某工程公司印章管理制度VIP

某工程公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用流程，防范印章使用风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各项目部、分公司的各类印章管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）印章定义1.公章：公司法定名称章，代表公司对外行使权利和承担义务。2.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。3.财务专用章：用于办理公司财务相关业务，如票据结算、资金收付等。4.法人章：公司法定代表人个人名章，用于特定财务或法律文件签署。5.部门章：公司内部各部门使用的印章，用于部门内部文件、资料等的标识和管理。二、印章的刻制、启用与废止（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章，由申请部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司行政部门。2.行政部门根据审批意见，统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制的印章必须符合国家法律法规和公司规定的样式和规格。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章登记备案，并留存印模。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.印章启用时，行政部门应组织相关人员进行印章交接，填写《印章交接登记表》，交接双方签字确认。（三）印章废止1.印章因磨损、遗失、变更等原因需要废止时，由使用部门填写《印章废止申请表》，说明废止原因，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司行政部门。2.行政部门审核通过后，对废止印章进行封存，并在公司内部发布《印章废止通知》。3.废止的印章应按照公司规定进行妥善保管或销毁，销毁时应填写《印章销毁登记表》，由行政部门、财务部门等相关人员共同监督销毁过程。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理规定。3.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。（二）保管职责1.公章保管：由公司行政部门指定专人保管，保管人员应严格按照规定使用公章，不得擅自将公章交予他人使用。2.合同专用章保管：由公司合同管理部门指定专人保管，保管人员应根据合同审批流程，在合同上加盖合同专用章，并做好登记工作。3.财务专用章保管：由公司财务部门指定专人保管，保管人员应严格按照财务制度使用财务专用章，确保资金安全。4.法人章保管：由公司法定代表人或其授权的专人保管，保管人员应根据公司授权，在相关文件上加盖法人章。5.部门章保管：由各部门指定专人保管，保管人员应在部门内部文件、资料等上加盖部门章，并做好使用登记。（三）保管人员变更印章保管人员因工作调动、离职等原因需要变更时，应及时办理印章交接手续。交接时，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接日期等信息，交接双方签字确认，并报公司行政部门备案。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外签订合同、协议、文件等重要事项，以及办理公司营业执照、税务登记证等相关证照。2.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等经济业务。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权的文件签署、银行预留印鉴等。5.部门章：用于部门内部文件、资料的标识和管理，如发文、通知、报告等。（二）使用流程1.申请：使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、用途、文件名称、份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：根据印章使用范围和审批权限，分别报分管领导、总经理或董事长审批。3.用印：印章保管人员根据审批意见，在《印章使用申请表》上加盖印章，并做好登记工作。登记内容包括印章名称、使用日期、使用事项、文件名称、份数、申请人等。4.文件存档：用印完成后，使用部门应将相关文件、资料存档保管，以备查阅。（三）特殊情况使用1.因紧急情况需要使用印章，无法提前办理审批手续的，使用部门应电话向分管领导或总经理汇报，经同意后可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地签订合同需要使用印章的，可通过邮寄方式将《印章使用申请表》及相关文件资料寄回公司，经审批后由印章保管人员将印章盖好后再寄回。（四）禁止使用情况1.未经审批的文件、资料不得使用印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用印章。五、印章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章使用情况进行日常监督检查，财务部门负责对财务专用章等涉及资金业务的印章使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合规定、印章存放是否安全等。2.印章使用流程执行情况，包括是否按规定申请、审批、用印等。3.印章使用登记情况，登记内容是否完整、准确。（三）检查频率行政部门和财务部门应定期对印章使用情况进行检查，每月至少检查一次，并做好检查记录。对于发现的问题，应及时督促整改。（四）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究法律责任。六、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。（二）修订与完善本制度将根据国家法律法规、公司实际情况和印章管理工作需要，适时进行修订和完善。（三）生效日期本制度自发布之日起生效实施。附