哈尔滨枢纽改造工程物资设备管理办法

哈尔滨枢纽改造工程物资设备管理办法一、总则（一）目的为加强哈尔滨枢纽改造工程物资设备管理，规范物资设备采购、供应、使用、存储等环节的行为，确保工程物资设备质量，满足工程建设需要，控制工程成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于哈尔滨枢纽改造工程建设过程中物资设备的管理活动，包括新建铁路、既有铁路改造、相关配套设施等涉及的物资设备。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及铁路建设相关规定，依法开展物资设备管理工作。2.质量第一原则：把物资设备质量作为首要目标，确保所采购和使用的物资设备符合工程设计要求和质量标准。3.成本控制原则：在保证物资设备质量的前提下，通过科学管理、合理采购、优化配置等手段，降低物资设备采购成本和使用成本。4.全程管控原则：对物资设备的采购、运输、验收、存储、发放、使用、报废等全过程进行有效管控，确保各环节衔接紧密、管理有序。二、管理职责（一）建设单位职责1.负责制定哈尔滨枢纽改造工程物资设备管理的总体策略和相关制度。2.组织编制物资设备采购计划，审核物资设备招标文件，确定招标方式和中标单位。3.监督检查物资设备采购、供应、使用等环节的工作，协调解决物资设备管理中的重大问题。4.负责组织物资设备的验收工作，对不合格物资设备提出处理意见。5.建立物资设备管理信息平台，汇总、分析物资设备管理数据，为工程建设提供决策支持。（二）施工单位职责1.根据工程建设进度和实际需求，编制物资设备需求计划，并报建设单位审核。2.按照建设单位批准的物资设备采购计划，负责具体的采购实施工作，包括选择供应商、签订采购合同等。3.负责物资设备的运输、装卸、保管等工作，确保物资设备在运输和存储过程中的安全和质量。4.对进场的物资设备进行检验和试验，合格后方可使用，并做好相关记录。5.建立物资设备台账，详细记录物资设备的出入库、使用、损耗等情况，定期向建设单位报送物资设备管理报表。6.负责物资设备的现场管理，合理使用物资设备，降低物资消耗，做好废旧物资的回收和处理工作。（三）监理单位职责1.审查施工单位提交的物资设备需求计划和采购计划，提出监理意见。2.监督施工单位物资设备采购过程，检查采购合同的执行情况。3.对进场物资设备进行见证检验和验收，审核施工单位的检验和试验报告，对不合格物资设备严禁签认，并督促施工单位进行处理。4.定期检查施工单位物资设备的存储、保管和使用情况，发现问题及时要求施工单位整改。5.参与物资设备管理中的质量事故调查和处理，监督整改措施的落实。（四）物资设备供应商职责1.严格按照合同约定，提供质量合格、数量准确、规格型号相符的物资设备，并提供相关质量证明文件。2.负责物资设备的包装、运输、装卸等工作，确保物资设备安全无损地运抵施工现场。3.在物资设备供应过程中，及时响应建设单位、施工单位和监理单位的要求，解决出现的问题。4.对物资设备的质量负责，在质保期内承担质量保证责任，负责质量问题的处理和退换货等工作。三、物资设备采购管理（一）采购计划编制1.施工单位应根据工程设计文件、施工组织设计和施工进度计划，提前编制物资设备需求计划。需求计划应明确物资设备的名称、规格型号、数量、交货时间等详细信息。2.建设单位对施工单位提交的物资设备需求计划进行审核，结合工程总体进度和资金安排，综合平衡后下达物资设备采购计划。采购计划应包括采购物资设备的种类、数量、采购时间、交货地点等内容。（二）采购方式选择1.物资设备采购应根据其性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于重要物资设备、金额较大的采购项目，原则上应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照国家和铁路行业相关规定，发布招标公告，邀请具备相应资质和能力的供应商参加投标，通过评标确定中标单位。3.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。4.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。5.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.