甲供材管理规定

甲供材管理规定一、总则1.目的为规范甲供材（设备）的管理，确保工程质量、控制工程成本、提高项目管理效率，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司所有涉及甲供材（设备）的工程项目，包括新建、改建、扩建等各类工程。3.定义甲供材（设备）是指由建设单位（以下简称"甲方"）采购并供应给施工单位（以下简称"乙方"）用于工程项目的材料和设备。二、职责分工1.甲方职责负责甲供材（设备）的采购决策，确定采购的种类、规格、数量、质量标准等。按照合同约定的时间和方式，及时将甲供材（设备）供应至施工现场。对甲供材（设备）的质量负责，组织相关检验和验收工作。协调解决甲供材（设备）供应过程中出现的问题，如与供应商的纠纷、供应延迟等。2.乙方职责根据工程进度计划，提前向甲方提交甲供材（设备）的需求计划，明确规格、数量、供货时间等要求。负责甲供材（设备）的现场接收、保管和使用管理，确保材料设备的安全和完好。在使用甲供材（设备）前，对其质量进行检验，如发现质量问题及时向甲方报告。配合甲方做好甲供材（设备）的验收工作，提供相关资料和数据。按照合同约定，合理使用甲供材（设备），不得擅自挪用、浪费或转卖。3.采购部门职责根据甲方的要求，负责甲供材（设备）的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同。跟踪采购合同的执行情况，确保甲供材（设备）按时、按质、按量供应。负责甲供材（设备）采购过程中的文件资料管理，如采购申请、合同、发票、检验报告等。4.工程管理部门职责参与甲供材（设备）需求计划的审核，结合工程实际情况提出合理建议。监督乙方对甲供材（设备）的使用情况，确保其符合工程设计和规范要求。协助甲方进行甲供材（设备）的验收工作，对验收结果进行确认。5.质量控制部门职责制定甲供材（设备）的质量检验标准和验收程序。参与甲供材（设备）的到货检验和验收工作，对质量问题提出处理意见。监督乙方在施工过程中对甲供材（设备）的质量控制情况。三、采购管理1.采购计划乙方应根据工程施工进度计划，提前[X]天向甲方提交甲供材（设备）需求计划。需求计划应包括材料设备的名称、规格、型号、数量、供货时间等详细信息。甲方采购部门收到乙方需求计划后，进行审核和汇总，结合库存情况和工程实际进度，制定甲供材（设备）采购计划。采购计划应明确采购的种类、规格、数量、采购时间、供应商等内容。2.供应商选择甲方采购部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、质量可靠、价格合理的供应商进行合作。对于重要的甲供材（设备），应采用招标或邀请招标的方式选择供应商。招标过程应严格按照公司相关规定执行，确保公平、公正、公开。采购合同应明确供应商的供货时间、质量标准、售后服务等条款，确保甲供材（设备）的供应满足工程需求。3.采购合同管理采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给相关部门，如工程管理部门、财务部门等，以便各部门做好相应的工作安排。采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，解决合同执行过程中出现的问题。如供应商未能按时供货、提供的货物质量不符合要求等，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。在甲供材（设备）供应过程中，如因工程变更等原因需要调整采购合同，采购部门应及时与供应商协商，签订补充协议，并报相关部门备案。四、供应管理1.供货通知甲方采购部门在甲供材（设备）发货前，应提前[X]天通知乙方，告知发货时间、预计到货时间、货物清单等信息。乙方应安排专人负责接收甲供材（设备），并在接到供货通知后，做好接收准备工作，如清理场地、准备验收工具等。2.运输与交付甲供材（设备）的运输由供应商负责，甲方应要求供应商选择安全可靠的运输方式，确保货物在运输过程中不受损坏。供应商应按照供货通知的要求，将甲供材（设备）按时、准确地运至施工现场，并提供货物清单、质量证明文件等资料。乙方在收到甲供材（设备）后，应及时组织验收，如发现货物数量短缺、质量问题等，应在规定时间内与供应商协商解决，并做好记录。