质检部印章管理制度

质检部印章管理制度一、总则1.目的为加强质检部印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于质检部所有印章的管理，包括但不限于部门公章、合同专用章、检验专用章等。3.印章管理原则印章管理遵循"专人负责、严格审批、规范使用、妥善保管"的原则，确保印章使用安全、准确、规范。

二、印章的种类及用途1.部门公章用于质检部以部门名义出具的各类文件、报告、证明等，如质检报告、质量分析报告、对外联系函件等。代表质检部对相关事项的确认和承诺。2.合同专用章专门用于质检部签订的各类合同、协议等经济文件。明确合同的签订主体为质检部，具有法律效力。3.检验专用章用于对检验合格的产品、样品等加盖，表明该产品或样品已经通过质检部的检验。作为产品质量合格的标识之一。

三、印章的刻制与启用1.印章刻制因工作需要刻制印章时，由相关负责人填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息。《印章刻制申请表》经部门负责人审核、公司领导批准后，由行政部门统一安排刻制。印章刻制完成后，由行政部门负责检查印章的规格、样式、文字等是否符合要求。2.印章启用新印章启用前，由质检部指定专人填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息。《印章启用申请表》经部门负责人签字确认后，报公司档案室备案。新印章启用时，要做好印章启用记录，包括启用时间、启用印章名称、印章交接情况等，并由相关人员签字确认。

四、印章的保管1.保管人员职责质检部设立专门的印章保管岗位，指定专人负责印章的保管工作。保管人员应具备责任心强、保密意识高的素质。保管人员要妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。严格按照规定的审批程序使用印章，对每一次印章使用进行详细登记，留存使用记录。不得擅自将印章转借他人使用，如因特殊情况需要委托他人办理盖章事宜，必须经过部门负责人批准，并做好交接手续。2.保管方式部门公章、合同专用章应存放在专门的保险柜中，保险柜钥匙由保管人员随身携带，密码由保管人员掌握。检验专用章可根据实际使用情况，存放在安全的地方，但要确保使用时能够及时找到。印章保管人员因出差、请假等原因需要暂时移交印章时，必须办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，明确交接时间、交接印章名称、交接双方等信息，并由部门负责人监交。

五、印章的使用1.使用流程填写用印申请单：使用印章时，必须由用印人填写《用印申请单》，详细说明用印事由、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息。审批：《用印申请单》按照以下审批流程进行审批：一般性文件、报告等用印，由用印人所在科室负责人审核签字后，报质检部负责人审批。涉及合同签订、重要文件等用印，需经质检部负责人审核签字后，报公司分管领导审批。用印：审批通过后，用印人携带《用印申请单》和相关文件到印章保管人员处用印。印章保管人员要认真核对用印申请单上的审批意见、用印文件内容等，确认无误后在用印文件上加盖印章，并在《用印申请单》上记录用印情况，包括用印时间、用印人、印章名称等，由用印人和保管人员签字确认。2.使用范围严格按照印章的用途使用印章，不得超出规定范围使用。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需先行加盖印章的，必须在印章上注明用途，并严格控制份数。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要立即用印，但无法按照正常审批流程进行审批时，用印人应电话请示部门负责人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。对于涉及重大事项或法律风险较高的文件用印，除按照正常审批流程外，还应咨询公司法律部门的意见。

六、印章的停用与销毁1.停用情形因部门职能调整、印章损坏、印章样式变更等原因，需要停用印章时，由相关负责人填写《印章停用申请表》，说明停用原因、停用印章名称等信息。《印章停用申请表》经部门负责人审核、公司领导批准后，印章正式停用。2.停用印章保管印章停用后，保管人员应将印章及时收回，并与《印章启用申请表》等相关资料一并妥善保管。对停用的印章要进行封存，在封存的印章上加盖"作废"章，并注明停用日期。3.印章销毁对于不再使用或已损坏的印章，由质检部提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、销毁原因等信息。《印章销毁申请表》经部门负责人审核、公司领导批准后，由行政部门负责组织销毁。印章销毁时，要做好销毁记录，包括销毁时间、销毁印章名称、销毁方式、监销人员等，并由销毁人员和监销人员签字确认。销毁记录应长期保存。

七、印章使用的监督与检查1.内部监督质检部负责人定期对印章使用情况进行检查，查看印章使用是否符合规定流程，审批手续是否齐全，用印记录是否完整等。对发现的问题及时进行纠正，并对相关责任人进行批评教育。情节严重的，按照公司相关规定进行处理。2.审计监督公司审计部门定期对质检部印章管理情况进行审计，检查印章管理制度的执行情况，印章使用的合法性、合规性等。对审计中发现的问题，提出整改意见，并督促质检部进行整改。

八、违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，视情节轻重给予相应的处罚：对初次违规且情节较轻的，给予批评教育，责令改正。对多次违规或情节严重的，给予警告、罚款等处罚；造成经济损失或不良影响的，要依法追究相关人员的责任。2.因保管不善导致印章被盗用、丢失或损坏的，保管人员应立即向部门负责人报告，并采