租赁管理制度

租赁管理制度一、总则1.目的为规范公司租赁业务的管理，提高资产使用效率，降低租赁成本，保障公司权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及租赁业务的部门和项目，包括但不限于办公场地租赁、设备租赁、车辆租赁等。3.原则租赁业务应遵循合法性、经济性、合理性和规范性原则。在确保符合法律法规的前提下，追求经济效益最大化，合理安排租赁资源，并严格按照规定程序进行操作。二、租赁业务流程（一）租赁需求申请1.各部门根据工作需要，如需租赁资产，应提前填写《租赁需求申请表》。申请表应详细说明租赁资产的名称、规格、数量、租赁期限、预计用途等信息。2.部门负责人对申请表进行审核，确认需求的合理性和必要性，并签字批准。对于涉及重大金额或特殊用途的租赁申请，需报公司分管领导审批。（二）市场调研与供应商选择1.申请部门或指定的租赁业务经办人员根据批准的租赁需求，进行市场调研。调研内容包括但不限于租赁市场价格、供应商信誉、服务质量等。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、咨询相关机构等，建立供应商名录。3.根据调研结果，从供应商名录中筛选出若干潜在供应商，并对其进行初步评估。评估内容包括营业执照、资质证书、业绩情况、报价等。4.组织相关人员对潜在供应商进行实地考察（如有必要），进一步了解其经营状况、设备状况、服务能力等。5.根据评估和考察结果，选择合适的供应商，并签订《租赁合同》。合同应明确双方的权利和义务，包括租赁资产的交付、使用、维修、保养、租金支付、违约责任等条款。（三）租赁资产交付与验收1.供应商按照合同约定的时间和地点交付租赁资产。公司租赁业务经办人员应在交付现场进行验收，检查租赁资产的数量、规格、质量等是否符合合同要求。2.验收合格后，填写《租赁资产验收单》，由经办人员、使用部门负责人和供应商代表签字确认。如发现租赁资产存在问题，应及时要求供应商整改或更换，直至验收合格。（四）租赁资产使用与管理1.使用部门负责租赁资产的日常使用和管理，确保资产的安全、正常运行。指定专人负责租赁资产的保管和维护，并建立相应的使用台账，记录资产的使用情况、维修保养记录等。2.使用部门应按照合同约定的用途使用租赁资产，不得擅自转租、转借或改变用途。如需对租赁资产进行改造或添加设备，应事先征得公司同意，并通知供应商。3.定期对租赁资产进行检查和维护，发现问题及时通知供应商进行维修。对于因使用不当或保管不善造成租赁资产损坏或丢失的，使用部门应承担相应的赔偿责任。（五）租金支付与结算1.财务部门根据租赁合同约定的租金支付方式和时间，及时安排租金支付。在支付租金前，应审核《租赁资产验收单》、租赁合同等相关资料，确保支付金额准确无误。2.租金支付凭证应妥善保存，作为财务核算和审计的依据。如有租金调整或其他结算事项，应按照合同约定和公司财务制度进行处理。（六）租赁期满与续租1.租赁期满前，使用部门应提前通知公司租赁业务经办人员，由经办人员与供应商沟通续租事宜。如双方达成续租意向，应重新签订租赁合同。2.如不再续租，使用部门应在租赁期满前清理租赁资产，并通知供应商进行收回。在资产收回前，使用部门应确保资产完好无损，如有损坏应按照合同约定进行赔偿。3.公司租赁业务经办人员负责对租赁期满的资产进行验收，填写《租赁资产收回验收单》。如验收合格，双方办理资产交接手续，租赁合同终止。三、租赁合同管理（一）合同签订1.租赁合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括但不限于租赁资产的名称、规格、数量、租赁期限、租金及支付方式、租赁资产的交付与验收、维修保养责任、违约责任等条款。2.在签订租赁合同前，应组织相关部门和人员对合同条款进行审核，确保合同的合法性、完整性和准确性。审核内容包括法律合规性、财务条款、业务条款等。3.租赁合同经双方签字（盖章）后生效。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门和人员，以便执行和监督。（二）合同执行与监督1.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。公司租赁业务经办人员负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.定期对租赁合同的执行情况进行检查和评估，如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任，维护公司的合法权益。3.如因客观原因需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同归档与保管1.租赁合同签订后，应及时将合同原件及相关资料进行归档保管。归档资料包括合同副本、《租赁需求申请表》、《租赁资产验收单》、租金支付凭证等。2.合同档案应按照公司档案管理制度进行分类、编号、存放，便于查阅和管理。档案保管期限应符合法律法规和公司规定的要求。四、租赁资产的维护与保养（一）维护保养责任1.租赁合同应明确租赁资产的维护保养责任。一般情况下，供应商负责租赁资产的正常维修保养，确保资产处于良好的运行状态。2.使用部门在使用过程中发现租赁资产存在问题，应及时通知供应商进行维修。对于紧急情况，使用部门可先采取必要的应急措施，但应及时告知供应商。（二）维修保养计划与记录1.供应商应根据租赁资产的特点和使用情况，制定维修保养计划，并定期对租赁资产进行维护保养。维修保养计划应提前通知公司使用部门。2.使用部门应建立租赁资产维修保养记录台账，记录每次维修保养的时间、内容、维修人员等信息。维修保养记录应作为评估租赁资产状况和供应商服务质量的重要依据。（三）维修保养费用1.租赁资产的正常维修保养费用一般由供应商承担，具体费用标准应在租赁合同中明确约定。2.如因使用部门使用不当或保管不善导致租赁资产需要额外维修保养的，相关费用由使用部门承担。五、租赁业务风险管理（一）风险识别与评估1.建立租赁业务风险识别与评估机制，定期对租赁业务可能面临的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖市场风险、信用风险、操作风险、法律风险等方面。2.根据风险评估结果，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。对于高风险业务，应加强监控和管理。（二）风险应对措施1.市场风险关注租赁市场价格波动，定期进行市场调研，及时调整租赁策略。通过与多个供应商建立合作关系，分散市场风险。2.信用风险在选择供应商时，严格审核其信用状况和资质，避免与信用不良的供应商合作。要求供应商提供必要的担保或保证金，以降低信用风险。加强对供应商的信用跟踪和评估，如发现信用状况恶化，及时采取措施终止合作。3.操作风险完善租赁业务流程，明确各环节的操作规范和责任，加强内部控制。加强对租赁业务经办人员的培训，提高其业务水平和风险意识。定期对租赁业务进行内部审计和检查，及时发现和纠正操作风险隐患。4.法律风险租赁合同应严格按照法律法规制定，确保合同的合法性和有效性。在签订合同前，咨询专业法律人士，对合同条款进行法律审核。加强对法律法规的学习和研究，及时了解法律法规的变化，避免因法律风险导致公司权益受损。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对租赁业务进行内部审计，检查租赁业务的合规性、真实性和效益性。审计内容包括租赁合同签订、执行情况、租金支付、资产使用与管理等方面。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查1.公司租赁业务管理部门定期对租赁资产的使用情况、维护保养情况等进行检查，确保租赁资产的安全、正常运行。2.检查过程中发现的问题应及时通