付款管理制度

付款管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司付款流程，加强资金管理，确保公司资金安全、合理、有效地使用，保障公司各项业务的正常开展，维护公司及相关方的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司总部及各子公司、分公司所有涉及款项支付的业务活动，包括但不限于采购付款、费用报销、工资发放、投资付款、借款还款等。3.基本原则合法性原则：付款行为必须符合国家法律法规及公司相关规定，确保付款业务的真实性、合法性。准确性原则：付款信息必须准确无误，包括收款人名称、账号、开户行、付款金额、付款用途等，避免因信息错误导致的付款风险。审批原则：所有付款业务必须经过严格的审批流程，明确各级审批权限，确保付款决策的科学性、合理性。及时性原则：在确保付款业务合规的前提下，应根据合同约定或业务需求及时安排付款，避免因延误付款给公司带来不利影响。安全性原则：加强付款过程中的风险防控，保障资金安全，防止资金被盗用、挪用等情况发生。

二、付款审批流程

（一）一般付款审批流程1.业务部门申请业务部门根据业务实际情况，填写付款申请单，详细注明付款事由、付款金额、收款人信息、付款依据（如合同编号、发票号码等）等内容，并附上相关证明材料（如合同、发票、验收报告等）。2.部门负责人审核业务部门负责人对付款申请的真实性、合理性、必要性进行审核，确认申请内容与业务实际相符，签字后提交至财务部门。3.财务部门审核财务部门收到付款申请后，首先对申请资料的完整性、准确性进行审核，检查付款金额是否与合同约定一致，发票是否合规，相关审批手续是否齐全等。审核无误后，对付款资金的来源及预算进行核对，确认是否有足够的资金支付该款项。如审核通过，财务人员签字并提交至审批流程中的下一级审批人；如审核不通过，应及时与业务部门沟通，说明原因并要求补充或修改相关资料。4.分管领导审批分管领导根据公司整体业务情况及财务状况，对付款申请进行审批。重点关注付款事项对公司业务的影响、资金安排的合理性等因素，审批通过后签字确认。5.总经理审批总经理对重大付款事项进行最终审批，全面考虑公司战略规划、资金状况、风险因素等，做出决策。对于金额较大或涉及重要业务的付款，总经理审批前可组织相关部门进行专题讨论，充分听取各方意见。总经理审批通过后，付款申请进入付款执行环节。

（二）紧急付款审批流程对于因业务紧急需要立即付款的情况，可启动紧急付款审批流程。业务部门填写紧急付款申请单，在申请单上注明"紧急"字样，并简要说明紧急原因。按照以下流程进行审批：1.业务部门负责人审核：业务部门负责人对紧急付款申请进行快速审核，确认情况属实后签字。2.财务部门负责人审核：财务部门负责人在收到申请后的[X]小时内完成审核，重点关注资金的紧急需求及支付风险，审核通过后签字。3.分管领导特批：分管领导接到紧急付款申请后，应在[X]小时内做出特批决定，如批准则签字确认。4.总经理备案：紧急付款完成后，需及时向总经理备案，说明紧急付款的原因、金额、付款对象等情况。

（三）特殊付款审批流程对于一些特殊的付款业务，如对外捐赠、赞助支出、大额资产购置等，除遵循一般付款审批流程外，还需根据公司相关规定进行额外的审批或备案。1.对外捐赠、赞助支出业务部门提出申请，详细说明捐赠或赞助的目的、对象、金额等情况，并提交相关的捐赠或赞助协议。经公司内部相关部门（如法务部门、宣传部门等）审核同意后，按照一般付款审批流程进行审批。审批通过后，还需报公司董事会备案（如涉及重大捐赠或赞助事项）。2.大额资产购置业务部门提出资产购置申请，包括资产购置的必要性、预算安排、技术参数等内容，并附上详细的采购方案。财务部门对购置资金的来源及预算进行审核，评估资产购置对公司财务状况的影响。经公司固定资产管理部门审核资产配置的合理性后，按照一般付款审批流程进行审批。对于购置金额超过一定限额的资产，需报公司董事会审议通过。

