我公司印鉴管理制度

我公司印鉴管理制度一、总则1.目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司涉及的各类印鉴，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人私章、部门章等。3.定义本制度所称印鉴，是指公司在对外活动中使用的，具有法律效力的各类印章的统称。二、印鉴的种类及用途1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等，代表公司的意志和行为。2.合同专用章专门用于签订各类经济合同、业务合作协议等，明确合同的法律效力。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务，是财务核算的重要印鉴。4.法定代表人私章用于办理公司授权范围内的财务支付、文件签署等特定事项，代表法定代表人的个人意志。5.部门章由各部门根据工作需要申请刻制，用于部门内部的文件往来、业务联系等，不具备对外法律效力。三、印鉴的刻制与启用1.刻制申请因工作需要刻制印鉴的部门或单位，应填写《印鉴刻制申请表》，详细说明印鉴名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司行政管理部门。2.审批流程行政管理部门收到《印鉴刻制申请表》后，对申请事项进行审核，审核通过后报公司法定代表人审批。经法定代表人批准后，由行政管理部门统一安排刻制。3.刻制要求印鉴的刻制必须严格按照国家相关法律法规和公安部门的规定进行，确保印鉴的规格、样式、材质等符合要求。刻制完成后，应将印鉴的印模留存公司行政管理部门备案。4.启用流程新刻制的印鉴启用前，行政管理部门应填写《印鉴启用申请表》，注明印鉴名称、启用日期、启用范围等信息，并附上印鉴印模。经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人审批。审批通过后，方可正式启用。同时，行政管理部门应将印鉴启用情况通知相关部门和人员。四、印鉴的保管1.保管原则印鉴保管遵循"谁保管、谁负责"的原则，实行专人专管，确保印鉴安全。2.保管人员职责负责印鉴的日常保管，确保印鉴存放安全，防止丢失、被盗、损坏等情况发生。严格按照规定的使用范围和程序使用印鉴，对每一次印鉴使用情况进行详细登记。未经批准，不得擅自将印鉴交他人使用或带出公司。定期对印鉴进行检查，如发现印鉴磨损、损坏等情况，应及时报告并申请更换。3.保管地点公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印鉴应存放在公司指定的保险柜内，并放置在安全可靠的场所。法定代表人私章由法定代表人或其授权的专人保管。部门章由各部门指定专人保管，存放于部门内部的安全地点。五、印鉴的使用1.使用原则印鉴使用必须严格按照规定的使用范围和程序进行，确保用印真实、合法、有效。2.使用流程申请：使用印鉴的部门或个人应填写《印鉴使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息，并附上相关文件或资料。审核：《印鉴使用申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。对于涉及重大事项、金额较大的合同或协议等，还需报公司法定代表人审批。登记：印鉴保管人员对审核通过的《印鉴使用申请表》进行登记，记录用印时间、用印事项、用印人、批准人等信息。用印：印鉴保管人员按照审批意见，在用印文件或资料上加盖相应印鉴，并确保印鉴清晰、端正。归档：用印完毕后，印鉴保管人员应将《印鉴使用申请表》及相关文件或资料整理归档，妥善保管。3.特殊情况处理如遇紧急情况，无法事先办理印鉴使用审批手续的，用印人应电话请示分管领导或法定代表人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。六、印鉴的停用与销毁1.停用条件因公司机构调整、业务变更等原因，印鉴不再使用的。印鉴损坏、遗失等需要更换的。其他需要停用印鉴的情况。2.停用流程印鉴保管人员发现印鉴需要停用时，应填写《印鉴停用申请表》，注明印鉴名称、停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司行政管理部门。行政管理部门审核通过后，发布印鉴停用通知，告知相关部门和人员。3.销毁流程对于停用的印鉴，由行政管理部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印鉴销毁申请表》，详细说明印鉴名称、数量、销毁原因等信息，并附上印鉴印模。经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人审批。审批通过后，由行政管理部门指定专人负责销毁，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括印鉴名称、数量、销毁时间、销毁地点、销毁人等信息，留存公司档案部门备案。七、监督与检查1.内部监督公司行政管理部门负责对印鉴的保管、使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保印鉴管理制度的严格执行。检查内容包括印鉴保管是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。对于发现的问题，应及时责令整改，并追究相关责任人的责任。2.审计监督公司审计部门负责对印鉴的使用情况进行审计监督，定期对印鉴使用的合规性、合理性进行审计检查。审计发现的问题应及时向公司管理层报告，并提出整改建议。3.法律风险防范公司法律顾问负责对印鉴管理涉及的法律问题进行指导和监督，确保印鉴的使用符合法律法规的要求，防范法律风险。对于重大合同、协议等文件的用印，法律顾问应进行合法性审查。八、违规处理1.对于违反本制度规定，擅自使用印鉴、未按规定程序用印、保管不善导致印鉴丢失或损坏等行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。