采购管理制度及工作流程

采购管理制度及工作流程一、总则1.目的为规范公司采购管理工作，确保采购活动的高效、有序进行，满足公司生产经营需求，降低采购成本，保证采购物资的质量，特制定本制度及工作流程。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等。3.职责分工采购部门：负责采购计划的制定与执行，供应商的开发、评估与管理，采购合同的签订与履行，采购物资的催交、验收等工作。需求部门：负责提出采购需求，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等，参与供应商的评估，协助采购部门进行验收工作。财务部门：负责采购资金的审核与支付，参与采购合同的审核，对采购成本进行核算与分析。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验与监督，参与供应商的评估，出具质量检验报告。二、采购管理制度（一）采购计划管理1.年度采购计划每年末，采购部门应根据公司年度生产经营计划、销售预测等，结合库存状况，编制下一年度的采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、规格、数量、预计采购时间等。采购计划编制完成后，应提交给相关部门进行审核，经公司领导批准后执行。2.月度采购计划每月末，采购部门应根据年度采购计划和当月实际生产经营情况，编制下月度的采购计划。月度采购计划应在年度采购计划的框架内，对采购物资的具体采购时间、数量等进行细化。月度采购计划编制完成后，应提交给相关部门进行审核，经采购部门负责人批准后执行。3.临时采购计划因生产经营急需或其他特殊原因，需求部门可提出临时采购申请。临时采购申请应注明采购物资的名称、规格、数量、需求时间等，并提交给采购部门。采购部门收到临时采购申请后，应及时进行评估，如确属急需，应优先安排采购。临时采购计划编制完成后，应提交给采购部门负责人批准后执行。（二）供应商管理1.供应商开发采购部门应根据公司采购需求，通过多种渠道开发供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力、质量控制水平、价格水平、售后服务等，填写《供应商调查表》。采购部门组织相关部门对潜在供应商进行实地考察，考察内容包括生产现场、质量管理体系、环保情况等。考察结束后，填写《供应商考察报告》。根据《供应商调查表》和《供应商考察报告》，采购部门对潜在供应商进行综合评估，确定合格供应商名单，并报公司领导批准。2.供应商评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的交货期、产品质量、价格水平、售后服务、合作配合度等。采购部门组织相关部门对供应商进行评估，填写《供应商评估表》。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，应取消其合格供应商资格。3.供应商档案管理采购部门应为每个合格供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩情况、评估记录等。供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。（三）采购合同管理1.合同签订采购部门在确定供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等。采购合同签订前，应提交给相关部门进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性等。审核通过后，经公司领导批准，由采购部门负责人与供应商签订合同。2.合同执行采购部门应按照采购合同的约定，及时跟踪供应商的交货情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如供应商出现交货延迟、产品质量问题等违约情况，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取措施解决问题，并按照合同约定追究其违约责任。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化等原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关协议。合同变更或解除协议签订前，应提交给相关部门进行审核，审核通过后，经公司领导批准，由采购部门负责人与供应商签订协议。（四）采购成本控制1.采购预算管理采购部门应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应明确采购物资的种类、规格、数量、预计采购金额等，并提交给财务部门进行审核。财务部门应根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，经公司领导批准后执行。采购部门应严格按照采购预算进行采购，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应提交书面申请，经公司领导批准后执行。2.采购价格管理采购部门应通过市场调研、招标、询价等方式，选择价格合理的供应商。在采购过程中，应与供应商进行充分的谈判，争取最优惠的采购价格。采购部门应定期对采购价格进行分析，与历史价格、市场价格进行比较，评估采购价格的合理性。如发现采购价格偏高，应及时与供应商协商降价，或寻找其他更合适的供应商。3.采购成本核算与分析财务部门应定期对采购成本进行核算，分析采购成本的构成和变动情况。采购成本核算内容包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用、税费等。