某IT企业的合同管理制度

某IT企业的合同管理制度一、总则（一）目的为加强本IT企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于软件销售合同、技术服务合同、采购合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由企业高层管理人员、法务部门负责人、财务部门负责人等组成。2.职责：审议重大合同事项，包括合同的签订、变更、解除等。协调合同管理中的重大问题，决策合同管理的重大事项。（二）法务部门1.职责：负责合同文本的起草、审核、修改等工作，确保合同内容合法合规。参与合同谈判，提供法律意见和建议，防范法律风险。负责合同纠纷的处理，代表企业参与诉讼、仲裁等法律程序。建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和跟踪。（三）业务部门1.职责：负责合同的发起、谈判、签订等具体工作。按照合同约定履行义务，及时反馈合同履行过程中的问题。配合法务部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。（四）财务部门1.职责：参与合同的审核，对合同的财务条款进行审查，确保合同的财务风险可控。负责合同款项的收付管理，按照合同约定及时办理收款和付款手续。对合同执行情况进行财务分析，为企业决策提供财务支持。三、合同签订管理（一）合同的发起1.业务部门根据业务需要发起合同签订申请，填写合同申请表，详细说明合同的基本情况，包括合同对方的信息、合同标的、数量、价格、履行期限、付款方式等。2.合同申请表应经业务部门负责人审核签字后，提交给法务部门。（二）合同文本的起草1.法务部门根据合同申请表的内容，起草合同文本。合同文本应使用规范的格式和语言，明确双方的权利和义务。2.对于复杂的合同或涉及重大法律风险的合同，法务部门可组织相关部门进行讨论，共同起草合同文本。（三）合同的审核1.法务部门对起草好的合同文本进行审核，重点审查合同的合法性、合规性、完整性、条款的合理性等。2.审核通过的合同文本提交给财务部门进行财务审核，财务部门重点审查合同的财务条款，包括付款方式、结算周期、发票开具等。3.业务部门对合同文本进行业务审核，确保合同条款符合业务实际需求。4.各部门审核通过后，合同文本提交给合同管理委员会审议。（四）合同的签订1.合同经合同管理委员会审议通过后，由业务部门负责与合同对方签订合同。2.签订合同前，业务部门应确保合同对方具有合法的主体资格和履约能力，核实合同对方的营业执照、资质证书等相关证件。3.合同签订应使用企业统一的合同专用章，由专人负责保管。签订合同时，应在合同上加盖合同专用章，并由双方授权代表签字。4.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交回法务部门存档，并将合同副本分发给财务部门、相关业务部门等。四、合同履行管理（一）合同的执行1.业务部门按照合同约定履行义务，及时组织生产、发货、服务等工作。2.在合同履行过程中，业务部门应定期向合同对方反馈履行情况，及时沟通解决出现的问题。3.对于合同履行过程中需要变更的事项，业务部门应及时提出变更申请，按照合同变更的程序进行处理。（二）合同款项的收付1.财务部门按照合同约定及时办理收款和付款手续。2.收到合同款项后，财务部门应及时通知业务部门，并开具发票。3.支付合同款项时，财务部门应严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。（三）合同履行的监督与检查1.法务部门定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。2.业务部门应配合法务部门的监督检查工作，提供相关的合同履行资料和信息。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，法务部门应及时向合同管理委员会报告，并提出处理建议。五、合同变更与解除管理（一）合同变更1.合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同的，业务部门应及时提出变更申请，填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容等。2.合同变更申请表应经业务部门负责人审核签字后，提交给法务部门。3.法务部门对合同变更申请进行审核，重点审查变更的合法性、合理性、对企业权益的影响等。4.审核通过的合同变更申请提交给合同管理委员会审议。5.合同变更经合同管理委员会审议通过后，由业务部门与合同对方签订合同变更协议。（二）合同解除1.合同履行过程中，出现法定或约定的解除情形，需要解除合同的，业务部门应及时提出解除申请，填写合同解除申请表，详细说明解除的原因、依据等。2.合同解除申请表应经业务部门负责人审核签字后，提交给法务部门。3.法务部门对合同解除申请进行审核，重点审查解除的合法性、合理性、对企业权益的影响等。4.审核通过的合同解除申请提交给合同管理委员会审议。5.合同解除经合同管理委员会审议通过后，由业务部门与合同对方签订合同解除协议。（三）合同变更与解除的后续处理1.合同变更或解除后，业务部门应及时通知相关部门，做好后续的工作安排，如调整生产计划、结算款项等。2.法务部门应将合同变更或解除的情况记录在合同管理台账中，并对相关的合同文件进行整理归档。六、合同纠纷管理（一）纠纷的预防1.加强合同管理，严格按照合同签订、履行的程序进行操作，确保合同的合法性、合规性、完整性。2.定期对员工进行合同法律知识培训，提高员工的合同风险意识和法律素养。3.在合同签订前，充分了解合同对方的情况，对合同对方的履约能力进行评估，防范潜在的风险。（二）纠纷的处理1.合同履行过程中发生纠纷的，业务部门应及时报告法务部门，并积极与合同对方协商解决。2.法务部门应介入纠纷处理，收集相关证据，分析纠纷的性质和责任，提出解决方案。3.对于协商不成的纠纷，法务部门应代表企业参与诉讼、仲裁等法律程序，维护企业的合法权益。4.在纠纷处理过程中，业务部门应配合法务部门提供相关的证据和资料，协助法务部门做好诉讼、仲裁等工作。七、合同档案管理（一）档案的收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交回法务部门存档。2.合同履行过程中产生的与合同有关的文件、资料，如补充协议、变更协议、往来函件、验收报告等，业务部门应及时整理并提交给法务部门存档。（二）档案的整理与归档1.法务部门对收集到的合同及相关文件、资料进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号。2.将整理好的合同档案装订成册，存入专门的档案柜中，并建立电子档案，方便查询和管理。（三）档案的保管与查阅1.合同档案由专人负责保管，确保档案的安全、完整。2.企业内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审核签字后，提交给法务部门。3.法务部门对档案查阅申请进行审核，审核通过后，方可提供查阅服务。