兰州新区城建档案编制规范

建设工程文件归档编制规范

Standardforconstructionprojectarchive

filingandarrangement

目录

1.总贝IJ...................................................................................................................4

2.术语和定义...................................................4

3.基本规定.....................................................6

4,归档文件及其质量要求........................................7

4.1归档文件范围................................................7

4.2归档文件质量要求............................................7

5.工程文件立卷.................................................8

5.1立卷流程、原则和方法........................................8

5.2卷内文件排列...............................................10

5.3案卷编目...................................................10

5.4案卷装订与装具...........................................13

5.5案卷目录编制...............................................13

6.工程文件归档................................................14

7.建设工程声像档案收集、整理和归档...........................15

7.1建设工程声像档案的收集范围和内容.........................15

7.2建设工程声像档案的收集要求.................................15

7.3建设工程声像档案的整理.....................................16

7.4声像档案的质量要求.........................................17

7.5声像档案拍摄的技术要求.....................................18

7.6声像档案案卷的组卷原则和方法..............................19

8.工程电子档案的编制..........................................20

8.1工程电子档案的收集........................................20

8.2工程电子档案的鉴定.........................................21

8.3工程电子档案元数据的收集..................................21

8・4工程电子档案的整理和移交...................................24

附录A案卷封面背脊式样.........................................25

1.案卷封面式样...............................................25

2.案卷脊背式样...............................................26

3.卷内目录....................................................27

4.卷内背考表..................................................27

5.案卷目录式样................................................28

附录C建设工程声像档案移交目录.................................36

附录D建筑工程文件移交目录.....................................40

附录E市政工程文件归档范围.....................................56

附录F园林工程文件归档范围....................................85

附录G规划类工程文件归档范围..................................87

1.总则

1.0.1为加强兰州新区建设工程文件归档工作，统一兰州新区建设工程

档案验收标准，建立真实、完整、准确的工程档案，制定本规范。

1.0.2本规范使用于兰州新区建设工程文件的整理、归档，以及建设工

程吗案的验收与移交。

1.0.3建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应

符合本规范外，尚应符合国家现行相关标准规定。

2.术语和定义

2.0.1建设工程constructionproject

经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上

具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若

干个具有内在联系的单位工程所形成。

2.0.2建设工程文件constructionprojectdocument

在建设工程过程中形成的各种形式信息记录，包括工程准备阶段文

件、监理文件、施工文件、竣工文件和竣工图，简称为工程文件。

2.0.3工程准备阶段文件pro-constructiondocument

工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程

准备阶段形成的文件。

2.0.4监理文件projectsupervisiondocument

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

2.0.5施工文件constructingdocument

施工单位在施工过程中形成的文件。

2.0.6竣工图as-builtdrawing

工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。

2.0.7竣工验收文件handingoverdocument

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2.0.8建设工程档案projectarchives

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、到纸、图

表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。

2.0.9建设工程电子文件projectelectronicrecords

在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，艺数码形式存储于磁

带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通

信网络上传达的文件。

2.0.10建设工程电子档案construction

electronicrecords

工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电

子文件及其元数据。

2.0.11建设工程电子档案constructionaudio-visualrecords

记录工程建设活动，具有保存价值，用照片、影片、录音带、录像

带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。

2.0.12整理arrangement

按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，

使之有序化的过程。

2.0.13案卷file

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.0.14立卷filing

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件发你们别类整理成案

卷，亦称组卷。

2.0.15归档puttingintorecord

文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立

卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。

2.0.16城建档案管理机构urban-ruraldevelopmentarchives

organization

管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提

供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。

2.0.17永久保管permanentpreservation

工程档案保管期限的一种，指工程档案无期限地、尽可能长远地保

存下去。

2.0.18长期保管long-termpreservation

工程档案保管期限的一种，指工程档案保存到该工程被彻底拆除。

2.0.19短期保管short-termpreservation

工程档案保管期限的一种，指工程档案保存10年以下。

3.基本规定

3.0.1工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关

人员的职责范围。

3.0.2工程文件应随工程建设同步形成，不得事后补编。

3.0.3每个建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交兰州新

区城建档案管理机构。

3.0.4建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交

等工作：

(1)、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、

合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及

承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容；

(2)、收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档；

(3)、组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文

件的形成、积累和立卷归档工作；

(4)、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程

档案；

(5)、收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档；

(6)、在组织工程竣工验收前，提请当地的城建管理机构对工程档

案进行预验收；未取得工程档案验收许可文件，不得组织工程竣工验收;

