合同管理制度

合同管理制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、技术合同等。3.基本原则合同管理遵循依法合规、公平公正、诚实守信、防范风险的原则。在合同签订和履行过程中，应严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保合同合法有效。

二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。职责负责审议合同管理制度、重大合同标准及合同管理工作中的重大事项。对重大合同进行决策，协调解决合同管理中的重大问题。2.合同管理部门职责负责制定和完善合同管理制度，并组织实施。对合同签订、履行、变更、解除等全过程进行指导、监督和检查。参与重大合同的谈判、起草、审核等工作，协助合同承办部门办理合同相关手续。建立合同台账，负责合同档案的管理，定期对合同履行情况进行统计分析。负责合同纠纷的处理，组织相关部门进行合同纠纷的调查、协商、调解、仲裁或诉讼等工作。3.合同承办部门职责负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、解除等具体工作。对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查和评估。将合同文本及相关资料提交合同管理部门审核，并根据审核意见进行修改完善。负责合同履行过程中的跟踪、检查和反馈，及时处理合同履行中出现的问题。负责合同纠纷的前期处理工作，配合合同管理部门做好纠纷的后续处理工作。

三、合同签订管理1.合同相对方选择合同承办部门应通过多种渠道对合同相对方的主体资格、经营范围、经营状况、资信情况、履约能力等进行全面调查和评估。调查内容包括但不限于：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、涉诉情况等。对于重大合同或涉及金额较大的合同，合同承办部门应委托专业机构对合同相对方进行尽职调查，并出具尽职调查报告。在选择合同相对方时，应优先选择具有良好信誉、较强履约能力的单位或个人。对于存在不良记录或信誉不佳的相对方，应谨慎签订合同或避免与其合作。2.合同谈判合同承办部门负责组织合同谈判工作，谈判人员应至少由两人组成，重大合同应成立专门的谈判小组。谈判小组应包括合同管理部门、法律事务部门及相关业务部门的人员。在谈判前，谈判人员应充分了解合同背景、交易目的、双方权利义务等内容，制定详细的谈判方案和策略。谈判过程中，应注重合同条款的协商和确定，确保合同条款公平合理、明确具体，避免出现模糊不清、歧义或显失公平的条款。同时，应注意保护公司的商业秘密和合法权益。3.合同起草合同一般由合同承办部门负责起草。合同文本应使用规范的语言文字，条款完整、内容准确，具备合同的必备要素，包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。对于格式合同或常用合同文本，合同承办部门可参考行业通用版本或以往签订的类似合同进行起草，但应结合本次交易的实际情况进行修改和完善，确保合同条款符合公司利益和实际需求。在合同起草过程中，应明确双方的权利义务，合理分配风险，避免出现合同漏洞或风险隐患。同时，应注重合同条款的可操作性，以便在合同履行过程中能够顺利执行。4.合同审核合同承办部门应将起草好的合同文本及相关资料提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核工作，并出具审核意见。合同审核主要包括以下内容：合法性审核：审查合同是否符合国家法律法规及相关政策规定，是否存在违法违规条款。合规性审核：审查合同是否符合公司的合同管理制度、业务流程及相关规定。条款完整性审核：审查合同条款是否完整，是否涵盖了交易的主要内容和双方的权利义务。风险评估审核：对合同履行过程中可能存在的风险进行评估，审查合同条款是否采取了有效的风险防范措施。文字准确性审核：审查合同文本的语言文字是否准确、规范，是否存在歧义或表述不清的地方。合同管理部门在审核过程中，如发现合同存在问题或风险隐患，应及时与合同承办部门沟通，并提出修改意见。合同承办部门应根据审核意见对合同进行修改完善，直至审核通过。5.合同审批合同审核通过后，合同承办部门应按照公司的审批流程将合同提交相关领导进行审批。审批流程如下：一般合同：由合同承办部门负责人审核签字后，报分管领导审批。重大合同：由合同承办部门负责人审核签字后，经合同管理部门审核，报合同管理委员会审议，最后由公司总经理审批。合同审批过程中，审批领导应认真审查合同内容，对合同的合法性、合规性、完整性、风险防范等方面进行全面评估，并签署审批意见。对于不符合要求的合同，审批领导应提出修改意见或不予批准。6.合同签订合同经审批通过后，由合同承办部门负责与合同相对方签订合同。签订合同前，应确保合同双方的签字盖章齐全，合同文本一式多份，每份合同内容应保持一致。合同承办部门应在合同签订后的[X]个工作日内将合同原件及相关资料提交合同管理部门备案。合同管理部门应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行详细记录。

四、合同履行管理1.合同交底合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，向参与合同履行的人员详细介绍合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求、风险防范措施等，确保相关人员熟悉合同条款，明确各自的职责。合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并作为合同履行过程中的重要参考资料。2.履行跟踪合同承办部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和监督，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。在合同履行过程中，如发现合同相对方出现违约行为或可能影响合同履行的情况，合同承办部门应及时采取措施，要求对方限期整改或承担违约责任，并将相关情况报告合同管理部门。合同管理部门应定期对合同履行情况进行统计分析，及时发现合同履行过程中的共性问题和风险隐患，并提出相应的改进措施和建议。3.变更管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与合同相对方协商，达成一致意见后签订书面变更协议。合同变更协议的签订程序与原合同签订程序相同，应经过审核、审批后签订，并及时提交合同管理部门备案。合同变更后，合同承办部门应及时调整合同履行计划，确保合同变更后的内容得到有效执行。同时，应将合同变更情况及时通知相关部门和人员，避免因信息不畅导致工作失误。4.解除管理合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同承办部门应及时与合同相对方协商解除合同，并签订书面解除协议。合同解除协议的签订程序与原合同签订程序相同，应经过审核、审批后签订，并及时提交合同管理部门备案。合同解除后，合同承办部门应按照合同约定及相关法律法规的规定，及时办理合同结算、清理等手续，确保双方的权利义务得到妥善处理。同时，应将合同解除情况及时通知相关部门和人员。

五、合同档案管理1.档案收集合同承办部门应在合同签订后的[X]个工作日内将合同原件及相关资料提交合同管理部门。相关资料包括但不限于：合同谈判记录、尽职调查报告、合同审批表、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、补充协议等。合同管理部门应负责对收到的合同及相关资料进行整理、分类和编号，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案保管合同管理部门应建立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，对合同档案进行妥善保管。合同档案应按照类别、年份、编号等进行分类存放，便于查阅和管理。合同档案室应建立严格的档案管理制度，明确档案管理人员的职责，加强对档案的安全保密管理，防止档案丢失、损坏或泄露。合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。一般合同档案的保管期限为[X]年，重大合同档案的保管期限为[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照规定进行销毁处理。3.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报合同管理部门负责人审批。合同管理部门应指定专人负责档案查阅工作，并按照审批意见提供相应的合同档案资料。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、复印、拍照等行为。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还合同管理部门，并在《合同档案查阅登记表》上签字确认。

六、合同纠纷管理1.纠纷预防合同承办部门在合同签订和履行过程中，应严格按照合同约定和公司的相关规定履行义务，避免因自身原因导致合同纠纷的发生。合同管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和纠正合同履行过程中的问题，预防合同纠纷的发生。同时，应定期组织合同管理培训，提高员工的合同管理意识和风险防范能力。2.纠纷处理当发生合同纠纷时，合同承办部门应及时报告合同管理部门，并积极采取措施进行处理。合同管理部门应组织相关部门进行调查，了解纠纷的具体情况，分析纠纷产生的原因，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应根据纠纷的性质、涉及金额、复杂程度等因素确定，可采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。在纠纷处理过程中，应注重收集和