公司档案管理制度

公司档案管理制度一、总则1.目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，涵盖公司在运营过程中形成的各种门类和载体的档案。3.定义公司档案是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门及职责设立专门的档案管理部门，负责公司档案的集中统一管理。其主要职责包括：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、鉴定、销毁等工作。建立健全公司档案检索体系，开发档案信息资源，为公司各项工作提供档案信息服务。监督、指导公司各部门的档案管理工作，组织档案业务培训，提高公司整体档案管理水平。负责公司档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的完整与安全。2.各部门档案管理职责各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的收集、整理和移交工作。各部门应指定专人负责本部门档案的日常管理工作，确保档案资料的真实、完整、准确，并及时将整理好的档案移交公司档案管理部门。各部门在工作中形成的各类文件材料，应按照公司档案管理制度的要求，进行分类整理，定期归档，不得私自留存或销毁。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的文件材料，包括公司章程、营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照及审批文件。公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等文件材料。公司各项管理制度、规定、办法、通知等文件材料。公司各类业务合同、协议、意向书等文件材料。公司财务报表、审计报告、税务资料等文件材料。公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动、考核、培训等相关材料。公司项目文档，包括项目立项、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收报告等。公司市场营销文档，包括市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。公司技术文档，包括技术研发资料、技术标准、技术专利、技术合同等。公司行政办公文档，包括办公用品采购记录、办公设备维护记录、车辆使用记录、会议通知、接待安排等文件材料。公司各类声像档案，包括照片、录音、录像等资料，如公司重大活动、会议、项目进展等方面的记录。2.收集要求各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时、全面地收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。对于重要文件和具有长期保存价值的档案，应收集原件；对于无法收集原件的，可收集复印件，并注明原件保存地点和出处。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。按照档案的类别、时间顺序等进行分类整理，编制档案分类方案和编号规则。每份文件材料应进行编号，并填写档案目录，注明文件名称、日期、来源、保管期限等信息。对档案进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保装订牢固、整齐美观。四、档案的分类与编号1.分类方案行政管理类：包括公司设立、变更、注销文件，股东会、董事会、监事会文件，公司管理制度，行政办公文件等。财务审计类：包括财务报表、审计报告、税务资料等。人力资源类：包括员工人事档案、培训记录、绩效考核等文件。业务合同类：包括各类业务合同、协议、意向书等。项目文档类：包括项目立项、实施、验收等全过程文件。市场营销类：包括市场调研、营销策划、客户资料等文件。技术文档类：包括技术研发、技术标准、技术专利等文件。声像档案类：包括照片、录音、录像等资料。2.编号规则采用层级编码方式，由全宗号、类别号、年度号、保管期限号、顺序号组成。全宗号：暂定为[公司名称首字母缩写]，代表公司全宗。类别号：根据档案分类方案，用两位数字表示不同的类别，如"01"代表行政管理类，"02"代表财务审计类等。年度号：用四位数字表示文件形成的年度，如"2023"代表2023年形成的档案。保管期限号：用一位数字表示档案的保管期限，"1"代表永久保存，"2"代表长期保存（16年及以上），"3"代表短期保存（15年以下）。顺序号：按照档案整理顺序，用四位数字依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类永久保存档案，编号为：[公司名称首字母缩写]01202310001。五、档案的保管1.保管场所公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。2.保管要求档案应按照分类方案和编号顺序进行存放，排列整齐，便于查找和利用。建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。定期对档案进行清点核对，确保档案的数量准确、完好无损。对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，须经档案管理部门负责人批准，并在专人陪同下进行。六、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。凡涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，利用时应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自提供给无关人员。2.利用流程内部利用公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出库房或进行涂改、标记、抽取、撤换等行为。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准。外部利用外单位因工作需要查阅公司档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司分管领导签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对申请表和相关证明文件进行审核，符合条件的，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅登记，记录查阅人单位名称、查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取查阅费用。查阅费用标准由公司另行制定。3.档案借阅公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记表》，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间、借阅档案内容等信息，并向借阅人发放档案。借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需延长借阅时间的，应提前向档案管理部门办理续借手续。借阅人员应在规定的时间内归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门应定期对保管的档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。鉴定小组根据档案的形成时间、内容、重要性等因素，按照国家有关规定和公司档案管理制度，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。2.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门和相关业务部门人员的监督下进行，确保销毁过程的真实性和彻底性。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告公司档案管理部门负责人。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。通过档案信息化建设，实现档案资源的共享，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。2.数字化处理对公司现存的各类档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，能够准确反映档案内容。建立档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。对档案数据库进行定期备份，确保数据的安全可靠。3.信息系统功能档案录入与管理：实现档案的在线录入、分类、编目、编号等功能，方便档案的日常管理。检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、类别、