内业档案管理办法

内业档案管理办法一、总则1.目的为加强本单位内业档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于本单位各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。3.管理原则内业档案管理遵循集中统一管理、维护档案的真实性和完整性、便于利用的原则。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导本单位的档案管理工作。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立健全档案管理制度，定期对档案进行检查、核对，确保档案安全。负责档案的检索工具编制，积极提供档案利用服务，为各项工作提供支持。参与档案的鉴定、销毁工作，对到期或失去保存价值的档案提出处理意见。负责档案信息化建设，将档案信息录入管理系统，实现档案的数字化存储和检索。三、档案的收集与整理1.收集范围各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等纸质文件材料。合同、协议、项目文件、技术资料、图纸等专业档案。照片、录音、录像、电子文档等特殊载体档案。其他具有保存价值的资料。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地移交档案管理部门。收集的档案应字迹清晰、内容完整、签署齐全，符合档案整理要求。特殊载体档案应同时收集相关的文字说明材料，确保其内容可识别和理解。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。采用统一的分类标准和编号方法，确保档案编号的唯一性和系统性。对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，破损文件应进行修复或复制。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保其可读性和可用性。四、档案的分类与编号1.分类方案行政管理类：包括单位的各项规章制度、组织建设、人事管理、行政管理等方面的文件。业务工作类：根据本单位的业务范围，分为不同的业务类别，如项目管理、生产运营、市场营销等，每个类别下再细分具体的档案类目。财务审计类：涵盖财务报表、会计凭证、审计报告等财务相关档案。基本建设类：针对单位的基本建设项目，包括项目规划、设计文件、施工资料、竣工验收等档案。设备仪器类：有关设备仪器的购置、安装、调试、维护、报废等方面的档案。声像档案类：照片、录音、录像等资料。电子档案类：存储在电子介质上的各类文件和数据。2.编号规则档案编号采用"全宗号年度保管期限分类号件号"的结构。全宗号：由上级档案管理部门统一编制，代表本单位档案全宗。年度：采用公元纪年，如"20XX"。保管期限：分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下），分别用"Y""C""D"表示。分类号：根据档案分类方案，对应不同的类别赋予相应的代码。件号：在同一类别、同一保管期限内，按文件排列顺序编制的流水号。五、档案的保管与保护1.保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案盒、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案上架档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和管理。4.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，重点检查档案的保管状况、有无损坏、霉变等情况，发现问题及时处理。5.数字化备份对重要的档案进行数字化备份，存储在安全的电子介质上，并定期进行数据校验，确保数据的完整性和可用性。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则根据国家有关规定和本单位的实际情况，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保存价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和相关领导组成，负责对档案进行鉴定工作。3.鉴定方法对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，确定其保存价值。参考国家档案保管期限表，结合本单位的业务特点和实际需求，制定具体的档案保管期限表。4.销毁程序经鉴定失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，编制销毁清册。销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、文号、数量等详细信息。销毁清册经单位领导审批后，由档案管理部门负责组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告单位领导。七、档案的利用与服务1.利用范围本单位内部工作人员因工作需要可查阅、借阅档案；外单位因工作需要查阅档案的，须经本单位相关领导批准，并办理查阅手续。2.利用方式查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限和用途，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.利用登记对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案题名、查阅内容、借阅期限等信息，以便统计和查询。4.保密要求档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及单位机密的档案，利用者不得擅自复制、拍照、传播。利用完毕后，应及时归还档案，确保档案的安全。八、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，为单位的决策和业务工作提供有力支持。2.档案管理系统建立功能完善的档案管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。3.数据录入与维护档案管理人员应及时将档案信息录入管理系统，并定期对系统数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。4.安全管理加强档案信息化系统的安全管理，采取数据备份、访问控制、防火墙等安全措施，防止数据泄露和丢失。九、监督与考核1.监督检查档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.考核机制建立档案管理工作考