安全档案管理办法

安全档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司安全档案管理，规范安全档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保安全档案的完整性、准确性和系统性，为公司安全生产决策提供依据，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、各项目在安全生产活动中形成的各类安全档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司安全档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：安全档案应如实反映安全生产活动的实际情况，数据准确、内容真实，不得弄虚作假。3.分类科学原则：按照安全档案的形成领域、时间、性质等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.便于利用原则：建立完善的档案检索系统，提高档案的利用效率，为公司安全生产管理提供便捷的服务。二、安全档案的分类与编号（一）分类安全档案分为以下几类：1.安全生产法律法规及标准规范类：包括国家和地方有关安全生产的法律法规、规章、规范性文件，以及各类安全标准、规范、规程等。2.安全管理制度类：公司制定的各项安全生产管理制度、操作规程、应急预案等。3.安全管理机构与人员类：公司安全管理机构设置文件、安全管理人员任命文件、安全管理人员资质证书等。4.安全培训教育类：员工安全培训计划、培训教材、培训记录、考试试卷等。5.安全检查与隐患排查治理类：安全检查计划、检查表、隐患排查记录、隐患整改方案及整改情况跟踪记录等。6.安全投入与费用管理类：安全投入计划、费用台账、安全设施设备购置发票等。7.安全设施设备管理类：安全设施设备台账、维护保养记录、检测检验报告、报废处理记录等。8.危险化学品管理类：危险化学品采购、储存、使用、运输等环节的相关文件和记录，如危险化学品清单、出入库记录、安全技术说明书等。9.职业健康管理类：职业健康管理制度、职业健康体检报告、职业病危害因素检测报告、防护用品配备与使用记录等。10.应急管理类：应急预案演练计划、演练记录、应急救援物资储备清单、应急救援人员信息等。11.事故管理类：事故报告、事故调查处理报告、事故现场照片、事故分析会议记录等。12.其他安全相关类：上述类别未涵盖的其他与安全生产有关的文件和资料。（二）编号安全档案采用分类编号法进行编号，具体编号规则如下：1.一级类目采用大写英文字母表示，如上述分类中的12类分别用A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K、L表示。2.二级类目采用两位阿拉伯数字表示，每个一级类目下的二级类目从01开始顺序编号。3.三级类目采用三位阿拉伯数字表示，在二级类目下的三级类目从001开始顺序编号。4.例如，"安全生产法律法规及标准规范类"的编号为"A"，其中"安全生产法律法规"二级类目编号为"01"，该二级类目下的"国家安全生产法律法规"三级类目编号为"001"，则其完整编号为"A01001"。三、安全档案的收集（一）收集责任部门1.各类安全档案由产生部门负责收集整理，确保档案资料的齐全、完整。2.安全管理部门负责督促、指导各部门做好安全档案的收集工作，并对收集的档案进行审核。（二）收集范围1.在安全生产活动中形成的各种文件、记录、报表、报告、合同、协议、图纸、照片、音像资料等均应作为安全档案进行收集。2.包括但不限于上级主管部门下发的有关安全生产文件、公司内部的安全管理文件、安全会议纪要、安全检查记录、隐患排查治理记录、安全培训记录、安全设施设备维护保养记录、事故报告及处理文件等。（三）收集时间要求1.各部门应在安全活动结束后[X]个工作日内，将形成的安全档案资料收集齐全，并移交至安全管理部门或指定的档案管理部门。2.对于时效性较强的安全档案，如安全检查记录、隐患整改通知书等，应及时收集整理，确保档案的及时性和准确性。（四）收集方式1.直接收集：由档案管理人员直接到各部门收集安全档案资料。2.部门报送：各部门按照规定的时间和要求，将整理好的安全档案资料报送至档案管理部门。3.电子文档收集：对于能够以电子形式保存的安全档案资料，可通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。四、安全档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.按照分类编号规则进行整理，确保档案的系统性和规范性。（二）整理步骤1.分类：将收集到的安全档案资料按照本办法规定的分类标准进行分类。2.组卷：同一类别的档案资料按照时间顺序、重要程度等因素进行组卷，每卷厚度不宜过厚，一般以[X]厘米为宜。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目。卷内文件应按照排列顺序依次编写页号，单面书写的文件在右上角编写页号，双面书写的文件正面在右上角、背面在左上角编写页号。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒封面填写档案类别、年度、保管期限、起止卷号等信息。（三）整理要求1.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.电子档案应与纸质档案内容一致，并按照规定的格式和命名规则进行存储。3.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。五、安全档案的归档（一）归档时间安全档案应在整理完毕后的[X]个工作日内进行归档。（二）归档流程1.档案管理人员对整理好的安全档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核通过后，档案管理人员将档案移交至档案库房，按照档案分类编号顺序进行上架存放，并在档案管理系统中录入档案相关信息。3.建立档案归档目录清单，一式两份，一份留存档案管理部门，一份交送相关部门备案。（三）归档要求1.归档的安全档案应编制归档说明，简要介绍档案的形成背景、主要内容和保管期限等信息。2.归档的档案应确保质量，符合档案整理和装订的要求。3.电子档案应与纸质档案同步归档，存储介质应选用耐久性好、可靠性高的设备，并做好备份工作。六、安全档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管期限安全档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管：公司安全生产重大决策文件。公司安全生产事故报告及处理文件。国家和地方有关安全生产的法律法规、规章、规范性文件等。2.长期保管：公司安全管理制度、操作规程等。安全培训教育记录、安全检查记录、隐患排查治理记录等。安全设施设备台账、维护保养记录等。保管期限为[X]年。3.短期保管：临时性的安全文件和记录。保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量准确、内容完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案的安全。七、安全档案的利用（一）利用原则1.遵循保密制度，确保档案信息的安全。2.按照规定的程序和权限进行利用，提高档案的利用效率。3.充分发挥档案的作用，为公司安全生产管理提供有力支持。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅安全档案的，查阅人员应填写《安全档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照查阅申请表的要求提供档案，并做好查阅记录。2.借阅：因特殊情况需要借阅安全档案的，借阅人员应填写《安全档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，归还档案时应进行检查，如有损坏或丢失，应承担相应的责任。3.复制：因工作需要复制安全档案的，复制人员应填写《安全档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定的程序进行复制，并做好复制记录。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，确保其与原件具有同等效力。（三）利用记录档案管理部门应建立安全档案利用记录台账，详细记录查阅、借阅、复制档案的时间、人员、内容、用途等信息，以便对档案的利用情况进行跟踪和统计分析。八、安全档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期限已满的安全档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，会同安全管理部门、相关业务部门等组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，提出存毁意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的安全档案，应填写《安全档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员和销毁人员在《安全档案销毁清册》上签字确认。3.《安全档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁的凭证。九、监督与考核（一）监督检查1.公司安全管理部门负责对各部门安全档案管理工作进行定期监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.档案管理部门应配合安全管理部门做好监督检查工作，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核1.将安全档案管理工作纳入公司安全生产绩效考