(7)、对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后

3个月内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。

3.0.5勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷

后向建设单位移交。

3.0.6建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各

分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将

本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目

由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工

程文件，并应及时向建设单位移交。

4.归档文件及其质量要求

4.1归档文件范围

4.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、

具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

4.1.2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录D和附录E的要求。

4.1.3声像资料的归档范围和质量要求参见本规范章节6。

4.1.4不属于归档范围、没有保存价值的工程文件，文件形成单位可自

行组织销毁。

4.2归档文件质量要求

4.2.1归档的纸质工程文件应为原件。

4.2.2工程文件的内容及深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施

工、监理等标准的规定。

4.2.3工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。

4.2.4工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不

得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材

料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机。不应使用色带式打印机、

水性墨打印机和热敏打印机。

4.2.5工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297X210mm)。

图纸宜采用国家标准图幅。

4.2.6工程文件纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

4.2.7所有竣工图均应加盖竣工图章(图4.2.8),并应符合下列规定:

80

一2D_20__20…20_

图4.2.8竣工图章示例

(1)、竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编

制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

(2)、竣工图章尺寸应为：50mmX80mmo

(3)、竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处。

4.2.8竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定。

5.工程文件立卷

5.1立卷流程、原则和方法

5.1.1立卷应按下列流程进行：

(1)、对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件

材料;

(2)、对卷内文件材料进行排列、编目、装订(或装盒)；

(3)、排列所有案卷，形成案卷目录。

5.1.2立卷应遵循下列原则：

(1)、立卷遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持

卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；

(2)、工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准

备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立

卷，并根据数量多少组成一卷或多卷；

(3)、一项建设工程由多少个单位工程组成时，工程文件应按单位

工程立卷；

(4)、不同载体的文件分别立卷。

5.1.3立卷应采用下列方法：

(1)、工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷；

(2)、建立文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等近行立卷;

(3)、施工文件应按单位工程、分部(分项)工程进行立卷；

(4)、竣工图应按单位工程分专业进行立卷；

(5)、竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷

(6)、电子文件立卷时，每个工程(项目)应建立多级文件夹，应

与纸质文件在案卷设置上一致，并建立相应的标识关系；

(7)、声像资料应按建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的

声像资料应按专题立卷,声像档案要与纸质档案应建立相应的标识关系。

5.1.4施工文件的立卷应符合下列要求：

（1）、专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单

独立卷；

（2）、室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷；

（3）、当施工文件中部分内容不能按一个工程分类立卷时，可按建

设工程立卷。

5.1.5不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4幅面（297mm义210mm）

应图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后再沿标题栏的

长边向以W形折叠，并使标题栏露在外面。

5.1.6案卷不宜过厚，文字和图纸材料卷统一采用20mm厚度。

5.1.7案卷内不应有重份文件。印刷成册的工程文件宜保持原状。

5.1.8建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。

5.2卷内文件排列

5.2.1卷内文件应按本规范附录D和附录E的类别和顺序排列。

5.2.2文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同

一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在

后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。

5.2.3图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。

5.2.4当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸

应排在后面。

5.3案卷编目

5.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定：

（1）、卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页

号从“1”开始。

(2)、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件,

正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

(3)、成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代

替卷内目录，不必重新编写页码。

(4)、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定：

(1)、卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合本规范附录

C的要求。

(2)、序号应以一，分文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依此标注。

(3)、责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时,

应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

(4)、文件编号应填形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项

目代号。

(5)、文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据

内容你写标题，拟写标题外应加“［符号。

(6)、日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填

写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和"日”应分别

用两位数字表示。

(7)、页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填

写起止页号。

(8)、备注应填写需要说明的问题。

5.3.3卷内备考表的编制应符合以下规定；

(1)、卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合本规

范附录A4的要求;

