七、总结通过以上采购询价管理流程的设计与实施，能够有效提高