项目部办公室管理制度

项目部办公室管理制度一、总则1.目的为加强项目部办公室管理，确保各项工作高效、有序进行，营造良好的办公环境，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于项目部全体员工。3.职责项目经理负责办公室管理制度的总体指导和监督。办公室主任负责办公室日常管理工作的具体实施，包括人员调配、物资管理、环境卫生等。各部门负责人负责本部门人员遵守办公室管理制度的督促和检查。二、办公环境管理1.办公室布局根据项目部工作需要，合理划分各部门办公区域，确保办公空间布局科学、合理，便于工作开展。各部门办公区域应保持整洁、有序，不得随意堆放杂物。2.环境卫生实行每日卫生清扫制度，员工应负责各自办公区域的日常清洁工作，包括桌面、地面、电脑设备等的清洁。每周组织一次全面的卫生大扫除，对办公室公共区域进行彻底清洁，包括走廊、会议室、卫生间等。保持卫生间清洁卫生，定期清理，无异味，卫生纸、洗手液等用品应及时补充。3.物品摆放办公桌上应保持整洁，文件、资料、办公用品等应摆放整齐，不得随意放置。办公椅应摆放整齐，不得随意拖拉或堆放其他物品。个人衣物、背包等不得挂在办公椅或办公桌上，应存放在指定的衣柜或储物区域。4.绿化与装饰为营造良好的办公氛围，可适当在办公室摆放绿色植物，但应定期浇水、养护，保持植物生机盎然。办公室装饰应简洁、大方，符合项目部整体形象，不得随意张贴、悬挂与工作无关的物品。三、办公用品管理1.采购办公用品由办公室统一采购，各部门根据实际工作需要，每月底前向办公室提交下月办公用品需求计划。办公室根据各部门需求计划，结合库存情况，制定办公用品采购清单，报项目经理审批后进行采购。采购办公用品应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保所购物品符合使用要求。2.发放办公用品采购入库后，由办公室负责登记造册，并根据各部门需求进行发放。员工领取办公用品时，应在办公用品领用登记表上签字确认，注明领取日期、物品名称、数量等信息。对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应建立专门的领用台账，详细记录领用人员、领用时间、归还时间等信息。3.使用与保管员工应爱护办公用品，节约使用，避免浪费。如因个人原因造成办公用品损坏或丢失，应照价赔偿。办公用品应妥善保管，不得随意转借他人。如需借用，应经办公室主任同意，并办理相关借用手续。各部门应定期对本部门办公用品进行盘点，确保账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因，并向办公室报告。四、文件资料管理1.文件收发项目部收到的文件、资料由办公室负责统一签收、登记，并按照文件内容和性质及时分发给相关部门或人员。各部门收到文件后，应及时安排人员进行处理，并在规定时间内将处理结果反馈给办公室。如需向外发送文件，应经部门负责人审核、项目经理审批后，由办公室统一负责打印、盖章、邮寄等工作。2.文件归档项目部产生的各类文件、资料应及时进行归档，确保文件资料的完整性和准确性。文件归档应按照文件类别、时间顺序等进行分类整理，建立清晰的档案目录，便于查找和使用。归档文件应妥善保管，存放在专门的档案柜中，并做好防潮、防火、防虫等措施。3.文件查阅因工作需要查阅文件资料的，应填写文件查阅申请表，经部门负责人批准后，到办公室查阅。查阅文件时，应在办公室指定地点进行，不得擅自将文件带出办公室。如需复印或借阅文件，应按照相关规定办理手续。查阅人员应爱护文件资料，不得在文件上随意涂改、标记或损坏。查阅完毕后，应及时归还办公室，并办理归还手续。五、会议管理1.会议组织项目部各类会议由办公室负责组织安排，包括会议时间、地点、参会人员等的确定，并提前通知相关人员。重要会议应制定详细的会议议程和会议资料，确保参会人员提前了解会议内容，做好充分准备。会议组织人员应提前做好会议场地的布置、设备调试等准备工作，确保会议顺利进行。2.会议纪律参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织者请假。会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要处理，应向会议主持人请假后离开。参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得在会议期间交头接耳、打瞌睡或做与会议无关的事情。3.会议记录重要会议应安排专人进行会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、会议讨论内容、会议决议等。会议记录应准确、完整，字迹清晰，不得随意涂改。会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，并交办公室存档。4.会议决议执行会议形成的决议和工作安排，相关部门和人员应认真贯彻执行。办公室负责对会议决议的执行情况进行跟踪和督促检查。对于未按时完成会议决议的部门或个人，办公室应及时进行提醒和督促，并向项目经理报告。