(2)、卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片

张数及立卷单位对案卷情况的说明；

(3)、立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、

日应按立卷、审核时间填写。

5.3.4案卷封面的编制应符合下列规定：

(1)、案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形

式。案卷封面的样式宜符合本规范附录A1的要求。

(2)、案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日

期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案

卷总量中的排序。

(3)、档号应有分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单

位填写。

(4)、案卷题名应简明、准确地解释卷内文件的内容。

(5)、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

(6)、起止日期应填写卷内全部文件形成的起止日期。

(7)、保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保存、长期保存、

短期保存三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文

件时，该案卷保管期限应从长。

(8)、密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案

卷内有不同密级的文件时，应以高秘级为本卷密级。

5.3.5编写案卷题名，应符合下列规定：

(1)、建筑工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、分

部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；当房屋建筑有地名管理机构

批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可

省略；必要时可增加工程地址内容；

(2)、道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、

分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内

容；

(3)、地下管线工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、

分部管线和卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容；

(4)、案卷文件概要应符合本规范附录D中所列案卷内容(标题)

的要求；

(5)、外文资料的题名及主要内容应译成中文。

5.4案卷装订与装具

5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。装订

时不应破坏文件的内容，并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。

5.4.2案卷装盒可采用卷盒形式，并应符合下列规定：

(1)、卷盒的外表尺寸应为310mmX220mm,厚度统一为20mm。

(2)、卷盒应采用无酸纸制作。

5.5案卷目录编制

5.5.1案卷应按本规范附录D和附录E的类别和顺序排列。

5.5.2案卷目录的编制应符合下列规定：

(1)、案卷目录式样宜符合本规范附录A5的要求；

(2)、编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任人；

(3)、编制日期应填写完成立卷工作的日期。

6.工程文件归档

6.0.1归档应符合下列规定：

（1）、归档文件范围和质量应符合本规范第四章的规定：

（2）、归档的文件必须经过分类整理，并应符合本规范第章节6的

规定。

6.0.2电子文件归档应包括在线式归档和离线式归档两种方式。可根据

实际情况选择其中一种或两种方式进行归档。

6.0.3归档时间应符合以下归定：

（1）、根据建设程序和工程特点，归档可分阶段分期进行，也可在

单位或分部工程通过验收后进行。

（2）、勘察、设计、施工单位应在任务完成后，施工、监理单位应

在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

6.0.4勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、

监理单位应根据城建档案管理机构的要求，对归档文件完整、准确、系

统情况和案卷质量进行审查。审查合格后方可向建设单位移交，

6.0.5工程档案的编制不得少于两套，一套应由建设单位保管，一套（原

件）应移交兰州新区城建档案管理机构保存。

6.0.6勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制

移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6.0.7设计、施工及监理单位需向本单位归档的文件，应按国家有关规

定和本规范附录D、附录E的要求立卷归档。

7.建设工程声像档案收集,整理和归档

7.1建设工程声像档案的收集范围和内容

7.1.1建设工程声像档案根据不同项目类型接收不同数量和内容的声像

档案，建设工程的项目具体分类如下表:

