公司办公室管理制度1257625495

公司办公室管理制度1257625495一、总则1.目的：为规范公司办公室管理，营造良好的办公环境，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司全体员工。3.管理原则：办公室管理遵循高效、规范、有序、文明的原则，倡导团结协作、敬业奉献的工作精神。二、办公环境管理1.办公区域布局公司根据各部门职能和工作需要，合理划分办公区域，明确各部门及员工的办公位置。各部门应保持办公区域的整洁、有序，不得随意占用公共区域或其他部门的办公空间。2.环境卫生每位员工负责自己办公区域的日常清洁工作，包括桌面、电脑、文件柜等，保持办公环境干净整洁。公司定期组织全体员工进行大扫除，对公共区域如走廊、会议室、茶水间等进行全面清洁。禁止在办公区域内随地吐痰、乱扔垃圾，严禁将食物、饮料带入办公区域（除茶水间外）。3.办公设施维护员工应爱护办公设施设备，如发现损坏应及时向行政部门报修。行政部门定期对办公设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。对于因使用不当造成设施设备损坏的，由责任人负责赔偿。节约使用办公用品，如纸张、笔、墨盒等，提倡双面打印、复印，减少浪费。三、考勤管理1.工作时间公司实行[具体工作时间，如周一至周五上午9:0012:00，下午13:0017:00]的工作制度。员工应严格遵守工作时间，不得迟到、早退。因工作需要加班的，应提前填写加班申请表，经上级领导批准后报行政部门备案。2.考勤记录行政部门负责考勤记录，员工应每天按时签到、签退。如有外出办公、请假等情况，应按照规定填写相应的表单并及时提交审批。考勤记录作为员工绩效考核和薪酬核算的重要依据。3.迟到、早退处理迟到或早退10分钟以内的，每月累计不超过3次的，给予口头警告。迟到或早退1030分钟的，每次扣除当月绩效奖金的[X]%。迟到或早退超过30分钟的，按旷工半天处理，扣除当天工资及当月绩效奖金的[X]%。4.旷工处理未经请假或请假未批准而擅自缺勤的，按旷工处理。旷工半天的，扣除当天工资及当月绩效奖金的[X]%；旷工一天的，扣除当天工资及当月绩效奖金的[X]%，并给予警告处分；连续旷工超过三天或一年内累计旷工超过五天的，公司有权解除劳动合同。四、办公用品管理1.采购与库存行政部门负责办公用品的统一采购，根据各部门需求制定采购计划，选择合适的供应商进行采购。建立办公用品库存管理制度，定期盘点库存，确保办公用品的充足供应，同时避免积压浪费。2.领用与发放员工根据工作需要到行政部门领用办公用品，填写领用登记表，注明领用物品名称、数量、用途等。行政部门按照规定的标准和额度发放办公用品，对于贵重或限量使用的物品，实行审批制度。3.节约使用全体员工应养成节约使用办公用品的习惯，合理使用纸张、笔、墨盒等，减少浪费。提倡办公用品的循环利用，如纸张的二次使用、可回收物品的分类存放等。五、文件与档案管理1.文件管理公司文件分为内部文件和外部文件，内部文件由各部门负责起草、审核、签发，外部文件由相关部门负责接收、登记、传阅、保管。文件应按照类别、编号进行分类存放，便于查找和使用。对于重要文件，应进行备份保存。员工在收到文件后应及时处理，不得积压。传阅文件时应做好登记，确保文件的传递和回收。2.档案管理行政部门负责公司档案的集中管理，建立档案管理制度，对档案进行分类、编号、归档。档案包括但不限于合同协议、财务报表、人事档案、业务资料等，应妥善保管，确保档案的完整性和保密性。档案查阅应履行审批手续，查阅人应爱护档案，不得擅自涂改、复印、转借或销毁档案。六、会议管理1.会议分类公司会议分为定期会议和不定期会议，定期会议包括周会、月会、季度会等，不定期会议根据工作需要临时召开。2.会议组织会议由相关部门负责组织，提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并通知相关人员做好准备。会议组织者应负责会议场地的布置、设备调试等工作，确保会议的顺利进行。3.会议纪律参会人员应提前到达会议现场，不得迟到、早退。会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，做好会议记录。对于会议决议，应严格执行。4.会议记录与纪要会议组织者应安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议结束后，应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后分发给参会人员和相关部门，并跟踪决议事项的执行情况。七、印章管理1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管公章由行政部门指定专人保管，合同专用章由法务部门指定专人保管，财务专用章和法人章由财务部门指定专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意转借他人使用，如因工作需要外出需携带印章的，应履行审批手续，并由两人以上共同携带。3.印章使用印章使用应严格履行审批手续，填写印章使用申请表，注明使用事项、用途、使用人等，经相关领导批准后方可使用。印章使用应在印章使用登记表上进行登记，记录使用时间、事项、批准人等信息。八、安全管理1.安全意识教育公司定期组织员工进行安全意识教育，提高员工的安全防范意识和自我保护能力。教育内容包括消防安全、用电安全、信息安全等方面的知识和技能。2.消防安全办公区域应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其正常使用。员工应熟悉消防器材的使用方法，不得在办公区域内私拉乱接电线、违规使用电器设备，严禁在办公区域内吸烟。定期组织消防演练，提高员工的应急处置能力。3.用电安全员工应正确使用电器设备，不得超负荷使用，下班时应关闭电脑、打印机、复印机等电器设备电源。行政部门定期对办公区域的用电线路、插座等进行检查，发现问题及时整改。4.信息安全员工应妥善保管个人账号和密码，不得将公司信息泄露给外部人员。涉及公司机密信息的文件、资料等应严格按照保密规定进行管理，存储在加密设备或指定的存储区域。定期对公司网络系统进行安全检查和维护，防止网络攻击和数据泄露。九、保密管理1.保密范围公司保密信息包括但不限于商业秘密、技术秘密、客户信息、财务信息等。2.保密措施与涉及保密信息的员工签订保密协议，明确保密责任和义务。对保密信息进行分类管理，标注密级，采取相应的保密措施，如加密存储、限制访问等。员工在工作中应严格遵守保密制度，不得擅自传播、泄露公司保密信息。3.保密监督与检查行政部门负责对公司保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。对于违反保密制度的行为，公司将依法追究相关