东博煤炭有限责任公司物资管理办法

东博煤炭有限责任公司物资管理办法第一章总则第一条目的为加强东博煤炭有限责任公司（以下简称"公司"）物资管理，规范物资采购、供应、储备、使用等行为，降低物资采购成本，提高物资使用效率，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各单位的物资管理活动，包括物资的计划、采购、验收、储存、发放、核算等环节。第三条物资分类1.生产物资：用于煤炭生产过程中的设备、配件、材料等，如采煤机、掘进机、输送带、锚杆、炸药等。2.辅助生产物资：为保障生产顺利进行而使用的物资，如润滑油、液压油、劳保用品等。3.办公物资：公司日常办公所需的设备、用品、文具等，如电脑、打印机、办公桌、文件柜、纸张、笔等。4.基建物资：用于公司基本建设项目的物资，如钢材、水泥、木材、砖等。第四条管理原则1.统一管理原则：公司物资管理实行统一领导、分级负责的管理体制，由物资管理部门统一规划、统一采购、统一调配、统一核算。2.计划采购原则：物资采购应根据生产经营计划和实际需求，提前编制采购计划，按照计划进行采购，避免盲目采购和积压浪费。3.质量第一原则：物资采购要严格把控质量关，确保所采购的物资符合国家标准、行业标准和公司生产经营要求，杜绝不合格物资进入公司。4.成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购渠道、采购方式和采购批量，降低物资采购成本，提高物资性价比。5.高效服务原则：物资管理部门要树立服务意识，及时、准确地为各部门、各单位提供物资供应服务，满足生产经营需求。第二章组织机构与职责第五条物资管理领导小组成立公司物资管理领导小组，由公司总经理任组长，分管副总经理任副组长，物资管理部门、财务部门、审计部门、生产部门、技术部门等相关部门负责人为成员。物资管理领导小组负责审议物资管理的重大决策、年度物资采购计划、物资采购招标方案等，协调解决物资管理工作中的重大问题。第六条物资管理部门公司设立物资管理部门，负责公司物资管理的具体工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关物资管理的法律法规和公司的物资管理办法。2.编制和执行物资采购计划，组织物资采购活动，签订物资采购合同。3.负责物资的验收、入库、储存、保管、发放等工作，确保物资安全、完好。4.建立物资管理信息系统，及时准确地记录物资的采购、库存、使用等情况，为物资管理决策提供依据。5.定期对物资库存进行盘点，核实库存数量，做到账实相符。6.对废旧物资进行回收、处置和管理，提高物资利用率。7.配合审计部门对物资采购、使用等情况进行审计监督。8.完成公司领导交办的其他物资管理工作任务。第七条其他部门职责1.生产部门：根据生产计划和实际需求，向物资管理部门提供物资需求计划，参与物资采购技术标准的制定，负责物资到货后的验收和使用过程中的质量反馈。2.技术部门：参与物资采购技术标准的制定，为物资采购提供技术支持，对物资的技术性能进行检验和评估。3.财务部门：负责物资采购资金的预算安排、支付结算和成本核算，对物资采购合同进行审核，监督物资采购资金的使用情况。4.审计部门：对物资采购、验收、库存、使用等环节进行审计监督，审查物资采购合同的合法性、合规性，检查物资采购成本的真实性和合理性。第三章物资计划管理第八条计划编制依据1.公司年度生产经营计划、月度生产作业计划。2.设备检修计划、安全技术措施计划。3.物资消耗定额、储备定额。4.库存物资情况。第九条计划编制流程1.各部门、各单位根据本部门的生产经营需求，结合物资消耗定额和库存情况，于每月[具体日期]前向物资管理部门提交次月物资需求计划。物资需求计划应详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.物资管理部门收到各部门、各单位的物资需求计划后，进行汇总、审核和平衡。对于需求不合理或超储备定额的物资需求，物资管理部门应与需求部门进行沟通，调整需求计划。3.物资管理部门根据审核后的物资需求计划，结合库存情况，编制月度物资采购计划。月度物资采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。4.月度物资采购计划经物资管理部门负责人审核后，报公司分管副总经理审批。重大物资采购计划需经物资管理领导小组审议通过后，报公司总经理审批。第十条计划执行与调整1.物资采购计划一经批准，必须严格执行。物资管理部门应按照采购计划组织采购活动，确保物资按时、按质、按量供应。2.