大型ERP系统航运管理手册

航运系统一管理手册

目录

第一章系统概述....................................2

1.1主系统架构图.............................................................2

1.2系统功能概述.............................................................2

1.3系统架构图...............................................................3

1.4名词术语..................................................................3

第二章初始设置....................................5

2.1系统初始化流程图.........................................................5

2.2基础资料..................................................................5

第三章报表查询与输出.............................11

3.1一站式航运监控跟踪表..................................................11

3.2航运费用日报表..........................................................11

3.3航运费用实际与预算差异比较表...........................................13

航运系统一管理手册

第一章系统概述

1.1主系统架构图

1.2系统功能概述

航运管理系统主要是对进口物料和出口产品过程中的各种事务进行管理，加强对进出口活

动的控制，以提高企业的效益和管理水平。航运管理系统主要包括基础资料的建立，出口文

件的编制（包括付运通知单管理，采购退货单管理，投保申请审批单的录入和管理，确认付

运通知单的录入和管理，装箱单录入和管理，销售发票录入和管理，报关单录入和管理等），

进口文件的编制（包括付采购订单管理，销售退货单管理，到货通知单录入和管理，投保申

请审批单的录入和管理，确认付运通知单的录入和管理：报关单录入和管理等），以及各种

业务，进出口文件的分析和管理的功能.该系统与销售管理系统和采购管理管理系统完仝整

合在一起，提供有效的处理企业进出口的业务；积极支持企业进出口业务活动，快速处理国

外客户，国外供货商的销售订单和采购订单，以提升企业的效益。

本系统与销售管理系统和采购管理系统的关系如F：

1.与采购管理系统的关系：

根据采购系统中的采购退货单，编制各种采购退货的各种出口文件（包括投保审批单录

入和管理，确认付运通知单录入和管理，报关单录入和管理等），处理采购退货事务。

根据采购系统中的采购订单，编制各种采购物料的各种进口文件（包括到货通知单录入

和管理，投保审批单录入和管理，确认付运通知单录入和管理，报关单录入和管理等），

处理采购物料事务。

2.与销售管理系统之关系：

根据销售系统中的付运通知单，编制各种销售产品的各种出口文件（包括投保审批单录

入和管理，确认付运通知单录入和管理，装箱单的录入和管理，销售发票的录入和管理，

报关单录入和管理等），处理销售产品事务。

根据销售系统中的销位退货单，编制各种销售产品退货的各种进口文件包括到货通知单

录入和管理，投保审批单录入和管理，确认村运通知单求入和管理，报关单求入和管理

等），处理销售退货事务。

本系统有如下特点：

1.提供进出口文件的录入和管理处功能。出口文件包括投保审批单，确认付运通知单，装

箱单，销售发票和报关单。进口文件包括到货通知单，投保审批单，确认付运通知单，

和报关单。

2.提供对航运活动的监控和跟踪功能（包括进出口的投保监控，付运监控和财务监控三个

方面）。

2

航运系统一管理手册

3.提供对航运活动所需费用的报表功能（包括运费，保险费和海关费等三个方面）。以便

于对进出口费用的控制。

4.提供对航运活动实际费用和预算费用的比较功能，了解航运活动实际费用和预算费用的

差异。

5.提供航运活动中进出口文件，分析和管理报表的杳询，打印功能。（有关查询和打印功

能的设置情参阅《公共操作使用手册》。

6.提供运输路线的维护功能。

7.提供保险公司资料维护，保险公司报价资料维护和运输公司资料，运输公司报价资料维

护的功能.

