规划设计部档案管理制度

规划设计部档案管理制度一、总则（一）目的为加强规划设计部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在规划设计工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于规划设计部在规划、设计、项目管理等各项工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：规划设计部档案由专人负责集中管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性和完整性原则：档案应如实反映规划设计工作的全过程，保证档案内容完整无缺。3.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等重要档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责规划设计部档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定和完善档案管理制度，并监督执行。3.对档案的安全保管负责，定期检查档案保管状况，确保档案不受损坏、丢失。4.负责档案的借阅、归还登记，按照规定办理借阅手续，跟踪催还逾期借阅档案。5.积极开展档案信息开发利用工作，为规划设计工作提供支持和服务。6.参与档案鉴定、销毁工作，提出档案鉴定意见，对已到保管期限需销毁的档案进行登记造册，报上级批准后实施销毁。（二）部门成员职责1.各项目负责人负责本项目档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理人员。2.在项目开展过程中，各成员应妥善保管好各自产生的文件资料，确保其完整、准确，项目结束后按要求整理归档。3.积极配合档案管理人员做好档案管理工作，遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.规划类档案城市总体规划、分区规划、专项规划等各类规划文件、图纸、报告等。规划编制过程中的调研资料、基础数据、专家论证意见等。2.设计类档案建筑设计、景观设计、室内设计等各类设计方案、图纸、效果图、设计说明等。设计变更记录、设计交底资料、施工配合资料等。3.项目管理类档案项目立项文件、可行性研究报告、项目批复等。项目招投标文件、合同协议、会议纪要等。项目进度计划、进度报告、质量检查记录、安全管理资料等。项目竣工验收文件、备案资料等。4.技术资料类档案规划设计所采用的技术标准、规范、图集等。新技术、新工艺、新材料的应用资料、试验报告等。技术总结、技术交流资料等。5.其他类档案与规划设计部相关的往来信函、传真、电子邮件等。部门内部管理制度、工作计划、工作总结等文件。各类荣誉证书、获奖文件等。（二）档案编号档案编号采用分类编号法，由类别代码、年份代码、顺序号三部分组成，中间用""隔开。1.类别代码：按照上述档案分类，分别用一位大写字母表示，如"G"代表规划类，"S"代表设计类，"X"代表项目管理类，"J"代表技术资料类，"Q"代表其他类。2.年份代码：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份，如"2023"。3.顺序号：按照档案形成的先后顺序，用三位阿拉伯数字依次编号，从"001"开始。例如，2023年形成的第5份规划类档案编号为"G2023005"。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.规划设计部在开展各项工作过程中直接形成的具有保存价值的文件、图纸、图表、数据、报告、合同、协议、信函、会议纪要等各种形式的资料。2.从外部接收的与规划设计项目相关的文件、资料，如政府部门的批复、合作单位提供的资料等。3.部门内部产生的各种文件，包括工作计划、工作总结、规章制度、培训资料、财务报表等。（二）收集要求1.及时性：各项目负责人和成员应在项目完成或文件资料形成后及时收集整理，移交档案管理人员。对于重要文件和紧急文件，应优先收集。2.完整性：确保收集的档案资料齐全完整，能够全面反映规划设计工作的全过程和成果。对文件资料的正本、副本、附件等应一并收集。3.准确性：收集的档案资料应真实准确，数据可靠，签字盖章齐全，不得有虚假、涂改等情况。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，防止档案散失和损坏。（四）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.组卷：将同一类别的档案资料按照一定的原则和方法组成案卷。一般以项目为单位组卷，将与项目相关的文件资料集中在一起。3.编目：对每一卷档案编制卷内目录，包括文件编号、文件题名、日期、页号等内容。同时，编制案卷目录，包括案卷编号、案卷题名、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件资料进行修整和装订，使其整齐美观，便于保管和查阅。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应定期接收各项目负责人和成员移交的档案资料，对移交的档案进行认真核对，确保符合归档要求。2.归档的档案应整理规范，编目清晰，装订整齐，签字盖章齐全。3.归档的档案应填写《档案归档登记表》，详细记录档案的名称、编号、数量、归档日期等信息。（二）保管期限1.规划设计部档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如城市总体规划、重大项目的设计方案、项目立项文件等。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，如一般项目的设计文件、项目招投标文件等。短期保管的档案：保管期限为5年以下的档案，如项目进度报告、一般性会议纪要等。2.档案保管期限的确定，由档案管理人员根据档案的重要程度、利用价值等因素提出初步意见，报部门负责人审核批准。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和管理。同时，应设置明显的标识牌，标明档案类别、年份等信息。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。4.建立档案保管电子台账，记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，实现档案管理的信息化。六、档案的借阅与利用（一）借阅范围因工作需要，规划设计部内部成员及外部相关单位人员可以借阅档案。（二）借阅审批1.内部成员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息，经项目负责人签字同意后，报档案管理人员办理借阅手续。2.外部单位人员借阅档案，需持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，报档案管理人员办理借阅手续。3.借阅重要档案或涉及商业秘密、技术秘密的档案，需经部门负责人批准，并报公司主管领导同意。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，最长不超过[X]个工作日。（四）借阅归还1.借阅人员应按时归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理人员说明原因并办理续借手续。逾期未还的，档案管理人员应及时催还。2.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、质量和完整性，确认无误后办理归还手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。（五）利用服务1.档案管理人员应积极为规划设计部成员提供档案利用服务，根据工作需要及时提供档案资料。2.为方便档案利用，档案管理人员可根据实际情况，对档案进行复制、摘录等加工处理，但应严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合规划设计部的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.从档案的历史价值、现实利用价值、保管状况等方面综合考虑，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由部门负责人担任组长，档案管理人员和相关业务骨干为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的价值和保管期限是否合理。2.结合规划设计部的业务发展和工作需要，评估档案的现实利用价值。3.检查档案的保管状况，对破损、变质等失去保存价值的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报部门负责人审核。2.部门负责人审核同意后，报公司主管领导批准。3.经批准后，档案管理人员对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告部门负责人。八、档案的信息化管理（一）建立档案管理信息系统利用现代信息技术，建立规划设计部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析等功能，提高档案管理的效率