实验室及仪器设备档案管理细则

实验室及仪器设备档案管理细则一、总则1.目的为加强实验室及仪器设备档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在实验室建设、教学、科研和管理等方面的作用，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于学校各级各类实验室及所配备的仪器设备档案的管理。3.管理职责学校实验室管理部门负责制定实验室及仪器设备档案管理的规章制度，并监督实施；各实验室负责本实验室仪器设备档案的收集、整理、归档和保管；学校档案管理部门负责对实验室及仪器设备档案工作进行指导、监督和检查，并提供必要的档案管理技术支持。二、档案内容1.实验室档案实验室基本信息：包括实验室名称、类别、负责人、联系方式、成立时间、地点、面积、人员编制等。实验室建设规划：实验室建设的中长期规划、年度计划及其执行情况。实验室评估材料：实验室自评报告、评估专家意见、评估结果等。实验室安全管理文件：实验室安全管理制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等。实验室教学与科研活动记录：教学大纲、实验指导书、课程表、学生实验报告、科研项目申请书、研究成果、学术交流活动记录等。实验室人员档案：实验室人员的基本情况、学历学位、职称晋升、培训进修、考核奖惩等材料。2.仪器设备档案仪器设备申购文件：申购计划、可行性论证报告、采购合同、协议等。仪器设备验收文件：验收报告、验收记录、开箱检查记录、质量检验证书等。仪器设备安装调试文件：安装调试记录、调试报告、操作手册、维修手册等。仪器设备使用记录：使用登记表、使用日志、维护保养记录等。仪器设备维修记录：维修申请单、维修记录、维修费用清单、维修后验收报告等。仪器设备校准与计量文件：校准证书、计量检定证书、自校准记录等。仪器设备报废文件：报废申请单、报废鉴定报告、报废处理记录等。三、档案收集1.收集要求各实验室应明确专人负责仪器设备档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整。档案材料应真实、准确、齐全，字迹清晰，签字盖章手续完备。对电子文件应进行备份，并确保其可读性和完整性。2.收集时间仪器设备申购文件在签订合同后一周内收集归档。仪器设备验收文件在验收合格后两周内收集归档。仪器设备安装调试文件在安装调试完成后一周内收集归档。仪器设备使用记录、维修记录等应定期收集归档，一般每月一次。实验室的其他档案材料应根据实际情况及时收集归档。四、档案整理1.分类原则实验室档案按实验室类别进行分类，同一类别的实验室档案按时间顺序排列。仪器设备档案按仪器设备的类别、型号进行分类，同一型号的仪器设备档案按时间顺序排列。2.编号方法实验室档案编号采用"实验室类别代码+实验室序号"的方式，如"K01"表示一类实验室中的第1个实验室。仪器设备档案编号采用"仪器设备类别代码+仪器设备序号"的方式，如"Y001"表示一类仪器设备中的第1台设备。3.装订要求档案材料应使用A4纸张打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐。对于纸张较大或较多的材料，应进行折叠或裁剪，使其大小符合A4纸张要求。4.编目要求档案应编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数等信息。电子档案应编制电子目录，并建立相应的索引，以便快速检索。五、档案归档1.归档流程实验室档案由各实验室整理后移交学校实验室管理部门统一归档。仪器设备档案由使用单位整理后移交学校设备管理部门统一归档，设备管理部门在归档前应会同实验室管理部门对档案进行审核。2.归档期限实验室档案和仪器设备档案应在形成后次年的上半年完成归档工作。3.归档要求归档的档案应编制档案移交清单，清单一式两份，交接双方签字确认后各执一份。档案移交清单应包括档案编号、题名、日期、页数、移交时间、移交人、接收人等信息。六、档案保管1.保管方式实验室及仪器设备档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专用的档案柜中，按类别、编号顺序排列，便于查找和利用。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。2.保管环境档案保管场所应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家有关标准要求。档案柜应定期进行检查和维护，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.保密要求实验室及仪器设备档案涉及学校的教学、科研和管理等方面的信息，应严格保密。档案管理人员应严格遵守保密制度，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。查阅、借阅档案应办理相关手续，查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，并不得擅自复制、摘抄档案内容。七、档案利用1.利用范围学校内部人员因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅实验室及仪器设备档案。校外单位因合作研究、技术咨询等需要，经学校有关部门批准，可查阅、借阅相关档案。2.利用流程查阅档案应填写查阅申请表，经所在单位或部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。借阅档案应填写借阅申请表，经所在单位或部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续，并缴纳一定的押金。档案管理人员应根据查阅、借阅申请表提供相应的档案，并做好登记工作。查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。3.利用限制涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经学校有关部门批准，不得查阅、借阅。档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，应经学校档案管理部门负责人批准，并在规定的时间内归还。查阅、借阅人员不得擅自更改、涂抹、损坏档案内容。八、档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循"全面审查、区别对待、保留重点、确保质量"的原则。档案鉴定工作应定期进行，一般每五年进行一次。2.鉴定内容档案的完整性、准确性和系统性。档案的保存价值，包括现实利用价值和历史参考价值。档案的密级和保密期限。3.鉴定方法档案鉴定工作应由学校档案管理部门会同实验室管理部门、设备管理部门等有关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案鉴定原则和方法，对档案进行逐一审查，并提出鉴定意见。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经学校档案管理部门负责人批准后，予以销毁。档案销毁应指定专人负责，销毁过程应进行记录，记录内容包括档案编号、题名、日期、数量、销毁时间、销毁人等。档案销毁记录应归档保存，以备查考。九、监督与检查1.监督检查内容档案管理制度的执行情况。档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。档案鉴定与销毁工作的规范性。2.监督检查方式学校档案管理部门定期对实验室及仪器设备档案管理工作进行检查，检查方式包括实地检查、查阅档案、听取汇报等。学校档案管理部门不定期对实验室及仪器设备档案管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.问题处理对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，学校将给予表彰和奖励。对违反档案