在物资采购计划执行过程中，如遇生产经营计划调整、设备故障抢修、安全事故应急处理等特殊情况，需要变更物资采购计划的，由需求部门提出书面申请，说明变更原因和变更内容，经物资管理部门审核后，报原审批领导批准。第四章物资采购管理第十一条采购方式1.招标采购：对于金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和公司的招标管理办法进行，通过公开招标、邀请招标等方式，选择最优供应商，确保采购物资的质量和价格合理。2.询价采购：对于金额较小、技术规格简单、市场供应充足的物资采购项目，可采用询价采购方式。询价采购应向至少三家以上供应商发出询价单，比较各供应商的报价、质量、交货期等因素，选择合适的供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购：对于采购时间紧迫、招标或询价采购未能满足需求的物资采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应组织不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定供应商和采购价格，签订采购合同。4.单一来源采购：对于因技术专利、独家代理、不可替代等原因，只能从唯一供应商处采购的物资采购项目，可采用单一来源采购方式。单一来源采购应提供充分的理由和相关证明材料，经公司分管副总经理审批后，报物资管理领导小组备案。第十二条供应商管理1.建立供应商准入制度。物资管理部门应制定供应商准入标准，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，确定合格供应商名单。2.对合格供应商进行动态管理。物资管理部门应定期对供应商的供货情况进行评价，包括物资质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于评价不合格的供应商，应及时取消其合格供应商资格，并停止与其合作。3.建立供应商档案。物资管理部门应为每个合格供应商建立档案，记录供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、合作记录等内容，以便于对供应商进行管理和查询。第十三条采购合同管理1.物资采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，物资管理部门应将合同文本提交财务部门、审计部门进行审核。财务部门主要审核合同的付款方式和资金安排是否合理，审计部门主要审核合同的合法性、合规性和完整性。审核通过后，报公司分管副总经理审批。3.物资管理部门应按照合同约定，及时跟踪供应商的供货情况，确保物资按时、按质、按量到货。如供应商出现违约行为，物资管理部门应及时采取措施，追究供应商的违约责任，维护公司的合法权益。4.采购合同履行完毕后，物资管理部门应及时对合同进行归档管理，保存合同文本、验收记录、付款凭证等相关资料，以备查阅。第五章物资验收管理第十四条验收依据物资验收应依据采购合同、相关标准和规范进行。采购合同中应明确物资的质量标准、验收方法、验收期限等内容。第十五条验收流程1.物资到货前，物资管理部门应通知质量检验部门和使用部门做好验收准备工作。2.物资到货后，物资管理部门负责组织质量检验部门、使用部门等相关人员进行验收。验收人员应按照验收标准和规范，对物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等进行逐一检查。3.对于需要进行检验检测的物资，质量检验部门应按照相关标准和规范进行检验检测，并出具检验检测报告。4.验收合格的物资，验收人员应在验收记录上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，验收人员应及时通知物资管理部门，物资管理部门应与供应商联系，协商处理办法，如退货、换货、补货等。第十六条验收记录物资验收记录应详细记录物资的名称、规格型号、数量、供应商名称、到货日期、验收情况等内容。验收记录应由验收人员签字确认，并妥善保存。验收记录是物资管理的重要档案资料，应作为物资采购结算、质量追溯、供应商评价等工作的依据。第六章物资储存管理第十七条仓库规划与布局1.根据物资的类别、特性、用途等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、配件区、成品区、易燃易爆区等。2.仓库应保持通风良好、干燥、清洁，配备必要的消防器材、安全设施和防护设备，确保物资储存安全。第十八条物资入库1.物资验收合格后，物资管理部门应及时办理入库手续，填写入库单。入库单应注明物资名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。