某项目公司合同管理办法

某项目公司合同管理办法一、总则（一）目的为加强某项目公司（以下简称"公司"）合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于工程承包合同、采购合同、租赁合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，不得强迫或欺诈对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，保障双方的合法权益，不得显失公平。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组公司成立合同管理领导小组，由公司总经理任组长，副总经理任副组长，各部门负责人为成员。其主要职责为：1.审议合同管理制度、流程等重大事项。2.对重大合同进行决策，协调解决合同管理中的重大问题。（二）合同管理部门公司[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同管理的日常工作，其主要职责为：1.制定和完善合同管理制度、流程，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的管理工作。3.建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。4.定期对合同履行情况进行检查和分析，提出改进建议。5.协调处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务。（三）合同承办部门各部门为合同承办部门，负责本部门职责范围内合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好相关工作。其主要职责为：1.根据工作需要，及时提出签订合同的申请。2.负责合同的前期调研、可行性分析等工作，起草合同文本。3.参与合同的谈判、协商，负责与合同对方的沟通和协调。4.严格按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题。5.向合同管理部门报送合同履行情况等相关资料。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据工作需要，填写《合同签订申请表》，详细说明合同签订的必要性、对方基本情况、合同主要条款等内容，经部门负责人审核后报合同管理部门。2.合同管理部门对《合同签订申请表》进行初审，重点审查合同签订的必要性、合法性、合规性等。如初审通过，将申请表转法务部门进行法律审核。3.法务部门对合同进行法律审核，从法律角度对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审查，提出法律意见。如审核通过，将合同返回合同管理部门。4.合同管理部门组织相关部门对合同进行会审，对合同的商务条款、技术条款、价格条款等进行综合审查，提出会审意见。5.合同承办部门根据会审意见对合同文本进行修改完善后，报公司分管领导审批。6.公司分管领导对合同进行审批，如审批通过，合同承办部门将合同文本提交公司总经理审批。7.公司总经理对合同进行最终审批，如审批通过，合同承办部门方可与合同对方签订合同。（二）合同文本要求1.合同文本应使用规范的格式和语言，表述准确、清晰、完整。2.合同条款应明确双方的权利和义务，包括标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。3.合同中应明确合同生效条件、变更条件、终止条件等条款。4.合同如有附件，附件应与合同正文具有同等法律效力，并在合同中明确附件的名称和份数。（三）合同印章管理1.公司设立合同专用章，由合同管理部门专人负责保管。2.合同签订时，合同承办部门应填写《合同用印申请表》，经合同管理部门审核、公司分管领导审批后，方可到合同管理部门加盖合同专用章。3.合同管理部门应建立合同用印台账，详细记录合同用印的时间、合同名称、合同编号、用印份数等信息。4.严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。如因特殊情况需要先加盖合同专用章的，必须经公司总经理批准，并在盖章后及时填写合同内容。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门负责合同的具体履行工作，应指定专人跟踪合同履行情况，及时掌握合同履行进度。2.合同承办部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，报告内容包括合同履行进度、存在的问题及解决措施等。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需要变更合同条款，合同承办部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容等，经部门负责人审核后报合同管理部门。2.合同管理部门对《合同变更申请表》进行初审，重点审查变更的必要性、合法性、合规性等。如初审通过，将申请表转法务部门进行法律审核。3.法务部门对合同变更进行法律审核，提出法律意见。如审核通过，合同管理部门组织相关部门对合同变更进行会审，提出会审意见。4.合同承办部门根据会审意见对合同变更文本进行修改完善后，报公司分管领导审批。5.公司分管领导对合同变更进行审批，如审批通过，合同承办部门方可与合同对方签订合同变更协议。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同承办部门应及时通知合同对方办理合同终止手续。2.合同承办部门应填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、履行情况等，经部门负责人审核后报合同管理部门。3.合同管理部门对《合同终止申请表》进行审核，确认合同终止的相关事宜。4.合同终止后，合同承办部门应及时清理合同资料，将合同文本、履行记录、变更协议等相关资料整理归档，并交合同管理部门统一保管。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织对合同风险进行识别和评估，分析合同签订、履行过程中可能存在的风险因素。2.合同承办部门在合同签订前，应进行风险预评估，对合同对方的主体资格、信用状况、经营能力等进行调查，评估合同履行过程中可能出现的风险。3.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于市场风险、信用风险等一般性风险，可通过加强市场调研、完善信用评价体系等方式进行防范。2.对于法律风险，应严格按照法律法规及公司合同管理制度的要求签订合同，加强法律审核和会审，及时咨询专业法律意见。3.对于不可抗力等不可预见、不可避免的风险，应在合同中明确约定风险分担方式和处理机制。六、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则合同纠纷处理应遵循合法、公正、及时的原则，尽量通过协商、调解等方式解决纠纷，维护公司合法权益。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门会同法务部门对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，合同承办部门与合同对方进行协商、调解。如协商、调解不成，可根据合同约定或相关法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。4.在纠纷处理过程中，合同承办部门应及时向公司领导汇报纠纷处理进展情况，配合公司做好相关工作。七、合同档案管理（一）档案收集合同承办部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的相关资料，应及时整理收集，移交合同管理部门。（二）档案整理与归档1.合同管理部门对收集的合同资料进行整理，按照合同类别、编号等进行分类，编制合同档案目录。2.将整理好的合同资料装订成册，进行归档保管。合同档案应包括合同文本、合同签订申请表、法律审核意见、会审意见、合同变更协议、合同履行记录、纠纷处理资料等。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.因特殊情况需要借阅合同