1.3系统架构图

1.4名词术语

投保申请审批单：即常见的保险单。在进出口活动中，企业确保进出口的货物的安全，货物不受

到损坏，变质和遗失等各种事件的发生，向保险公司进行投保，向保险公司

交保险费，在保险期间内，若保险的货物发生损坏，变质和遗失等各种事件，

保险公司需支付企业一定的赔偿费用。投保申请审批单是参与保险公司保险

的文件。

3

航运系统一管理手册

确认付运通知单：即常见的运费单。在进出口活动中，企业根据与运输公司的各方面的协议，向

运输公司支付运输费用。确认付运通知电是向运输公司支付运输费用的依据。

4

航运系统一管理手册

第二章初始设置

2.1系统初始化流程图

销售系统上线采购系统上线

信用证类别、站港资料、报关

行、报关口岸等基础资料录入

运输路妓费科录入

运输公司及路妓保价

资料建立

保险公司及保除保价

资料建立

2.2基础资料

2.2.1运输路线

2.2.1.1功能概述

建立运输路线，是用来建立企业在运输进出口货物的过程资料，包括运输货物的装货港（起

地地点），卸货港（抵达地点），运输方式，中途天数和运输里程等资料。如下图所示。在运

输公司报价资料中，各运输公司根据不同的运输路线，给出不统的报价，使在编制确认付运

通知单时，根据运输公司的运输路线报价资料，计算运输费用。

5

航运系统一管理手册

□a$0*

新电修改fiFr打即月博布勃

公司・4好政fKT«MS式珏收中途天•BD如］

TWIX福怵贪广发、慑机角nwt：空运r单个颔

TWTU出幽日本■星p运w他

IVStll阴*地区吕仲马见*■♦州马第内由时唐rOso视近条共8：单中・透

TWTIX厂外强牖倜厂网5纺交父Ir

■TIAniX闺0*融体

111—_____________________________I2J

IM9A卡・呼・•!*天•>i*方K*(r

rwiS0信呐aooodioo|xd■

白启圣"（公司花天注白玉干制衣者：二公同）别

2CO31020W-1?-0<Hie01

置12-1运输路线资

2.2.1.2项目说明

新增运输路线资料，如上图所示，录入界面项目说明如下:

项目名称项目说明

1路线给运输路线进行编号，手工录入，按ENTER键确定.

2装货港运输货物的起运地点，系统提供选择的功能，不能手工录入。在其它基础

资料界面进行新增和维护.

3卸货港运输货物的抵达地点，系统提供选择的功能，不能手工录入。在其它基础

资料界面进行新增和维护。

4运输方式运输货物的方式，系统提供选择的功能，不能手」.录入。在其它基础资料

界面进行新增和维护。

5主路线选择所建立的运输路线是否主路线。

6中途天数运输货物的装货港抵达卸货港所需的时间（以天数计算）。

7部门所定义的运输路线是属于企业哪各部门负责的，航运管理系统中只提供选

择的功能，不能手工录入。在人力资源管理系统中新增和维护。

8类型所定义的运输路线属于何种类型，其类型有三种：单个装运，中途停留和

运输链。航运管理系统中只提供选择的功能，由系统自动带出，不能手工

录入。

9运输里程运输货物的装货港抵达卸货港之间的距离（以公里计算）.