一类二类三类

1、房屋建筑28层以上，单体工1、房屋建筑18-28层，单体1、房屋建筑18层以下（含

程面积在3万平方米以上。建筑面积1-3万平方米。18层），单体面枳1万平方

米以下。

2、建筑物高度120米以上。2、建筑物总高度70T20米。2、建筑物高度70米以下。

3、建筑物跨度60米以上。3、建筑物跨度24-60米。3、建筑物跨度24米以下。

4、项目总建筑面积15万平方米4、项目总面积8T5万平方4、项目总面积8万平方米以

以上。米。下。

5、大型市政公用工地（地铁、高5、城市主干道及地下管线工5、城市次干道及地下管线工

架桥、轻轨、机场、码头）。程。程。

6、桥梁长大于等于100米或单孔6、桥梁长30-100米，或单孔6、桥梁长30米以下，或单孔

跨径40米以上。跨径20-40米。跨径20米以下。

表7TT项目分类表

7.1.2声像档案应采用分阶段移交的方式，严格按每类对应的接收目录

及数量收集，具体的内容及数量参见附录C。

7.2建设工程声像档案的收集要求

7.2.1收集的档案一件载体只能录制同一工程项目的内容，不同的工程

项目，其声像档案不宜存放在同一载体中；

7.2.2照片主题鲜明，分类、排列正确，说明完整，组卷规范；录像资

料片、专题片需配解说词。

7.2.3照片要求采用数码相机拍摄，应使用像素在500万以上的相机,

并且要求洗出5-7寸光面彩照；录像采用DV摄像机或比DV摄像机拍摄

效果更好的机器拍摄，摄像机水平线不少于520线，并制作成要求格式

保存，参照本规范8.1.1。

7.2.4声像档案在拍摄时要构图完整、重点突出、曝光准确、影像清晰、

画面完整、声音清楚，能准确反映建设工程的实际内容，并且拍摄要覆

盖工程全过程。

7.3建设工程声像档案的整理

7.3.1照片档案的分类应在同一工程项目内按照建设程序、问题等进行

分类，单张照片或组合照片都可以作为一类，分类方案应保持一致，不

应随意变动。照片的排列应按照分类方案、结合时间和重要的程度进行

排列。

7.3.2照片编号：照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中

的代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始，按顺序编号,

入册时，按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。应使

用国家规定的标准照片册。

7.3.3每张照片都要有照片说明，采用横写格式，分段书写，包含的内

容有：照片号、事由、时间、地点、人物、背景、摄影者和参见号。

其中：题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容。

照片号：即照片的编号。

参见号：档案保管单位填写，所属项目编号。

时间：照片拍摄时间，8位阿拉伯数字表示，如20070506。

摄影者：一般写个人，必要时可加写单位。

7.3.4照片整理成册后，每一次要编写卷内目录（附件），卷内目录由

序号、照片号、题名、拍摄时间和备注组成。卷内目录的条目应根据分

类原则，按单张照片填写，并按照片号排列。

7.3.5视频档案、音频档案制作卷内目录（附件）将不同时段录制的内

容逐段反映到卷内目录中。卷内目录由序号、文件编号、题名、录制时

问、录制者和备注组成。录像档案、录音档案载体的正面、背脊(如果

有)应贴标签，内容包括建设单位、项目名称、总登记号和档案号。

7.4声像档案的质量要求

7.4.1建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程，从原貌、施

工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式现场采集的有保存

价值的工程声像素材以及后期整理成果。

7.4.2录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，不得采用特效和夸张

的手法进行拍摄，必须与实际工程相符。应按照工程施工顺序进行拍摄,

保持画面之间的有机联系。

7.4.3工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨损、

划伤、有污渍，胶卷、相纸应选择质地良好的产品。

(1)、照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被

摄主体不能有明显失真变形现象。

(2)、数码照片应当使用不低于500万像素的数码相机拍摄，图像格式

为jpeg格式，未加修饰剪裁。

(3)、照片的数量视工程项目而定，以数据光盘或底片形式保存，选出

具有代表性的部位以照片形式保存，数量见附录C,使用城建照片档案

专用卷盒存放。

7.4.4工程录像档案资料应当主题明确，图像稳定，画面清晰，声音清

楚，色彩真实。

(1)、录像带磁迹完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象。

(2)、通过其它影像设备拍摄制作形成的电影胶片、录像带、视频电子

文件必须要转制成DV、DVCPRO、DVCAM录像带。

(3)、录像带必须保留同期声和拍摄时间。待工程竣工后，将视频文件

编揖刻录成光盘与母带一并存放。

7.4.5光盘档案

(1)、光盘不得有划痕、裂痕和变形，不得带有病毒，不得有打不开的

