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文档简介

国际贸易采购管理制度及流程一、制定目的及范围为提升公司国际贸易的采购效率，保障采购活动的规范性与透明度，特制定本国际贸易采购管理制度。制度适用于所有涉及国际采购的项目，包括原材料、设备、服务等，旨在明确采购各环节的责任，优化资源配置，降低采购成本。二、采购原则1.采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保供应商选择过程的透明度。2.所有采购物资需经过严格的质量审核，确保符合国际标准与公司要求。3.各部门应指定专人负责采购，申购人与采购人需分开，以避免利益冲突。4.强调与供应商建立长期合作关系，优先选择信誉良好的企业。三、采购流程1.需求确认需求部门应根据项目计划，提前明确所需物资的种类、数量及质量要求，填写《采购需求表》，并进行内部分配。2.预算编制需求部门需根据采购计划编制预算，预算需经过财务部门审核，确保采购资金的合理使用。3.供应商选择3.1需求部门需对潜在供应商进行市场调研，收集至少三家符合条件的供应商信息。3.2依据价格、质量、交货时间及售后服务等综合因素，选择合适的供应商，并进行初步沟通，确认其报价及供货能力。4.询价与报价4.1向选定的供应商发送《询价函》，明确询价内容及要求。4.2收集并整理供应商的报价，形成《报价汇总表》，并进行价格比对与分析。5.核价与审批5.1依据历史采购数据和市场行情，对报价进行核价，确保价格合理。5.2填写《采购申请审批表》，逐级上报，直至公司决策层审批通过。6.合同签署6.1在审批通过后，与选定供应商签署《采购合同》。6.2合同内容应明确双方的责任、权利、违约责任及争议解决机制。7.采购实施7.1采购人员根据合同约定向供应商下单，并跟踪订单执行情况。7.2在物资到货前，提前安排验收人员，确保验收流程的顺畅。8.验收与入库8.1物资到货后，验收人员需依据《验收标准》对物资进行质量与数量的检查。8.2验收合格后，填写《验收报告》，并将物资入库，记录入库信息。9.付款流程9.1在验收合格后，采购人员需准备付款申请，附上相关单据（如发票、验收报告等）。9.2付款申请需经过财务审核，并由财务部门进行支付。10.采购记录与档案管理10.1所有采购活动需记录在案，相关文件（如合同、发票、验收单等）需归档保存。10.2建立供应商档案，定期评估供应商的表现，确保采购的持续优化。四、特殊采购流程在特殊情况下，采购流程可适当简化或调整。例如，应急采购可由相关部门直接进行，迅速响应突发事件，但需在事后补充相关文件和流程，确保合规性。五、采购纪律1.采购人员应保持高度的职业道德，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不当利益。2.采购活动中如发现供应商提供虚假信息或不合格产品，应立即终止与其合作，并进行相应的法律追责。六、反馈与改进机制为确保采购流程的持续优化，建立定期反馈与评估机制。各部门应定期对采购流程进行评估，提出改进建议，采购管理部门需对反馈进行整理与分析，确保流程的灵活性与适应性。七、总结本国际贸易采购管理制度旨在

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