3.现场保管乙方负责甲供材（设备）在施工现场的保管工作，应设立专门的仓库或储存区域，对甲供材（设备）进行分类存放，并做好防潮、防雨、防晒、防盗等措施。乙方应建立甲供材（设备）保管台账，详细记录材料设备的出入库情况，包括名称、规格、型号、数量、出入库时间、领用部门等信息。在保管过程中，如发现甲供材（设备）有损坏、变质等情况，乙方应及时向甲方报告，并采取相应的措施进行处理。五、验收管理1.验收标准甲供材（设备）的验收应按照国家相关标准、行业标准以及合同约定的质量标准进行。质量控制部门应制定详细的甲供材（设备）验收细则，明确验收的程序、方法、内容等要求。2.验收程序甲供材（设备）到货后，乙方应及时通知甲方工程管理部门、质量控制部门等相关人员进行验收。验收人员应根据验收标准和验收细则，对甲供材（设备）的数量、规格、型号、外观质量、质量证明文件等进行检查。对于重要的甲供材（设备），如大型设备、关键材料等，应进行抽样检验或见证取样送检，确保其质量符合要求。验收合格后，验收人员应填写验收报告，各方签字确认。验收报告应包括甲供材（设备）的名称、规格、型号、数量、质量情况、验收结论等内容。3.不合格处理如甲供材（设备）验收不合格，验收人员应及时通知甲方采购部门和供应商，要求供应商在规定时间内进行更换或处理。乙方应妥善保管不合格的甲供材（设备），等待供应商处理。在供应商未处理完毕之前，不得擅自使用。对于因甲供材（设备）质量问题导致的工程损失，甲方有权追究供应商的责任，并要求供应商承担相应的赔偿费用。六、使用管理1.领用制度乙方应建立甲供材（设备）领用制度，明确领用流程和审批手续。施工班组需要领用甲供材（设备）时，应填写领用申请表，注明领用的材料设备名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经班组长、项目负责人签字确认后，报乙方材料管理部门审核。乙方材料管理部门根据工程实际需求和库存情况，对领用申请表进行审核，审核通过后发放甲供材（设备），并在保管台账上记录领用情况。2.使用监督工程管理部门应监督乙方对甲供材（设备）的使用情况，确保其按照工程设计和规范要求使用。乙方应定期向工程管理部门汇报甲供材（设备）的使用情况，如发现有擅自挪用、浪费或转卖甲供材（设备）的行为，工程管理部门应及时制止，并按照合同约定追究乙方的责任。3.节余管理工程竣工后，乙方应及时清理剩余的甲供材（设备），并将节余情况报告甲方。甲方对乙方节余的甲供材（设备）进行核实后，按照合同约定进行处理。如乙方在施工过程中合理节约使用甲供材（设备），甲方可给予一定的奖励；如乙方存在浪费行为，甲方将扣除相应的费用。七、核算与结算管理1.核算原则甲供材（设备）的核算应遵循权责发生制原则，按照实际发生的数量和金额进行核算。财务部门应建立甲供材（设备）核算台账，详细记录甲供材（设备）的采购成本、供应数量、领用数量、节余数量等信息。2.结算方式甲供材（设备）的结算方式应在合同中明确约定，一般采用以下两种方式：按实结算：根据乙方实际领用的甲供材（设备）数量和合同约定的单价进行结算。总价包干：在合同中约定甲供材（设备）的总价，结算时不再调整。如因工程变更等原因导致甲供材（设备）数量增加或减少，双方应根据合同约定进行调整。3.结算流程工程竣工后，乙方应在规定时间内提交甲供材（设备）结算申请，包括结算清单、领用凭证、质量验收报告等资料。甲方采购部门对乙方提交的结算申请进行审核，核实甲供材（设备）的采购成本、供应数量、领用数量等信息。财务部门根据采购部门的审核结果，与乙方进行结算，并开具发票。结算完成后，财务部门应将甲供材（设备）的核算情况进行归档，以备查阅。八、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门定期对甲供材（设备）的管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理、验收管理、使用管理、核算与结算管理等方面。对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。2.考核机制建立甲供材（设备）管理考核机制，对甲方采购部门、乙方以及相关部门在甲供材（设备）管理工作中的表现进行考核。考核指标包括甲供