测绘成果资料档案管理制度

测绘成果资料档案管理制度一、总则1.目的为加强测绘成果资料档案的科学管理，确保测绘成果资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥其在经济建设、社会发展和科学研究中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位在测绘生产、科研、管理等活动中形成的各类测绘成果资料档案的管理。包括但不限于地形测量、工程测量、地籍测绘、房产测绘、航空摄影测量、遥感测绘等项目产生的原始数据、成果图件、技术文档、报告等。3.基本原则遵循集中统一管理、分级负责、确保安全、方便利用的原则，对测绘成果资料档案进行规范化、标准化管理。二、管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位测绘成果资料档案管理制度，并组织实施。负责本单位测绘成果资料档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等日常管理工作。建立健全测绘成果资料档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。定期对测绘成果资料档案的管理情况进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。组织开展档案业务培训和学术交流活动，提高档案管理人员的业务素质和专业水平。负责向有关部门提供测绘成果资料档案的查阅、借阅服务，并按照规定做好登记和保密工作。2.项目负责人职责负责组织本项目测绘成果资料的形成、积累和整理工作，确保项目资料的完整、准确、系统。按照档案管理部门的要求，及时将项目成果资料移交归档，并办理相关手续。在项目实施过程中，指导和督促项目人员做好资料的收集和整理工作，对项目资料的质量负责。协助档案管理部门做好项目档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和帮助。3.测绘人员职责严格按照测绘规范和项目要求，认真做好测绘数据的采集、记录和整理工作，确保原始数据的真实、准确。及时将工作过程中形成的各类资料整理齐全，向项目负责人移交，并协助做好项目资料的归档工作。遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借测绘成果资料。对涉及国家秘密和商业秘密的测绘成果资料，严格按照保密规定进行保管和使用。三、档案收集与整理1.收集范围测绘项目前期文件，包括项目任务书、技术设计书、合同协议等。测绘生产过程中形成的原始观测数据、测量记录手簿、计算资料、草图等。各类测绘成果图件，如地形图、地籍图、房产图、影像图等，包括纸质图件和电子数据。测绘技术总结、工作报告、质量检查报告、验收报告等。与测绘项目有关的其他资料，如照片、录像、专题报告等。2.收集要求项目负责人应在项目完成后及时组织项目人员对资料进行收集整理，确保资料的完整性和准确性。测绘人员应在工作结束后一周内将所形成的资料提交给项目负责人，不得拖延或遗漏。对于外来文件，如项目委托方提供的资料、协作单位提供的数据等，应进行登记，并妥善保管。3.整理原则遵循测绘成果资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。便于保管和利用。4.整理方法分类：按照测绘专业、项目类型、时间顺序等进行分类。一般可分为地形测量、工程测量、地籍测绘、房产测绘等类别，每个类别再根据项目具体情况进行细分。组卷：将同一项目或同一类别的资料组成一卷或多卷。卷内资料应按照重要程度、时间先后等顺序排列。编号：为每卷档案编制唯一的档号，档号应包含年度、类别、项目编号、卷号等信息，以便于查询和管理。装订：对纸质档案进行装订，确保整齐牢固。对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储。四、档案归档1.归档时间测绘项目完成后，项目负责人应在两个月内将整理好的测绘成果资料档案移交档案管理部门归档。对于跨年度的测绘项目，应在每年年底将当年形成的资料整理归档。2.归档手续项目负责人填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、档号等信息。档案管理部门对移交的档案进行核对验收，确认无误后双方签字盖章。档案管理部门将接收的档案按照规定进行整理、上架，并录入档案管理信息系统。五、档案保管1.保管场所设立专门的测绘成果资料档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、除湿机、空调、消防器材等。2.保管要求按照档案的类别、档号顺序排列上架，便于查找和管理。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。做好库房的温湿度控制，保持适宜的保管环境。温度一般控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。加强对库房的安全管理，严禁无关人员进入库房。3.电子档案保管建立电子档案存储系统，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份存储，确保电子档案的安全性和完整性。定期对电子档案进行检测和维护，防止数据丢失或损坏。对电子档案的访问进行权限管理，设置不同的用户级别和访问权限，确保电子档案的保密性。六、档案统计1.统计内容测绘成果资料档案的数量、种类、载体形式等基本情况。档案的收进、移出、保管、利用等情况。档案的整理、鉴定、销毁等工作情况。2.统计方法档案管理人员定期对档案进行清点和统计，填写档案统计报表。利用档案管理信息系统进行数据统计和分析，提高统计工作的效率和准确性。3.统计报表报送每月末，档案管理人员将本月的档案统计报表报送部门负责人和上级主管部门。每年年底，编制年度档案统计报告，全面反映本单位测绘成果资料档案的管理情况。七、档案鉴定与销毁1.鉴定原则定期对测绘成果资料档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。3.鉴定方法对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。参考国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，确定档案的保管期限。对于已失去保存价值的档案，填写档案销毁清册，经鉴定小组审核、单位领导批准后进行销毁。4.销毁程序档案管理部门按照批准的销毁清册，组织专人对档案进行销毁。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，并在销毁清册上签字确认。销毁后的档案应在档案管理信息系统中进行注销，并将销毁清册永久保存。八、档案查阅与借阅1.查阅规定本单位内部人员因工作需要查阅测绘成果资料档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场提供必要的帮助和指导，查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字。2.借阅规定外单位因工作需要借阅测绘成果资料档案的，应持有单位介绍信，经本单位主管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借、复印、传播，不得擅自更改档案内容。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，确认无误后办理归还手续。3.保密要求对于涉及国家秘密和商业秘密的测绘成果资料档案，查阅和借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。档案管理部门应采取必要的保密措施，对档案的查阅和借阅情况进行记录，防止档案信息的泄露。九、奖励与处罚1.奖励对在测绘成果资料档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。2.处罚