2.物资入库时，仓库管理人员应按照物资的类别、规格型号、入库时间等进行分类存放，并做好标识。标识应清晰、准确，标明物资名称、规格型号、数量、批次等信息。第十九条物资保管1.仓库管理人员应定期对物资进行盘点、检查，确保物资数量准确、质量完好。对于易受潮、易变质、易生锈的物资，应采取相应的防护措施，如防潮、防霉、防锈等。2.建立物资保管台账，详细记录物资的出入库情况、库存数量、存放位置等信息。物资保管台账应与物资管理信息系统数据一致，做到账账相符、账实相符。3.加强仓库安全管理，严禁无关人员进入仓库。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，做好仓库的防火、防盗、防潮、防虫等工作。第二十条物资出库1.物资出库应根据物资需求计划和审批手续进行。各部门、各单位需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后，到物资管理部门办理领用手续。2.物资管理部门根据物资领用申请表，核实库存情况，开具物资出库单。物资出库单应注明物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用日期等信息。3.仓库管理人员按照物资出库单发放物资，并在物资保管台账上记录物资出库情况。物资发放应遵循先进先出、推陈储新的原则，确保物资质量不受影响。第七章物资核算管理第二十一条核算原则物资核算应遵循权责发生制原则、实际成本计价原则、一致性原则等，准确、及时地反映物资采购、库存、使用等情况，为公司成本核算和财务管理提供依据。第二十二条采购成本核算物资采购成本包括物资的购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于采购成本的费用。物资管理部门应按照实际发生的采购成本进行核算，确保采购成本的准确性。第二十三条库存成本核算库存物资成本按照实际成本计价，包括采购成本、入库前的挑选整理费用等。仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，核实库存数量，对于盘盈、盘亏的物资，应及时查明原因，按照规定进行处理，并调整库存成本。第二十四条物资使用成本核算各部门、各单位应按照物资消耗定额和实际使用情况，对物资使用成本进行核算。物资管理部门应定期统计各部门、各单位的物资使用情况，为成本分析和控制提供数据支持。第二十五条财务报表编制物资管理部门应定期编制物资采购、库存、使用等情况报表，报送财务部门。财务部门应根据物资管理部门提供的报表，进行物资成本核算和财务报表编制，如实反映公司物资管理状况和财务状况。第八章废旧物资管理第二十六条废旧物资界定废旧物资是指公司在生产经营过程中产生的已失去原有使用价值或不再使用的物资，包括废旧设备、废旧配件、废旧材料、废旧包装物等。第二十七条回收与分类1.各部门、各单位应及时将废旧物资交回物资管理部门，物资管理部门负责组织废旧物资的回收工作。2.物资管理部门对回收的废旧物资进行分类整理，按照类别、规格型号、材质等进行标识，分别存放于指定的废旧物资仓库。第二十八条处置与管理1.对于有利用价值的废旧物资，物资管理部门应组织相关部门进行评估，制定修复、改造、再利用方案，经公司领导批准后实施。2.对于无利用价值的废旧物资，物资管理部门应按照国家有关规定，通过拍卖、变卖等方式进行处置。处置废旧物资应遵循公开、公平、公正的原则，确保处置过程合法合规，处置收入及时足额上缴公司财务。3.建立废旧物资管理台账，详细记录废旧物资的回收、分类、处置等情况。废旧物资管理台账应作为公司资产管理的重要资料，妥善保存。第九章监督与考核第二十九条监督检查1.公司审计部门定期对物资管理工作进行审计监督，检查物资采购、验收、库存、使用等环节的合规性、真实性和效益性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.物资管理部门应定期对本部门的物资管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，物资管理部门应接受公司其他部门和员工的监督，对提出的意见和建议应认真对待，及时处理。第三十条考核评价1.建立物资管理考核评价制度，对各部门、各单位的物资管理工作进行考核评价。考核评价指标包括物资采购成本控制、物资库存管理、物资使用效率、废旧物资回收处置等方面。2.物资管理部门负责制定物资管理考核评价细则，明确考核评价标准和方法。考核评价结果作为各部门、各单位绩效考核的重要依据，与部门和员工的薪酬、奖励等挂钩。第三十一条责任追究1.对于在物资