10备注定义某运输路线时，输入所需注意的事项。

2.2.2运输公司资料

2.2.2.1功能概述

建立和维护企业在进出口货物过程中运输货物的单位名称（运输公司），以便与运输公司运

输报价资料的建立和维护，以及计算企业进出口货物的运费。运输公司资料界面如下图所示

6

航运系统一管理手册

园12-2运输公司资料

2.2.2.2项目说明

新增运输公司资料，如上图所示，录入界面项目说明如不：

项目名称项目说明

1公司名称输入运输公司的名称，手工输入，按ENTER键确定。

2运输类型选择运输的类型，系统提供四种方式：空运，陆运，邮寄和其它。由系统自

动带出，不能手工录入。

3外文名称输入运输公司的外文名称，手工输入。

4邮码输入运输公司所在地的邮政编码，手工输入。

5邮件输入运输公司的电子邮件（E_mail）的名称，手工输入。

6地址输入运输公司的联系地址，手工输入

7外文地址输入运输公司的外文联系地址，手工输入。

8联系人输入运输公司业务联系人的姓名，手工输入。

9电话输入运输公司的联系电话，手工输入，

10传真输入运输公司的传真号码，手工输入

11经营航线输入运输公司所经营的业务航线，手工输入

12备注定义某运输公司时，输入所需注意的事项，手工输入。

13公司编号输入运输公司的编号，手工输入。

2.2.3运输公司报价资料

2.2.3.1功能概述

在此建立和维护运输公司报价资料，在销售管理系统录入各单据时，系统可以自动计算各单

据的运输费用，在航运管理系统中编制确认付运通知单时系统自动计算单据的运输费无，运

输公司报价资料界面如下图所示：

7

航运系统一管理手册

圈2-3运输公司报价资料维护

2.2.3.2项目说明

新增运输公司报价资料，如.上图所示，录入界面项目说明如下:

项H名称项目说明

1运输路线输入运输公司的运输路线的名称，系统提供选择功能，不能手工输入,

在本系统中的“运输路线”界面进行新增和维护。

2优先等级若同•条运输路线，有不同的运输公司运行，需对不同的运输公司对同

一条运输路线定义优先的级别。手工输入优先等级。

3中途天数选择运输路线后，系统根据所定义的运输路线资料，自动带出。可手工

进行修改。

4装货港选择运输路线后,系统根据所定义的运输路线资料,自动带出。不可手

工进行修改。

5卸货港选择运输路线后,系统根据所定义的运输路线资料,自动带出。不可手

工进行修改。

6币种输入运输公司报价的货币名称，系统默认为本位币作为报价的货币c不

可手工修改。

7询价日期输入运输公司报价的FI期，手工输入。

8有效口期输入运输公司报价奥料的有■效日期，超过改期限，运输公司的报价资料

失效，不能在使用，手工输入。

9附加运费输入运输公司经营运输路线所报价的价格外，需另外附加的运费，手工

输入。

10运输计算输入运输公司进行运输费用报价时计算运输费用的公式编码，不可手工

公式输入和修改，。由系统自动带出。在运输公司报价资料界面的工具条上

的“公式”按钮或档案菜单上的“公式”菜单进行新增和维护。

11类型输入运输公司报价资料种计算公司的类型，系统提供四种类型：重量，

材积，件数和从价百分比，由系统自动带出，不可手工输入和修改C

12单价输入运输公司对每件货物运输善用的价格，手T输入。

8

航运系统一管理手册

13说明输入运输公司报价资料的相关说明，手工输入。

2.2.3.3注意事项

1.运输公司报价资料中的币种，是系统设置的本位币，把本位币作为报价的唯一的币种。

2.运输公司报价资料中的单价，是以每件货物的基准单位的单价为标准的。

2.2.4保险公司资料

2.2.4.1功能概述

建立和维护企业与其保险业务相关联的保险公司的资料，以便与保险公司保险报价资料的建

立和维护，以及计算企业进出口货物的保险费。保险公司资料界面如下图所示：

HI2-4保险公司

2.2.4.2项目说明

新增保险公司资料，如上图所示，录入界面项目说明如二:

