某集团股份公司财务部票证与印件管理办法

某集团股份公司财务部票证与印件管理办法一、总则（一）目的为加强某集团股份公司财务部票证与印件的管理，规范操作流程，确保财务信息安全与准确，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于某集团股份公司财务部各类票证的购买、保管、使用、核销以及印件的制作、保管、使用等相关管理活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规章制度，确保票证与印件管理合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障票证与印件的安全，防止丢失、被盗、篡改等情况发生。3.职责明确原则：明确各岗位在票证与印件管理中的职责，做到责任到人。4.规范操作原则：制定标准化操作流程，确保各项管理活动有序进行。二、票证管理（一）票证种类财务部涉及的票证主要包括但不限于发票（增值税专用发票、增值税普通发票等）、收据、支票、汇票、本票等。（二）票证购买1.申请流程各业务部门根据业务需求，填写票证购买申请表，注明所需票证的种类、数量等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至财务部。2.审批环节财务部相关岗位人员对申请表进行审核，确认业务需求的合理性。审核通过后，报财务经理审批。财务经理审批同意后，由专人负责到税务机关或其他指定机构购买票证。3.购买记录购买票证时，应详细记录购买日期、票证种类、数量、起止号码、购买金额等信息。购买记录应妥善保存，以备查询和核对。（三）票证保管1.专用库房财务部设立专门的票证保管库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施。2.分类存放票证应按照种类、号码段等进行分类存放，便于查找和管理。不同种类的票证应分开存放，避免混淆。3.专人负责指定专人负责票证的保管工作，保管人员应具备较强的责任心和安全意识。保管人员应定期对票证进行盘点，确保账实相符。（四）票证使用1.开具规定发票等票证的开具应严格按照国家税收法律法规及公司相关规定执行。开具票证时，应确保填写内容真实、准确、完整，包括客户名称、项目名称、金额、税率等信息。票证的开具应使用规定的开票软件或工具，确保字迹清晰、印章齐全。2.领用登记内部人员因业务需要领用票证时，应填写票证领用登记表，注明领用日期、票证种类、数量、起止号码等信息。领用登记表经领用人签字确认后，由保管人员留存。3.使用监督财务部门应定期对票证的使用情况进行检查，监督票证的开具是否合规。发现问题应及时纠正，并对相关责任人进行处理。（五）票证核销1.定期核对每月末，保管人员应对已使用的票证进行核对，统计已开具票证的金额、数量等信息。将核对结果与财务账目进行比对，确保账实相符。2.核销流程核对无误后，填写票证核销申请表，注明已使用票证的起止号码、开具金额、核销日期等信息。申请表经财务经理审批后，进行票证的核销处理。核销后的票证应妥善保管，以备税务机关等部门检查。三、印件管理（一）印件种类财务部涉及的印件主要包括财务专用章、发票专用章、法人章等各类印章，以及财务文件、报表、合同等复印件。（二）印章制作1.申请流程因业务需要新刻印章时，由相关部门填写印章制作申请表，注明印章名称、用途等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至财务部。2.审批环节财务部相关岗位人员对申请表进行审核，确认印章制作的必要性。审核通过后，报财务经理、公司分管领导审批。经公司法定代表人同意后，由指定的印章制作机构按照规定制作印章。3.备案登记印章制作完成后，应及时到公安机关等相关部门进行备案登记。备案登记信息应妥善保存，以备查询。（三）印章保管1.专人专柜各类印章应指定专人保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。印章应存放在专门的保险柜或保管箱中，实行专柜保管。2.使用登记印章使用时，应填写印章使用登记表，注明使用日期、印章名称、使用事项、批准人等信息。登记表经使用人、保管人签字确认后，由保管人留存。3.定期盘点保管人员应定期对印章进行盘点，确保印章安全。如发现印章丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。（四）印章使用1.审批权限严格规定印章的使用审批权限，不同印章的使用应按照相应的审批流程进行。例如，财务专用章的使用需经财务经理审批，重大事项还需报公司分管领导审批。2.使用范围明确印章的使用范围，确保印章仅用于规定的业务事项。严禁印章用于与公司业务无关的活动。3.现场监印印章使用时，保管人员应在现场进行监印，确保印章正确加盖在规定位置。盖章后，应对盖章的文件进行审核，确保文件内容与盖章事项相符。（五）印件管理1.复印件制作制作财务文件、报表、合同等印件时，应填写印件制作申请表，注明制作内容、用途等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至财务部。财务部相关岗位人员对申请表进行审核，确认制作需求的合理性。审核通过后，由专人按照规定进行印件制作。2.登记存档印件制作完成后，应进行登记，注明印件名称、制作日期、份数、发放对象等信息。印件应按照类别进行存档，便于查阅和管理。3.保密要求涉及公司机密的印件应严格保密，限制查阅范围。印件的借阅应按照规定办理审批手续，确保印件安全。四、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对财务部票证与印件管理情况进行审计，检查管理制度的执行情况、操作流程的合规性等。（二）定期自查财务部应定期组织对票证与印件管理进行自查，及时发现问题并进行整改。（三）问题处理对于监督检查中发现的问题，应及时分析原因，采取有效措施进行处理。对违反规定的责任人，应按照公司相关制度进行严肃处理。五、附则（一）解释权本办法由某