福州新奥清洁能源有限公司会议管理规定

福州新奥清洁能源有限公司会议管理规定一、总则（一）目的为规范福州新奥清洁能源有限公司（以下简称"公司"）会议管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司总部及各部门、各下属单位组织召开的各类会议。（三）会议原则1.精简高效原则：减少不必要的会议，提高会议效率，缩短会议时间，确保会议达到预期目的。2.充分准备原则：会前明确会议主题、议程、参会人员等，确保参会人员有充分时间准备相关资料。3.规范有序原则：会议组织、流程、记录等应遵循规范的程序，确保会议顺利进行。二、会议分类（一）公司级会议1.公司年度工作会议：总结上一年度工作，部署本年度工作计划和目标。2.公司季度工作会议：汇报季度工作进展，分析存在问题，制定下季度工作计划。3.公司月度工作会议：各部门汇报月度工作完成情况，协调解决工作中的问题。4.公司临时重要会议：根据公司重大决策、突发事件等需要召开的会议。（二）部门级会议1.部门周例会：部门内部总结上周工作，安排本周工作任务。2.部门专题会议：针对部门内特定工作事项或问题召开的会议。（三）跨部门会议因工作需要，由相关部门共同组织召开的协调工作、解决问题的会议。三、会议组织与安排（一）会议发起1.公司级会议由公司领导或综合管理部发起；部门级会议由部门负责人发起；跨部门会议由主办部门发起。2.发起会议应填写《会议申请表》（见附件1），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。（二）会议审批1.公司级会议由公司领导审批；部门级会议由部门分管领导审批；跨部门会议由涉及的最高分管领导审批。2.审批通过后，由发起部门负责会议的组织安排。（三）会议通知1.会议发起部门应提前[X]个工作日将会议通知发送给参会人员。通知方式可采用邮件、公司内部通讯软件等。2.会议通知应包含会议主题、时间、地点、参会人员、议程、需准备的资料等内容。（四）会议准备1.会议发起部门负责会议场地的预订、设备调试、资料准备等工作。2.对于重要会议，应提前布置会场，摆放会议资料、文具等。3.如需使用投影仪、音响等设备，应提前进行测试，确保设备正常运行。四、会议议程与主持（一）会议议程1.会议发起部门应根据会议主题和目的制定详细的会议议程。2.会议议程应明确各项议题的顺序、时间分配等，确保会议有序进行。3.会议议程应提前发送给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。（二）会议主持1.公司级会议一般由公司领导主持；部门级会议由部门负责人主持；跨部门会议由主办部门负责人或指定人员主持。2.会议主持人应熟悉会议议程，把控会议节奏，引导参会人员围绕主题发言，确保会议高效进行。3.主持人应维持会议秩序，对偏离主题、发言时间过长等情况进行适当提醒。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.每场会议应安排专人负责记录。记录人员应提前准备好会议记录本和笔。2.会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言内容、讨论结果、决议事项等。3.记录人员应使用规范的记录格式和语言，确保记录清晰、易懂。（二）会议纪要1.会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。2.会议纪要应突出会议重点，概括会议讨论结果和决议事项，明确责任人和完成时间。3.会议纪要一般应在会议结束后[X]个工作日内发布。公司级会议纪要由综合管理部负责撰写和发布；部门级会议纪要由部门自行撰写和发布；跨部门会议纪要由主办部门负责撰写和发布，并抄送相关部门。4.会议纪要应发送给参会人员及相关领导审阅，审阅通过后存档保存。六、会议纪律与要求（一）参会人员1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主持人请假，并安排合适人员代为参会。2.参会人员应认真准备会议相关资料，积极参与会议讨论，发表建设性意见。3.参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、玩手机或从事与会议无关的事情。（二）会议组织人员1.会议组织人员应提前到达会议场地，做好会议准备工作，确保会议按时开始。2.会议组织人员应负责会议期间的服务工作，如茶水供应、设备维护等，保证会议顺利进行。3.会议组织人员应认真做好会议记录，协助主持人维持会议秩序。七、会议跟进与落实（一）决议事项跟进1.会议结束后，相关责任人应按照会议决议事项认真落实工作任务。2.主办部门负责对决议事项的执行情况进行跟踪，并定期向会议主持人汇报进展情况。3.对于执行过程中出现的问题，应及时反馈给相关部门和领导，共同协商解决办法。（二）会议效果评估1.定期对会议效果进行评估，评估内容包括会议目标达成情况、参会人员满意度、会议效率等。2.会议效果评估可采用问卷调查、座谈会等方式进行。3.根据会议效果评估结果，总结经验教训，不断改进会议组织和管理工作。八、附则（一）本规定由公司综合管理部负责解释和修订。（二）本规定自发布之日起生效实施。附件1：会议申请表|会议主题|[具体主题]|||||会议时间|[开始时间][结束时间]||会议地点|[详细地点]||参会人员|[列出参会部门及人员]||会议议程|1.[议程1内容]<br>2.[议程2内容]<br>......||需准备的资料|1.[资料1名称及内容]