文件或不完整的文件，应使用质地良好的盘片。

(2)、照片档案应以案卷为单位，照片档案的存储载体应为DVD文件盘。

(3)、录像档案的存储载体应为DVD视频盘，应采用，MPEG的文件格

式，流码小于9.8兆，图像信号分辨率为720X576。

(4)、录音档案的存储载体应为CD光盘，文件格式为WAV。

7.5声像档案拍摄的技术要求

7.5.1拍摄前的准备：

(1)、使用前调整黑白平衡，保证色彩还原的正确性，当色温改变时,

随时调整。

(2)、使用时，开机预热，选择色温，调整光圈、聚焦、变焦等。

7.5.2取景构图要全面完整，拍摄机位要明确。工程的每一分部、分项

必须有远景、全景、中景、近景、特写等景别。采取多机位、多视角，

在变换中选择最能反映工程质量和特点的画面。利用永久性参照物体现

拍摄机位，表明所拍摄画面的位置。

7.5.3拍摄的画面要做到稳、清、平、准、匀。

7.5.4声像档案拍摄时一般使用固定镜头。

7.6声像档案案卷的组卷原则和方法

7.6.1组卷要遵循建设项目工程声像档案的形成规律，保持案卷内声像

档案的有机联系，便于声像档案的保管和利用。

7.6.2组卷应保证声像档案齐全、完整，归档的声像档案应为原版、原

件，并符合声像档案的归档范围及质量要求。

7.6.3照片档案的立卷：

(1)、在一个工程项目内，按照单体工程一一工程阶段进行立卷。工程

阶段分为：前期准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段。

(2)、由立卷单位的档案人员，对建设过程中形成的照片档案，按照声

像吗案归档范围，选择符合质量要求，具有保存价值的照片归档。对反

映同一内容的若干照片，经过筛选留下能揭示主题、画面质量最好的一

张照片归档；一组内容相联的照片要选出联系密切的若干张照片归档。

(3)、照片档案的分类应在同一工程项目内按照建设程序、问题进行分

类，单张照片或组合照片都可以作为一类，分类方案应保持一致，不应

随意变动。

(4)、照片的归档按统一制式表格和标准照片册整理，按要求填写相关

内容，文字简洁，语言流畅，组成照片档案案卷。

(5)、填写照片档案卷内目录，卷内目录填写的数字一律用阿拉伯数字,

目录与照片档案一并装盒。

7.6.4光盘档案的编制方法

(1)、照片、录像、录音制作的光盘，要在光盘封面上填写盘号并注明

此盘里包括的是照片、录像或录音。

(2)、光盘档案封面的填写：光盘标注页要压在光盘正面。

(3)、其组成项目：盘号、题名、原介质、制作单位、时间等。

(4)、照片、录像制作光盘至少两套。

8.工程电子档案的编制

8.1工程电子档案的收集

8.1.1收集建设过程中产生的各类电子文件，通用格式应符合表6-1-1

的要求。

文本档案双层PDF

图纸档案单层PDF、DWG

照片档案JPEG

视频录像档案AVEMPEG

声音档案MP3,WAV

表8-1-1各类电子文件通用格式

8.1.2电子文件的内容必须真实，准确，完成，且与相应的纸质文件、

声像档案内容---对应。

8.1.3非通用文件格式电子文件，收集时候应将其转换成通用格式。

8.1.4在无法获取纸质对应电子档案的情况下，应对该纸质文件进行

扫描，并收集扫描后的电子档案。

8.1.5对于通过扫描仪获取的电子档案，文本档案的分辨率不低于

200DPI,图纸档案的分辨率不低于300DPI,照片档案的分辨率不低于

400DPI,并对扫描好的文件进行加工处理。(扫描加工要求见附录)

8.1.6对于一份电子档案可能含有多页的，应将多页合成一个多页

pdf文件，如果是文字类型的材料，要求pdf文件为OCR处理过的双层

pdf,识别率应在95%以上。

8.1.7如果一份电子档案同时含有图纸和文本，应将这份档案分两份件

存储，一份存图纸档案，一份存文本档案。

8.1.8对于声像档案，如果采用磁盘磁带存储的，将磁盘磁带内容采

集为对应的通用格式电子文件，每份电子文件存成一个单独的电子档案。

8.1.9与电子档案的真实性、有效性、完整性相关的具有法律效力的

数字签名应一同收集。

8.1.10收集好的电子文件经过数字化加工处理和数字签名后，采用

AES加密算法对文件进行加密，同时将密钥写入对应的元数据文件，形

成电子档案，移交区行政管理部门管理。元数据文件格式和内容参见本

规范

8.2工程电子档案的鉴定

8.2.1每份收集的电子档案应鉴定是否属于归档范围。

8.2.2对每份收集的电子档案应鉴定是否与相应的纸质文件或声像档

案完全一致，若不一致，应重新收集正确的电子档案或将纸质档案进行

加工，声像档案进行转换。

8.2.3如包含电子签名，应鉴定电子签名是否与对应电子档案是否一

致。

8.3工程电子档案元数据的收集

8.3.1元数据收集分两类，一类为纸质电子档案，另一类为声像电子

档案，元数据描述文件统一采用xml格式文件展示。

8.3.2纸质电子档案的元数据信息需要同时包含案卷信息和文件信

息，内容如下表：

案卷元数据信息：

元教据名称描述类型限定条件

案卷题名字符型必填

案卷序号案卷在当前工程下的顺字符型必填（长度为3,从001开始

序号依次递增）

编制单位字符型必填

责任者字符型选填

规格案卷的背背规格，单位数字型20

为mm

保管期限字符型长期、永久、短期

密级字符型秘密，机密，绝密

附注案卷补充说明内容字符型选填

表8-3-2-1案卷元数据表

文件的元数据信息:

元数据名称描述类型限定条件

文件题名字符型必填

电子文件名称电子文件存储名称字符型必填

文件序号文件在案卷内的顺序号字符型必填（长度为3,从001开始

依次递增）

数量文件包含页面的数量数字型必填

规格文件的版式字符型A4,A3,A2,Al,AO,A0+

形成时间文件的形成时间日期型必填，格式：

YYYY-MM-DD

文件格式文件的扩展名字符型必填

文图号文件的编号字符型选填

责任者文件编制的所属责任者字符型选填

载体类型字符型文字（张），图纸（张）

保管期限字符型短期，长期，永久

密级字符型秘密，机密，绝密

分辨率字符型必填

色彩值字符型彩色，灰度，黑白

加密算法标识电子文件加密所采用的字符型限定算法为AES算法

算法名

解密密钥用来解密加密文件的密字符型必填。

钥

附注文件补充说明内容字符型选填

表8-3-2-2文件元数据表

8.3.3纸质电子档案的元数据格式如下：

<?xmlversion="1.0"encodingsHgb2312,r?>

〈工程工程名称二””>

〈案卷案卷序号=""案卷题名="”编制单位二"“责任者二”"规格二"”

保管期限="“密级=""附注二"">

〈文件文件序导二””文件题名二””电子文件名称数量二"”规

格二"”形成时间二…文件格式二…文图号二””责任者小”载体类型="“

保管期限二"“密级二”“分辨率=""色彩值=""加密算法标识二…解密密

钥二"”/>

〈/案卷〉

〈/工程》

一个工程可以有多个案卷标记，每个案卷标记可以包含多个文件标记。

8.3.4声像电子文件元数据信息如下表:

元数据名称描述类型限定条件

文件题名字符型必填

文件序号字符型必填（长度为3,从001开始

依次递增）

文件类型声像文件的类型字符型必填，可选值：照片、音频、

视频

拍摄时间文件包含页面的数量日期型必填，格式：

YYYY-MM-DD

拍摄地点文件拍摄的地点字符型必填

摄影者字符型必填

事由字符型必填

人物必填

背景必填

文件格式文件的扩展名字符型必填

加密算法标识电子文件加密所采用的字符型选填，限定算法为AES算法

算法名

解密密钥用来解密加密文件的密字符型如果加密算法标识填写，则

钥该项必填。

附注声像文件补充说明内容字符型选填

表8-3-5声像文件元数据表

8.3.5声像档案的元数据格式如下：

<?xmlversion="1.0"encodings,rgb2312,r?>

〈工程工程名称=

〈文件文件序号二””文件题名二””文件类型二””拍摄时间二””拍摄

地点二”“摄影者二”“事由二““人物二““背景二””文件格式二””加密算法

标识解密密钥附注/>

</工程》

一个工程可以包含多个文件标记。

8.4工程电子档案的整理和移交

8.4.1收集好的电子档案档案单位工程为单位刻盘，如文件过多可采

用DVD光盘刻录，光盘目录结构如图8-4所示：

MX

注：(1)minfo.xml为固定命名，为电子档案元数据文件，以案卷顺序

号在项目下创建案卷文件夹，文件夹内的文件以卷内目录的顺序号命名；

(2)avinfo.xml为固定命名，表示为声像文件元数据描述，声像电

子文件以声像档案的顺序命名。

附录A案卷封面背脊式样

1.案卷封面式样

a

30

档案馆代号

案卷题名

堀制单位

编制日期

密级保管期限.

其—卷第一卷

卷盒、卷夹封面AxB=310x220

案卷封面AxB=297x210

尺寸单位统一为：nun

比例1：2

2.案卷脊背式样

!P，,

由

1，

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i卜

p

o

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Q

00

(N

1号。

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O

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P:二

案卷题名。N

7

Q；_2

E

P

a

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d

d

d

0I「

-

4J

c

d

「

I)=背脊宽度，统一采用20mm

尺寸单位统一•为：mm

比例1:2

3.卷内目录

卷内目录

尺寸单位统一为：mm

4.卷内备考表

卷内备考表3

本案卷共有文件材N一负，其中：文字

材装________贝，图样材料__________页，

照片一张.