采购的物资设备规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的，可以采用询价采购方式，向三家以上供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。（三）招标文件编制与审核1.建设单位或其委托的招标代理机构负责编制物资设备招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件中的技术规格应明确物资设备的质量标准、性能参数、验收要求等，确保所采购的物资设备符合工程建设需要。合同条款应明确双方的权利和义务、交货时间、付款方式、质量保证、违约责任等内容。3.建设单位组织相关部门和专家对招标文件进行审核，重点审核招标文件的合法性、完整性、准确性以及对潜在投标人的公平性等方面，确保招标文件无重大疏漏和歧义。（四）供应商选择与管理1.建设单位建立供应商准入制度，对参与哈尔滨枢纽改造工程物资设备供应的供应商进行资格审查。供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、较强的生产供应能力和质量保证能力等条件。2.施工单位应按照建设单位的要求，在合格供应商名录中选择供应商，并将拟选供应商名单报建设单位备案。对于不在合格供应商名录中的供应商，施工单位应进行实地考察和资格评审，经建设单位批准后方可选用。3.建设单位定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括物资设备质量、交货期、售后服务、合同履行情况等方面。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对存在问题的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（五）采购合同签订1.采购合同应根据招标文件和中标人的投标文件签订，合同内容应与招标文件和投标文件一致，明确双方的权利和义务、物资设备的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，建设单位、施工单位和供应商应严格履行合同约定。如因特殊情况需要变更合同条款，应按照合同约定的程序进行协商，并签订书面补充协议。四、物资设备验收管理（一）验收准备1.物资设备到货前，施工单位应做好验收准备工作，包括组建验收小组、制定验收方案、准备验收工具和场地等。验收小组应由施工单位的质量管理人员、技术人员、物资管理人员等组成。2.施工单位应根据物资设备的特点和验收要求，制定详细的验收方案，明确验收的程序、方法、标准和人员分工等内容。验收方案应报监理单位审核批准。（二）验收程序1.物资设备到货后，供应商应及时通知施工单位进行验收。施工单位在接到通知后，应组织验收小组按照验收方案进行验收。2.验收过程中，验收人员应首先核对物资设备的名称、规格型号、数量、包装等是否与合同约定一致，检查物资设备的外观质量是否有损坏、变形等缺陷。3.对物资设备的质量证明文件进行审核，包括产品合格证、质量检验报告、质量保证书等，确保质量证明文件真实有效。4.按照相关标准和规范对物资设备进行检验和试验，检验和试验项目应符合合同要求和国家、行业标准。对于重要物资设备，应委托有资质的检测机构进行检测。5.验收合格的物资设备，验收小组应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应包括物资设备的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。（三）验收结果处理1.经验收合格的物资设备，方可办理入库手续，并按照规定进行存储和保管。2.经验收不合格的物资设备，施工单位应及时通知供应商，要求供应商限期更换或处理。在供应商未处理完毕之前，不合格物资设备应单独存放，不得投入使用。3.对于因验收不合格造成的损失，施工单位有权按照合同约定向供应商索赔。监理单位应监督施工单位对不合格物资设备的处理情况，确保工程质量不受影响。五、物资设备存储管理（一）存储场地规划1.建设单位根据工程建设需要，合理规划物资设备存储场地。存储场地应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资设备的安全存储。2.物资设备应按照类别、规格型号、批次等进行分区存放，并设置明显的标识牌，注明物资设备的名称、规格型号、数量、批次等信息，便于管理和查找。（二）存储保管措施1.