项目名称项目说明

1公司名称输入保险公司的名称，手工输入，按ENTER键确定。

2外文名称输入保险公司的外文名称，手工输入。

3邮码输入保险公司所在地的邮政编码，手工输入。

4邮件输入保险公司的电子邮件（E_mail）的名称，手工输入。

5地址输入保险公司的联系地址，手工输入

6外文地址输入保险公司的外文联系地址，手工输入。

7联系人输入保险公司业务联系人的姓名，手工输入。

8电话输入保险公司的联系电话，手工输入。

9传真输入保险公司的传真号码，手工输入

10备注定义某保险公司时，输入所需注意的事项，手工输入。

11公司编号输入保险公司的编号，手工输入。

2.2.5保险公司报价资料

2.2.5.1功能概述

建立和维护保险公司报价资料，提供在销售管理系统录入各单据时，计算各单据的保险费用

的功能。提供在航运管理系统中编制投保申请审批单时计算单据的保险费用的功能。保险公

司报价资料界面如下图所示：

9

航运系统一管理手册

[112-5保险报价资料

2.2.5.2项目说明

新增保险公司报价资料，如上图所示，录入界面项目说珥如下：

项目名称项目说明

1保险公司输入保险公司的名称，系统提供选择功能，也可手工修改和输入。在

保险公司资料界面新增和维护保险公司名称。

2保险险种输入保险公司提供保险的种类，系统提供选择功能，也可手工修改和

输入，在其它基础资料界面新增和维护保险险种的名称。

3折扣率(%)输入保险公司给企业在交纳保险费用时给予的折扣比例，手工输入。

4目的港输入企业运输货物所抵达的目的港口名称，系统提供选择功能，也可

手工修改和输入，在其它基础资料界面新增和维护目的港的名称。

5出口港输入企业运输货物所起运的港口名称，系统提供选择功能，也可手工

修改和输入，在其它基础资料界面新增和维护出口港的名称。

6保险费用输入保险费用，手工输入。

7保险费率(％)输入保险费效率，手工输入。

8备注输入保险公司报价资料的相关说明，手工输入。

2.2.6其它基础资料

航运系统的其它基础资料包括付款条件，付款方式，信月证类别，保险公司，保险险种，报

关行资料，站港资料，货运公司，报关II岸，发票联式，贸易方式，汇款类型和运输方式等

各方面的资料。以便于在录入进出口文件和其它资料时引用，以简化人工输入资料之负荷，

提高工作效益。

10

航运系统一管理手册

第三章报表查询与输出

3.1一站式航运监控跟踪表

3.1.1报表查询

一站式航运监控跟踪表的作用是通过查询，分别掌握进出口事务过程中的投保，付运和财

务三个方面进行监控和跟踪的情况，以加强企业对航运的管理。

查询方式有三种：移至、自定义查询、杳询。查询界面如下图所示，查询条件有进口，出口，

确认付运通知单口期。系统默认的杳询条件是出口、所有确认付运通知单口期、可对界面上

的条件进行任意组合，具体设定请参见《公共操作手册》O

H3-1一站式航运监控跟踪表查询

在查询窗口上，选择出口，输入确认付运通知单的日期，可查询到出口部分的投保监控，付

运监控和财务监控的资料.

在查询窗口上，选择进口，输入确认付运通知单的日期，可查询到进口部分的投保监控，付

运监控和财务监控的资料。

3.1.2报表输出

一站式航运监控跟踪表输出方式有两种：另存EXECL文椭和打印。请参见《打印设置手册》。

3.2航运费用日报表

3.2.1报表查询

航运费用日报表作用是通过查询，分别掌握进出口事务过程中的运费，保险费和海关费三个

II

航运系统一管理手册

方面的情况，以加强企业对航运费用的控制。

查询方式有三种：移至、自定义查询、查询。查询界面如下图所示，查询条件有FI期和部分。

系统默认的查询条件是所有部门、所有日期、可对界面上的条件进行任意组合，具体设定请

参见《公共操作手册》。

133-2航运费用日报表查询

在查询窗口上，选择所属部门，输入统计的日期，可查询到所属部门在统计日期内的运费，

保险费和海关费三个方面的资料。

运费栏的数据来源于进出口部分的确认付运通知单。保险费栏的数据来源于进出口部分的投

保申请审批单。海关费栏的数据主要来源于进出口部分的报关单。

3.2.2报表输出

航运费用日报表输出方式有两种：另存EXECL文槽和打印。报表打印范例如下图所示。

12

航运系统一管理手册

怡和纸渠（深圳）有限公司

航^^用日辍表

打印日明：2002-07-20累里共倡

日明破场付窜通地,所收JTHff

13002-06-05iTraxnoooaxMM33,000.0040.409.60100.0C73.509.8

22002-06-05inaxnocaiKMW0

33002-06-26iTfoxnoaxDooe1.2C0.0057.6C570.001.627.6C

43002-06-26nraxnooooon?2,230.00332.36400.002.962.26

53002-06-26iTmoooooaDooe