如因特殊原因无法按时完成，应提前向项目经理说明情况，并提出解决方案。六、印章管理1.印章种类项目部印章主要包括公章、合同专用章、财务专用章等。2.印章保管公章由项目经理指定专人保管，合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管，财务专用章由财务部门负责人指定专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意转借他人或带出办公室。如需使用印章，应在办公室指定地点进行。印章保管人员应建立印章使用台账，详细记录印章使用日期、使用事由、使用人等信息。3.印章使用使用印章应填写印章使用申请表，经相关部门负责人审核、项目经理审批后，方可使用。印章使用申请表应注明使用印章的名称、使用事由、使用时间、使用人等信息。印章使用完毕后，印章保管人员应及时将印章收回，并在印章使用台账上签字确认。4.印章作废印章因磨损、损坏等原因需要作废的，应由印章保管人员填写印章作废申请表，经项目经理审批后，将作废印章交回公司统一销毁。印章作废申请表应注明印章名称、作废原因、作废时间等信息。印章保管人员应建立印章作废台账，详细记录印章作废日期、作废原因、销毁情况等信息。七、车辆管理1.车辆调度项目部车辆由办公室统一调度管理，根据工作需要合理安排车辆使用。各部门如需使用车辆，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人审核、项目经理审批后，交办公室安排车辆。办公室根据车辆使用申请表，结合车辆状况和驾驶员情况，安排合适的车辆和驾驶员，并及时通知用车部门和驾驶员。2.车辆使用驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶，确保车辆和人员安全。用车部门应合理安排用车时间和行程，不得随意改变用车用途或延长用车时间。如需变更，应提前通知办公室。驾驶员应按照车辆使用申请表上的时间和地点准时接送乘车人员，不得擅自离岗或私自出车。车辆使用过程中，驾驶员应保持车辆清洁卫生，定期对车辆进行检查和维护，确保车辆性能良好。3.车辆维修与保养车辆维修和保养由办公室统一安排，驾驶员发现车辆故障或需要保养时，应及时向办公室报告。办公室根据车辆实际情况，安排车辆到指定的维修厂进行维修和保养，并负责与维修厂沟通协调，确保维修质量和费用合理。车辆维修和保养费用由办公室审核后，报项目经理审批报销。4.车辆费用管理车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、维修保养费等。驾驶员应妥善保管车辆费用票据，定期交办公室审核报销。办公室应建立车辆费用台账，详细记录车辆费用支出情况。车辆费用报销应按照公司相关财务制度执行，严格审核票据的真实性、合法性和完整性。八、安全管理1.安全意识教育项目部应定期组织员工进行安全意识教育，提高员工的安全防范意识和自我保护能力。安全意识教育内容包括消防安全、用电安全、交通安全、网络安全等方面的知识和技能。通过开展安全培训、应急演练等活动，使员工熟悉安全操作规程，掌握应急处理方法。2.消防安全办公室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。员工应熟悉消防器材的使用方法，不得随意挪用或损坏消防器材。严禁在办公室内吸烟和使用明火，如需进行电气焊等动火作业，应办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。保持疏散通道畅通，不得在疏散通道内堆放杂物。3.用电安全员工应正确使用办公电器设备，不得私拉乱接电线，不得使用大功率电器设备。下班时，应关闭办公电器设备电源，拔掉插头，避免电器设备长时间待机耗电或引发火灾。如发现电器设备故障或电线老化等安全隐患，应及时通知办公室安排维修人员进行处理。4.网络安全员工应遵守公司网络安全规定，不得在办公网络上进行非法活动，如浏览不良网站、下载盗版软件等。妥善保管个人账号和密码，不得随意透露给他人。如发现账号被盗用或异常情况，应及时通知办公室。重要文件和资料应进行加密存储，并定期备份，防止数据丢失。九、考勤管理1.考勤制度项目部实行每日考勤制度，员工应按时上下班，不得迟到、早退。员工上下班应在考勤机上进行打卡签到，如因特殊情况无法打卡，应填写请假条或补卡申请单，经部门负责人批准后交办公室备案。办公室负责每月统计员工考勤情况，并将考勤结果进行公示。2.请假制度员工请假应提前填写请假条，注明请假事由、请假时间等信息，经部门负责人批准后交办公室备案。请假1天以内（含1天）的，由部门负责人批准；请假1天以上的，经部门负责人审核后，报项目经理审批。员工请假期间应保持电话畅通，以便及时处理工作事宜。如因特殊情况需要延长请假时间，应提前向部门负责人和办公室说明情况，并办理续假手续。3.迟到早退处理迟到或早退15分钟以内的，每次扣罚绩效分[X]分；迟到或早退15分钟以上30分钟以内的，每次扣罚绩效分[X]分；迟到或早退30分钟以上的，按旷工半天处理。一个月内累计迟到或早退达到[X]次的，给予警告处分；达到[X]次的，给予记过处分，并扣发当月绩效奖金。4