说明：

25

—15—

立卷入：

年月日

中核人：

年HH

210

5.案卷目录式样

赛内数量

案也即名文字图纸垃制笊位编;M日期保竹期限密级备注

其他

（页）

附录B建设工程档案数字化规范

扫描加工的程序与要求

1.1.1选择扫描仪

根据文件、图纸幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进

行过描。A3,A4规格，纸质较好，可拆卸，可选择高速扫描仪来提高扫

描效率，工程图纸可采用宽幅面扫描仪器进行扫描。

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方

式。

1.1.2扫描色彩模式选择

纸质文件、图纸、照片扫描一般采用黑白二值、灰度和彩色三种方

式。

一般文件、图纸，页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档

案，采用黑白二值模式进行扫描，红头文件或者页面有红章的档案采用

彩色模式扫描。

黑白照片采用灰度模式扫描，灰度方式一般采用256灰阶，彩色照

片采用彩色模式扫描。

1.1.3扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、

不影响图像的利用效果为准。

一般文件扫描分辨率采用200DPI,工程图纸文件采月分辨率

200DPI,照片文件分辨率采用400DPI。

1.1.4图像处理

(1)图像数据质量检验

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量

要求时，应重新进行图像的处理。

由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应

重新扫描。

发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

(2)纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜

为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

如下图：

(3)去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑

边等应进行去污处理。

处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。如下

图：

(4)裁边处理

扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文

件的容量，节省存储空间。如下图:

(5)去黑边

对有黑边的图像，需要去除黑边，同时不得改变图像的长、宽，如

卜图:

(6)亮度对比度调节

对扫描的图像显示模糊，与实际页面效果有差距的，需要进行亮度、

对比度的调整，以增加图片的浏览效果，如下图:

(7)红章优化

扫描图像红章不清晰的，需要进行优化操作，以红章内容清晰为准,

如下图：

・■：l・•««tfA#A*TC<t>

io*■★心，二•

(«SA：<*

(8)文字效果调整

对图像文字模糊不清的图像，需要对文字效果进行调整，以图像文

字清晰度不低于原纸张效果为准，如下图:

微乡也凝M婿

关imi>b

林乡强震员会文件

■IMK)N1■

大I:IMi电frt-

・・•・・

A<•.・0••,”・•・>人广・・。・

(9)红头文件优化

对于红头文件档案图像，页面不清晰、失真的，优化红色部分，以

红色部分正常显示为准，如下图:

慨乡蚓频会文件市城乡建诞贻文件

<(NU>M■4(，3•>IM■

犬!l：iU『n/修讪恻R।用冷口urnuttiita

1.1.5图像存储

采用黑白二值模式或者彩色模式扫描的一般文件，采用PDF格式存

储，单份多页文件存储成多页PDF。

采用黑白二值模式扫描的工程图纸，采用TIFF,TIFF(G4)格式存

储，可以采用LZW无损压缩，单份多页文件存储成多页TIFF。

采用灰度模式和彩色模式扫描的照片文件，一般采用JPEG格式存储。存

储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减

小存储容量为准则。

图像文件不是PDF的最终转换为多页双层PDF文件。

1.1.6检查图形文件质量

对存入临时文件夹的图形文件进行浏览检查，检查文件格式是否正

确。

1.1.7电子文件导出

电子文件的命名及导出参见本规范8.3o

附录C建设工程声像档案移交目录

建设工程声像档案归档内容及顺序（含市政及桥梁）

要求

工程序

拍摄项目照片（张）视频（分钟）

阶段号

一类二类三类一类二类三类

工程项目的立项、招投标、可行

性研究、规划评审等前期活动

（包括勘察、设计、施工、监珅

15-83-51-33-51-3

招标、项目法人招标、招标代

理）；重要合同的签字仪式（包

括勘察、设计、施工、监理合同）

工程

准备开工前原貌、原址及拆迁情况，

阶段基槽开挖前原有附着物及施工

25-83-51-33-51-3

前现场周围环境,工程总体规划

图及效果图

3工程地质勘察3-51-31-331

4设计方案审查3-51-31-31-31

5图纸会审、技术交底等活动3-51-31-31-3