公司制度总经理办公会费用管理办法

公司制度总经理办公会费用管理办法一、总则（一）目的为加强公司总经理办公会费用的管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，确保办公会各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总经理办公会相关的各项费用支出，包括会议场地租赁、会议设备租赁、会议资料印刷、参会人员交通及餐饮、办公用品等费用。（三）管理原则1.预算控制原则严格按照预算安排控制办公会费用支出，确保费用支出在预算范围内。2.规范审批原则费用支出必须经过规定的审批流程，确保审批手续齐全、合规。3.节约高效原则在保证会议质量和效果的前提下，充分利用资源，节约费用开支，提高资金使用效率。二、费用预算管理（一）预算编制1.每年年末，由行政部门牵头，根据下一年度总经理办公会的预计召开次数、规模及各项工作安排，编制办公会费用预算草案。2.预算草案应详细列出各项费用的明细，包括场地租赁费用、设备租赁费用、资料印刷费用、交通餐饮费用、办公用品费用等，并对每一项费用进行合理估算。3.预算草案编制完成后，提交财务部门进行审核。财务部门根据公司财务状况、历史数据及相关标准，对预算草案进行审核，并提出修改意见。4.行政部门根据财务部门的审核意见，对预算草案进行修改完善后，提交总经理办公会审议。总经理办公会审议通过后，确定下一年度总经理办公会费用预算。（二）预算执行1.行政部门应严格按照批准的预算执行，确保各项费用支出控制在预算范围内。2.如因特殊情况需要调整预算，行政部门应提前编制预算调整申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，并提交总经理办公会审议。总经理办公会审议通过后，方可进行预算调整。（三）预算监督1.财务部门负责对总经理办公会费用预算的执行情况进行监督检查，定期对预算执行情况进行分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.行政部门应配合财务部门做好预算监督工作，及时提供预算执行情况的相关资料和信息。三、费用报销管理（一）报销流程1.费用发生后，经办人应及时整理相关票据，并填写费用报销单。费用报销单应详细填写费用项目、金额、事由、报销日期等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.经办人将填写好的费用报销单及原始凭证提交给部门负责人进行审核。部门负责人应根据公司相关规定和实际情况，对费用的真实性、合理性、必要性进行审核，并签署审核意见。3.部门负责人审核通过后，费用报销单提交给财务部门进行审核。财务部门应重点审核费用报销单的填写是否规范、原始凭证是否合法有效、费用是否在预算范围内等，并签署审核意见。4.财务部门审核通过后，费用报销单提交给总经理审批。总经理应根据公司相关规定和实际情况，对费用的合理性、必要性进行审批，并签署审批意见。5.总经理审批通过后，经办人将费用报销单及原始凭证提交给财务部门进行报销。财务部门应按照审批后的金额进行报销，并将报销款项支付给经办人。（二）报销标准1.会议场地租赁费用根据会议规模和实际需求，选择合适的会议场地，并按照市场价格签订租赁合同。租赁费用应在预算范围内，并按照合同约定进行支付。2.会议设备租赁费用根据会议需要，租赁必要的会议设备，如投影仪、音响设备、视频会议设备等。租赁费用应在预算范围内，并按照合同约定进行支付。3.会议资料印刷费用根据会议内容和参会人员数量，印刷必要的会议资料，如会议议程、会议文件、会议记录等。印刷费用应在预算范围内，并按照实际印刷数量进行支付。4.参会人员交通及餐饮费用参会人员的交通费用按照公司相关规定进行报销，餐饮费用应根据会议实际情况和相关标准进行安排，并在预算范围内进行报销。5.办公用品费用根据会议需要，购买必要的办公用品，如笔记本、笔、文件夹等。办公用品费用应在预算范围内，并按照实际购买数量进行支付。（三）报销期限1.费用发生后，经办人应在[X]个工作日内填写费用报销单，并提交相关审批。2.对于超过报销期限的费用报销，财务部门有权拒绝受理。特殊情况需要延长报销期限的，经办人应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意后方可延长。四、费用审批管理（一）审批权限1.费用报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审核后，财务部门审核，总经理审批。2.费用报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核，财务部门审核，总经理审批后，提交董事长备案。3.费用报销金额在[X]元以上的，由部门负责人审核，财务部门审核，总经理办公会审议通过后，董事长审批。（二）审批责任1.各级审批人员应认真履行审批职责，对费用的真实性、合理性、必要性进行严格审核。如因审批不严导致费用支出不合理或违规的，审批人员应承担相应的责任。2.经办人应对费用的真实性负责，如提供虚假发票或其他虚假报销凭证的，经办人应承担相应的法律责任。五、费用控制与节约措施（一）优化会议安排1.根据会议内容和参会人员情况，合理确定会议规模和时间，避免不必要的会议开支。2.尽量选择公司内部场地召开会议，减少外部场地租赁费用。如确实需要租赁外部场地，应通过招标、询价等方式选择性价比高的场地。（二）节约使用会议设备1.加强会议设备的日常管理和维护，提高设备使用寿命，减少设备更新费用。2.根据会议实际需求，合理配置会议设备，避免设备闲置浪费。（三）控制会议资料印刷1.精简会议资料内容，提高资料的实用性和针对性，减少资料印刷数量。2.推广使用电子文档，减少纸质资料印刷，降低印刷成本。（四）合理安排参会人员交通及餐饮1.鼓励参会人员选择公共交通出行，减少交通费用支出。2.根据会议实际情况，合理安排餐饮标准，避免铺张浪费。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对总经理办公会费用进行审计，检查费用支出是否符合公司相关规定和预算安排，审批手续是否齐全，报销凭证是否合法有效等。2.内部审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）财务监督1.财务部门负责对总经理办公会费用的日常核算和监督，及时发现和纠正费用支出过程中存在的问题。2.财务部门应定期向总经理办公会汇报费用预算执行情况和财务状况，为公司决策提供依据。（三）违规处理1.对于违反本办法规定的费用支出，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处