文档移交与保管管理制度

文档移交与保管管理制度一、总则（一）目的为了加强公司文档的规范化管理，确保文档的妥善移交与安全保管，提高文档的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在工作过程中形成的各类文档的移交与保管管理。（三）基本原则1.真实性原则：确保文档内容真实、准确地反映公司的业务活动和工作情况。2.完整性原则：保证文档的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的文档进行严格保密。4.规范化原则：按照统一的标准和流程进行文档的移交与保管操作。二、文档分类与编号（一）文档分类1.行政公文类：包括公司发布的各类通知、通报、报告、请示、批复等。2.业务合同类：涵盖公司签订的各种业务合同、协议等。3.财务文件类：如财务报表、账目凭证、审计报告等。4.人事档案类：员工的个人信息、简历、考勤记录、绩效评估等。5.技术资料类：产品研发文档、技术图纸、工艺文件等。6.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。7.其他类：不属于上述分类的其他各类文档。（二）编号规则1.文档编号由字母和数字组成，具有唯一性。2.编号结构为：分类代码+年份+流水号。分类代码：采用大写字母表示文档分类，如"XG"表示行政公文类，"YW"表示业务合同类等。年份：用四位数字表示文档形成的年份，如"2023"。流水号：按照文档形成的先后顺序依次编写，从"001"开始。3.示例："XG2023005"表示2023年形成的第5份行政公文。三、文档移交（一）移交主体1.公司各部门在工作过程中形成的文档，由本部门负责整理并向公司档案室移交。2.员工离职或岗位变动时，应将个人保管的文档移交给所在部门或指定接收人。（二）移交时间1.日常工作中形成的文档，应在每月末集中整理后向档案室移交。2.重要项目结束后，项目负责人应在项目验收后的[X]个工作日内，将项目文档移交至档案室。3.员工离职时，应在办理离职手续前完成文档移交。（三）移交要求1.文档应按照分类要求进行整理，编制详细的文档清单，清单内容包括文档编号、名称、日期、来源等信息。2.确保文档的完整性，如有缺失或损坏，应注明原因并进行补充或修复。3.对涉及公司机密、商业秘密的文档，应进行加密处理，并在移交清单上注明密级。4.移交文档时，移交人应与接收人进行当面清点和核对，双方在移交清单上签字确认。（四）移交流程1.部门内部整理各部门文档管理人员负责收集、整理本部门形成的文档，按照分类和编号规则进行编号，并编制文档清单。对文档进行初步审核，确保文档内容准确、格式规范。2.向档案室移交部门文档管理人员将整理好的文档及清单一并提交至公司档案室。档案室接收人员对移交的文档进行再次审核，检查文档的完整性、准确性和编号的规范性。审核无误后，接收人员在移交清单上签字确认，并将文档存入档案室。四、文档保管（一）保管地点公司设立专门的档案室，用于存放各类文档。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保文档的安全保管。（二）保管方式1.纸质文档：按照分类和编号顺序进行排列上架存放，便于查找和管理。2.电子文档：存储在公司指定的服务器或存储设备上，建立电子文档目录，对电子文档进行分类管理。同时，定期对电子文档进行备份，备份数据存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。（三）保管期限1.行政公文类：长期保管。2.业务合同类：按照合同约定的有效期及相关法律法规要求确定保管期限，一般不少于合同履行完毕后[X]年。3.财务文件类：按照财务档案管理规定执行，一般为[X]年。4.人事档案类：员工在职期间的档案长期保管，离职后按照国家相关规定进行保管。5.技术资料类：根据产品的生命周期和技术更新情况确定保管期限，一般不少于产品停止生产后[X]年。6.市场营销类：根据市场活动的时效性和对公司业务的影响程度确定保管期限，一般为[X]年。7.其他类：根据文档的性质和重要性确定保管期限。（四）文档清查1.档案室应定期对文档进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保文档的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现文档缺失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结果应形成报告，报公司相关领导审阅。（五）文档借阅1.借阅申请因工作需要借阅文档的人员，应填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档的编号、名称、借阅用途、预计归还日期等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案室。2.借阅审批档案室管理人员对借阅申请进行审核，对于涉及公司机密、商业秘密的文档，需经公司保密管理部门审批。审核通过后，档案室管理人员在申请表上签字，并注明借阅期限。3.借阅期限一般文档的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。涉及公司机密、商业秘密的文档，借阅期限不得超过[X]个工作日，且不得复印或带出档案室。4.借阅归还借阅人应在规定的借阅期限内归还文档，归还时档案室管理人员应对文档进行检查，确保文档完好无损。如发现文档有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。（六）文档查阅1.查阅申请因工作需要查阅文档的人员，应填写《文档查阅申请表》，注明查阅文档的编号、名称、查阅用途等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案室。2.查阅审批档案室管理人员对查阅申请进行审核，对于涉及公司机密、商业秘密的文档，需经公司保密管理部门审批。审核通过后，档案室管理人员在申请表上签字，并安排查阅地点和查阅时间。3.查阅规定查阅人员应在档案室管理人员指定的地点进行查阅，不得擅自将文档带出档案室。如需复印文档，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。查阅过程中，应爱护文档，不得在文档上涂改、标记或损坏。（七）文档销毁1.销毁申请对于已到保管期限或失去保存价值的文档，由档案室管理人员提出销毁申请，填写《文档销毁申请表》，注明文档的编号、名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。申请表经公司相关领导签字批准后，方可进行销毁处理。2.销毁方式纸质文档应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保文档内容无法恢复。电子文档应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。3.销毁记录销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁记录应保存[X]年，以备查阅。五、监督与考核（一）监督检查1.公司设立文档管理监督小组，定期对各部门的文档移交与保管情况进行监督检查。2.监督检查内容包括文档的整理、编号、移交、保管、借阅、查阅、销毁等环节是否符合本制度的规定。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核措施1.将文档管理工作纳入公司绩效考核体系，对文档管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。2.对违反本制度