办公室常用品管理制度

办公室常用品管理制度一、总则1.目的为加强办公室常用品的管理，规范采购、使用、保管等行为，提高物品使用效率，节约成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门办公室常用品的管理。3.定义办公室常用品是指用于办公环境日常运转、员工办公操作等方面的各类物品，包括但不限于文具、办公设备及耗材、清洁用品、饮用水等。二、管理职责1.行政部门负责制定办公室常用品管理制度，并监督执行。统一规划和审核常用品的采购计划，根据实际需求合理安排采购。负责常用品的采购、验收、入库、保管、发放等工作。定期对常用品的库存进行盘点，确保账物相符。对各部门常用品的使用情况进行监督和检查，提出改进建议。2.各部门负责本部门常用品需求的统计和上报，配合行政部门做好采购计划的制定。严格按照规定使用常用品，不得浪费或挪作他用。负责本部门常用品的保管和维护，发现问题及时向行政部门反馈。协助行政部门进行库存盘点工作。三、采购管理1.采购计划各部门应于每月末根据本部门下月的工作需求，填写《办公室常用品需求申请表》，详细列出所需物品的名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核签字后提交至行政部门。行政部门汇总各部门的需求申请表，结合库存情况进行综合分析，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。如遇特殊情况或临时需求，各部门可填写《办公室常用品紧急采购申请表》，说明紧急采购的原因和物品信息，经部门负责人和行政部门负责人审批后，由行政部门优先安排采购。2.供应商选择行政部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行评估和筛选，选择优质的供应商合作。定期对供应商进行考核，如发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、价格不合理等情况，应及时与其沟通协商，要求其整改；如问题严重，可考虑更换供应商。3.采购实施行政部门根据采购计划和选定的供应商，与供应商签订采购合同或协议，明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。在采购过程中，行政部门应及时跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现采购物品存在质量问题或与合同约定不符，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。采购完成后，行政部门应收集采购发票、送货单、验收单等相关凭证，办理报销手续。四、验收与入库1.验收标准行政部门采购人员应根据采购合同或协议的要求，对采购物品的规格、数量、质量等进行验收。对于文具类物品，应检查其外观是否完好、包装是否完整、规格是否符合要求等；对于办公设备及耗材，应进行开机测试、功能检查等，确保其性能正常；对于清洁用品、饮用水等，应检查其品牌、规格、质量是否与采购要求一致。2.验收流程采购物品到货后，采购人员应及时通知仓库管理人员共同进行验收。仓库管理人员根据采购合同或协议及验收标准，对采购物品进行逐一核对和检查。如发现问题，应及时记录并与采购人员沟通，共同协商解决方案。验收合格的物品，仓库管理人员应在送货单或验收单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物品，应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。3.入库管理仓库管理人员应按照物品的类别、规格、型号等进行分类存放，并建立库存台账，详细记录物品的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息。对于贵重物品或易损物品，应单独存放，并采取相应的防护措施，确保其安全完好。库存物品应摆放整齐、有序，便于查找和盘点。五、保管与库存管理1.保管要求仓库应保持干燥、通风、整洁的环境，温度和湿度应符合物品保管的要求。库存物品应按照规定的存放方式进行摆放，不得随意堆放，以免损坏物品或影响仓库的整洁。仓库管理人员应定期对库存物品进行检查，查看是否有损坏、变质、过期等情况，如发现问题应及时处理。对于易燃、易爆、有毒等危险物品，应按照相关规定进行单独存放，并采取严格的安全防护措施，确保使用安全。2.库存盘点行政部门应定期组织库存盘点工作，确保账物相符。盘点周期一般为每月一次，每年进行一次全面盘点。盘点前，仓库管理人员应将库存物品进行整理和核对，确保库存台账记录准确无误。盘点时，应安排专人负责清点库存物品的数量，并与库存台账进行逐一核对。如发现账物不符，应及时查明原因，并填写《库存盘点差异表》，注明差异情况和原因。对于盘点中发现的盘盈或盘亏情况，应按照规定进行处理。盘盈的物品应及时入账，盘亏的物品应查明原因，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。3.库存控制行政部门应根据各部门的使用情况和库存周转率，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。对于库存积压的物品，应及时与各部门沟通，了解是否还有使用需求。如确实无法使用，应考虑采取降价促销、报废处理等方式进行处理，以减少库存占用资金。根据库存情况和采购周期，行政部门应及时调整采购计划，确保库存数量保持在合理范围内。六、发放与使用1.发放原则办公室常用品的发放应遵循按需发放、勤俭节约的原则，严格控制发放数量和范围。各部门应根据实际工作需求领取常用品，不得超量领取或浪费。2.发放流程各部门如需领取常用品，应填写《办公室常用品领用申请表》，注明所需物品的名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审核签字后提交至行政部门。行政部门仓库管理人员根据《办公室常用品领用申请表》，核对库存情况，如库存充足，应及时发放物品，并在库存台账上记录发放日期、领取部门、物品名称、规格、数量等信息；如库存不足，应告知申请人库存情况，并说明预计到货时间。领取人在收到发放的物品后，应在《办公室常用品领用登记表》上签字确认。3.使用规定员工应妥善保管领取的常用品，不得随意丢弃或损坏。对于贵重物品或共享的办公设备，如电脑、打印机、复印机等，应按照操作规程正确使用，不得擅自更改设备设置或拆卸零部件。员工离职时，应将所领用的常用品全部归还行政部门仓库，经仓库管理人员核对无误后办理离职手续。七、报废与处理1.报废条件办公设备及耗材等物品达到规定的使用年限或出现严重损坏，无法正常使用且无维修价值的，可申请报废。文具、清洁用品等物品因过期、变质、损坏等原因无法继续使用的，应及时清理报废。2.报废申请各部门发现符合报废条件的物品后，应填写《办公室常用品报废申请表》，详细说明物品的名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，经部门负责人审核签字后提交至行政部门。行政部门对各部门提交的报废申请进行审核，如情况属实，应安排相关人员对报废物品进行核实和鉴定。3.报废处理经审核批准报废的物品，行政部门应根据物品的性质和价值，选择合适的处理方式。对于可回收利用的物品，如废旧纸张、塑料瓶、金属等，应进行分类回收，交予专业的回收公司处理；对于不可回收利用的物品，如废旧电器、过期化学用品等，应按照环保要求进行妥善处理，避免对环境造成污染。行政部门应在库存台账和财务账目中及时核销已报废的物品，确保账物一致。八、监督与检查1.行政部门定期检查行政部门应定期对各部门办公室常用品的使用、保管情况进行检查，查看是否存在浪费、违规使用、保管不善等问题。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.内部审计监督公司内部审计部门应定期对办公室常用品的管理情况进行审计，检查采购、验收、入库、保管、发放、报废等环节是否符合规定，是否存在违规操作或浪费现象。对于审计中发现的问题，应及时下达审计整改通知，要求相关部门进行整改。3.违规处理对于违反本制度规定的部门或个人，行政部门应视情