施工单位应制定物资设备存储保管制度，明确存储保管人员的职责和物资设备存储保管的要求。2.存储保管人员应定期对物资设备进行检查和盘点，确保物资设备的数量准确、质量完好。对于易受潮、易生锈、易变质的物资设备，应采取相应的防潮、防锈、防腐等措施。3.对易燃易爆、有毒有害等危险物资设备，应按照相关规定进行单独存储，并采取严格的安全防护措施，确保存储安全。（三）库存盘点1.施工单位应定期进行库存盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面盘点。2.库存盘点应做到账实相符，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。对于盘盈、盘亏的物资设备，应按照规定进行处理，并记录在案。3.建设单位和监理单位应定期对施工单位的库存盘点情况进行检查和监督，确保库存管理规范、准确。六、物资设备发放与使用管理（一）发放管理1.施工单位应建立物资设备发放制度，明确物资设备发放的流程和审批程序。物资设备发放应遵循先进先出、限额领料等原则。2.施工班组根据施工进度和实际需求，填写物资设备领料单，经班组长签字后报施工单位物资管理部门审核。物资管理部门审核无误后，按照领料单发放物资设备，并做好发放记录。3.物资设备发放记录应包括物资设备的名称、规格型号、数量、领用班组、领用时间、领用人等信息，确保物资设备发放可追溯。（二）使用管理1.施工单位应加强对物资设备使用过程的管理，合理安排物资设备的使用，提高物资设备的利用率。2.施工人员应按照操作规程正确使用物资设备，严禁违规操作。如发现物资设备出现故障或损坏，应及时报告并安排维修，确保物资设备正常运行。3.施工单位应建立物资设备使用台账，详细记录物资设备的使用情况，包括使用时间、使用部位、使用量、维修情况等信息，定期进行统计分析，为物资设备管理提供依据。七、物资设备成本管理（一）成本预算编制1.建设单位在编制工程概算时，应合理确定物资设备的预算价格，包括采购成本、运输成本、存储成本、损耗等费用。2.施工单位应根据建设单位下达的物资设备采购计划，结合市场价格行情，编制物资设备成本预算。成本预算应包括物资设备的采购价格、运输费用、装卸费用、存储费用、管理费用等明细项目。（二）成本控制措施1.建设单位通过招标采购、集中采购等方式，降低物资设备采购成本。加强对采购过程的监督管理，防止出现高价采购、违规采购等情况。2.施工单位应优化物资设备采购方案，选择性价比高的物资设备。加强物资设备的现场管理，减少物资设备的损耗和浪费，降低物资设备使用成本。3.建设单位和施工单位应定期对物资设备成本进行核算和分析，及时发现成本管理中存在的问题，并采取有效措施进行整改，确保物资设备成本控制在合理范围内。八、物资设备废旧物资管理（一）废旧物资界定与回收1.明确废旧物资的界定标准，包括已损坏无法修复、已淘汰不再使用、工程剩余物资等。2.施工单位在工程施工过程中，应及时清理和回收废旧物资，设立专门的存放场地，并做好标识和记录。（二）废旧物资处理1.施工单位定期对废旧物资进行盘点和统计，根据废旧物资的种类、数量、质量等情况，制定废旧物资处理方案。2.废旧物资处理可采用出售、报废等方式。对于有利用价值的废旧物资，应通过合法途径进行出售；对于无利用价值的废旧物资，应按照相关规定进行报废处理，并做好报废记录。3.建设单位和监理单位应监督施工单位废旧物资处理情况，确保废旧物资处理符合相关规定和要求。九、物资设备信息管理（一）信息平台建设1.建设单位建立哈尔滨枢纽改造工程物资设备管理信息平台，实现物资设备采购、供应、验收、存储、发放、使用、废旧物资处理等全过程信息的动态管理。2.信息平台应具备物资设备基础信息管理、采购管理、合同管理、库存管理、进度管理、成本管理、统计分析等功能模块，为物资设备管理提供便捷、高效的信息化手段。（二）信息录入与共享1.施工单位、监理单位等相关部门应按照信息平台的要求，及时录入物资设备管理相关信息，确保信息的准确性和及时性。2.建设单位、施工单位、监理单位等部门之间应实现物资设备管理信息的共享，通过信息平台及时沟通和协调物资设备管理工作中的问题，提高管理效率。十、监督检查与考核（一）监督检查1.建设单位定期对哈尔滨枢纽改造工程物资设备管理情况进行监督检查，检查内容包括物资设备采购、验收、存储、发放、使用、成本管理、废旧物资处理等方面。2.监理单位按照监理合同的要求，对施工单位物资设备管理工作进行日常监督检查，发现问题及时要