采购部门和财务部门应共同对采购成本进行分析，找出影响采购成本的因素，提出降低采购成本的措施和建议，并提交给公司领导。（五）采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货延迟风险等。采购部门应定期对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施根据采购风险评估结果，采购部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险事件，应制定详细的应对预案，明确责任人和应对流程。采购部门应加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，降低供应商违约风险。同时，应加强对采购物资的质量检验和监督，降低质量风险。采购部门应通过市场调研、价格谈判等方式，合理控制采购价格，降低价格风险。同时，应与供应商签订合理的交货期条款，降低交货延迟风险。三、采购工作流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请单需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请单》。采购申请单应注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、需求时间等，并由部门负责人签字确认。2.提交采购申请单需求部门将填写好的采购申请单提交给采购部门。采购申请单应按照公司内部审批流程进行流转，经相关部门和领导批准后，方可进入采购流程。（二）采购审批1.采购部门初审采购部门收到采购申请单后，应首先对采购申请的必要性、合理性进行初审。初审内容包括采购物资是否为公司生产经营所需，采购数量是否合理，采购时间是否紧急等。如采购申请单初审通过，采购部门应在采购申请单上签字，并提交给相关部门进行审核。2.相关部门审核财务部门对采购申请单的资金预算进行审核，确保采购资金的合理性和可行性。质量部门对采购物资的质量要求进行审核，确保采购物资符合公司生产经营需要。其他相关部门根据各自职责，对采购申请单进行审核。3.公司领导审批采购申请单经相关部门审核通过后，提交给公司领导进行审批。公司领导根据公司生产经营情况和资金状况，对采购申请进行审批。如采购申请单经公司领导批准，采购部门方可组织实施采购工作。（三）供应商选择与采购1.选择供应商采购部门根据采购申请单的要求，在合格供应商名单中选择合适的供应商。如合格供应商名单中没有满足要求的供应商，采购部门应按照供应商开发流程，开发新的供应商。采购部门与选定的供应商进行沟通，向其发送采购订单或采购合同，明确采购物资的规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式等要求。2.签订采购合同采购部门与供应商协商一致后，签订采购合同。采购合同应按照公司合同管理规定进行签订和审核，确保合同条款的合法性、合理性、完整性。采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，如财务部门、质量部门、需求部门等，以便各部门进行跟踪和监督。3.采购执行采购部门按照采购合同的约定，及时跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如供应商出现交货延迟、产品质量问题等违约情况，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取措施解决问题，并按照合同约定追究其违约责任。（四）物资验收1.到货通知采购物资到货前，供应商应提前通知采购部门。采购部门应及时将到货信息通知需求部门和质量部门。2.验收准备需求部门和质量部门收到到货通知后，应做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员对采购物资的规格、型号、数量等进行核对，质量部门应准备好检验工具和标准。3.验收实施采购物资到货后，需求部门和质量部门按照验收标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的外观、规格、型号、数量、质量等。如验收合格，需求部门和质量部门应在《验收单》上签字确认。如验收不合格，需求部门和质量部门应填写《不合格品报告》，说明不合格原因，并要求供应商采取措施解决问题。4.验收结果处理如采购物资验收合格，采购部门应按照采购合同的约定，及时办理付款手续。如采购物资验收不合格，采购部门应与供应商协商处理方式，如退货、换货、补货等。供应商应按照协商结果及时处理问题，直至采购物资验收合格。（五）采购付款1.付款申请采购物资验收合格后，采购部门应填写《付款申请单》，注明采购合同编号、采购物资名称、规格、型号、数量、金额、付款方式等信息，并提交给财务部门。《付款申请单》应按照公司内部审批流程进行流转，经相关部门和领导批准后，方可进入付款流程。2.财务审核财务部门收到《付款申请单》后，应首先对付款申请的真实性、合法性、准确性进行审核。审核内容包括采购合同的签订情况、采购物资的验收情况、付款金额的计算等。如付款申请审核通过，财务部门应在《付款申请单》上签字，并按照公司财务制度进行付款。3.付款执行财务部门根据《付款申请单》的审批结果，通过银行转账、支票、汇票等方式向供应商支付货款。付款完成后，财务部门应及时登记付款台账，记录付款日期、付款金额、付款方式等信息。四、监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对采购管理工作进行审计，检查采购管理制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。内部审计部门应及时发现采购管理工作中存在的问题，并提出整改建议，督促相关部门进行整改。2.