泸贵公路养护档案管理细则

泸贵公路养护档案管理细则一、总则（一）目的为加强泸贵公路养护档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，更好地服务于公路养护工作，特制定本细则。（二）适用范围本细则适用于泸贵公路养护过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则泸贵公路养护档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映泸贵公路养护工作的实际情况，严禁伪造和篡改。3.及时性原则及时收集、整理和归档养护过程中产生的各类文件资料，确保档案的时效性。4.便于利用原则档案的整理和保管应便于查询、借阅和利用，以满足公路养护工作的需要。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定泸贵公路养护档案管理的各项规章制度。2.负责泸贵公路养护档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计等工作。3.建立健全档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁过期和无保存价值的档案。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。6.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全体职工的档案意识。（二）养护部门职责1.负责本部门在公路养护工作中形成的各类文件资料的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案资料的日常管理，确保文件资料的及时、完整和准确。3.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、鉴定等工作，提供必要的业务支持。4.在工作中严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或丢失档案资料。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的专业知识和技能，熟悉泸贵公路养护工作流程。2.负责档案的具体收集、整理、编目、保管和利用等工作，严格按照档案管理规范操作。3.定期对档案进行清查和核对，发现问题及时报告并采取措施解决。4.保守档案机密，不得泄露档案内容。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案收集（一）收集范围1.养护计划与方案包括年度养护计划、专项养护方案、应急处置预案等。2.养护工程文件施工图纸、技术交底、工程变更通知、施工日志、质量检验报告、竣工验收文件等。3.巡查记录日常巡查记录、定期检查记录、特殊情况巡查记录等。4.养护作业记录路面养护、桥梁养护、隧道养护、交通设施维护等作业的详细记录。5.材料与设备管理文件材料采购清单、质量检验报告、设备购置合同、设备维修保养记录等。6.安全管理文件安全检查记录、安全事故报告及处理文件、安全培训资料等。7.其他相关文件上级主管部门的文件、与其他单位的往来函件、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其内容的真实性和可读性，并按照规定的格式和存储方式进行保存。4.定期对收集的文件资料进行清理和核对，发现问题及时补充或纠正。四、档案整理（一）分类标准泸贵公路养护档案按照以下类别进行分类：1.综合管理类包括养护计划、总结、统计报表、规章制度、会议纪要等。2.养护工程类按照不同的养护工程类型进一步细分，如路面工程、桥梁工程、隧道工程等。3.巡查检测类日常巡查记录、定期检测报告等。4.养护作业类根据不同的养护作业内容分类，如路面维修、桥梁养护作业等。5.材料设备类材料管理文件、设备管理文件等。6.安全管理类安全检查记录、事故处理文件等。7.其他类不属于以上分类的其他文件资料。（二）整理方法1.每份文件资料应单独装订或装盒，并在首页附上文件目录清单。2.按照分类标准对文件资料进行排序，同一类别的文件应按照时间顺序排列。3.对于有多个附件的文件，应将附件与正文一起整理，并在附件首页注明附件名称和顺序号。4.编制档案编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。档案编号格式可采用"类别代码+年份+顺序号"，例如：ZH2023001，表示综合管理类2023年第1份档案。五、档案编目（一）编目内容档案编目应包括以下内容：1.档号即档案编号。2.题名文件资料的标题或名称。3.责任者文件资料的形成部门或个人。4.日期文件资料的形成时间。5.保管期限根据档案的重要性和保存价值确定保管期限，分为永久、长期、短期。6.密级根据文件资料的保密要求确定密级，分为绝密、机密、秘密。7.页数文件资料的总页数。8.备注对档案内容的补充说明或特殊情况记录。（二）编目要求1.编目信息应准确、完整、清晰，不得遗漏或错误填写。2.编目应使用统一的格式和字体，确保编目质量。3.编目完成后，应进行核对，确保编目信息与档案内容一致。六、档案保管（一）保管场所应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类和编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒或档案柜进行保管，档案盒应标明档案类别、编号、题名等信息。3.对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并建立电子档案目录，注明电子档案的存储位置、文件名、日期等信息。4.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量与档案目录一致。（三）档案保护1.采取有效的防火措施，配备灭火器材，严禁在档案库房内吸烟和使用明火。2.做好防潮工作，库房地面应铺设防潮材料，档案柜应离墙放置，防止档案受潮发霉。3.定期进行防虫、灭鼠工作，放置防虫、灭鼠药品，防止档案被虫蛀、鼠咬。4.加强防盗措施，安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房的安全。5.对档案进行定期检查和维护，发现档案有损坏或变质情况，应及时采取措施进行修复或处理。七、档案利用（一）利用原则1.遵循保密规定，确保档案信息不泄露。2.按照规定的程序和手续办理档案借阅和查阅手续。3.以服务公路养护工作为目的，合理利用档案资源。（二）利用方式1.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失档案。2.查阅因工作需要查阅档案的，可在档案管理部门指定的场所进行查阅。查阅人员应遵守档案管理部门的规定，不得擅自摘抄、复印档案内容。如需摘抄或复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并注明摘抄或复印的内容、用途等信息。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅情况进行详细记录，包括借阅（查阅）日期、借阅（查阅）人员姓名、单位、档案名称、编号、借阅（查阅）期限、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据泸贵公路养护档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，准确判断档案是否仍有保存必要。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、养护部门业务骨干等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容，判断其对公路养护工作的参考价值和历史意义。2.考虑档案的形成时间、保管期限、密级等因素。3.结合公路养护工作的发展变化，评估档案的现实需求。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单应包括档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，并经档案管理部门负责人审核签字。3.按照规定的程序报上级主管部门批准后，由档案管理部门指定专人负责监督销毁。4.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。5.销毁工作完成后，在档案销毁清单上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。销毁清单应作为档案管理的重要资料妥善保存。九、监督与检查（一）监督机制建立健全泸贵公路养护档案管理监督机制，档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查和指导，确保档案管理工作规范、有序进行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等环节的工作质量。3.档案安全保管措施的落实