三、付款方式及相关规定

（一）银行转账1.银行转账是公司付款的主要方式，适用于与公司有业务往来的供应商、合作伙伴、员工等各类款项支付。2.在进行银行转账时，财务人员应准确填写收款人的银行账号、开户行名称、收款人姓名等信息，确保转账信息的准确性。3.对于同城转账，一般应通过公司的基本账户或一般账户进行支付，优先选择网上银行转账方式，以提高付款效率。对于异地转账，应根据收款人的开户行及实际情况，选择合适的银行转账渠道，如电汇、大额支付系统等，并注意支付手续费的合理性。4.财务部门应定期核对银行账户余额，确保有足够的资金用于支付款项。在进行大额转账前，应提前与银行沟通，了解银行转账限额及相关手续要求，避免因银行限制导致转账失败。

（二）支票支付1.支票支付适用于在同城范围内支付金额相对较小、支付对象较为固定且熟悉的业务款项。2.业务部门在申请支票支付时，应填写支票领用申请单，注明收款人名称、金额、用途等信息，并经部门负责人审核签字。3.财务部门根据审批后的支票领用申请单，开具支票，并在支票存根上详细记录支票号码、金额、收款人、用途等信息。支票的填写应规范、清晰，确保大小写金额一致，收款人名称准确无误。4.支票领用人员应在支票领用后的[X]个工作日内将支票交付给收款人，并要求收款人在支票存根上签字确认。如因特殊原因未能及时交付支票，应将支票交回财务部门妥善保管，并办理相关交接手续。5.财务部门应定期对支票的使用情况进行核对，确保支票的使用符合规定，防止支票丢失、被盗用等情况发生。对于已开具但未使用的支票，应及时进行作废处理，并在支票登记簿上注明作废原因及日期。

（三）现金支付1.现金支付一般适用于支付金额较小、符合国家现金管理规定的费用支出，如员工差旅费中的零星支出、办公用品采购等。2.业务部门在申请现金支付时，应填写现金支出申请单，详细注明支出事由、金额、收款人等信息，并附上相关的发票或收据。3.现金支付申请经部门负责人审核、财务部门审核后，按照审批权限报分管领导及总经理审批。4.财务部门根据审批后的现金支出申请单，提取现金，并由领款人在现金支出申请单上签字确认。领款人应按照申请用途使用现金，并在使用后及时将相关发票或收据交回财务部门进行报销。5.公司应严格遵守国家现金管理规定，控制现金支付的范围和额度。对于超过现金支付限额的款项，应通过银行转账等方式进行支付。财务部门应定期对现金收支情况进行盘点，确保现金账实相符。

（四）电子支付随着信息技术的发展，电子支付方式在公司付款业务中得到越来越广泛的应用，如网上支付、移动支付等。1.电子支付应遵循国家相关法律法规及金融机构的规定，确保支付安全、便捷。2.公司在选择电子支付方式时，应与具备合法资质的第三方支付机构或金融机构合作，并签订相关协议，明确双方的权利和义务。3.业务部门在申请电子支付时，应填写电子支付申请单，注明支付金额、支付对象、支付用途等信息，并附上相关的证明材料。电子支付申请的审批流程与银行转账审批流程相同。4.财务部门在进行电子支付操作时，应严格按照支付平台的操作规范进行，确保支付信息的准确无误。支付完成后，应及时下载并保存支付凭证，作为记账依据。5.加强对电子支付账户及密码的管理，定期更换支付密码，防止电子支付账户被盗用。同时，应关注电子支付过程中的安全提示，如发现异常情况及时与支付机构或银行联系，采取相应的防范措施。

四、付款时间规定1.对于已签订合同且约定了付款时间的业务，财务部门应按照合同约定的时间及时安排付款。如有特殊情况需要提前或推迟付款，业务部门应与对方协商一致，并经相关审批流程批准后执行。2.对于货到付款的业务，在收到货物并验收合格后，应在合同约定的付款期限内完成付款。验收合格的标准应在合同中明确规定，业务部门应及时组织相关人员进行验收，并将验收结果通知财务部门。3.对于费用报销类付款，应在员工提交完整、合规的报销单据后的[X]个工作日内完成审批及付款流程。如遇节假日或特殊情况，付款时间可适当顺延，但应及时通知报销人。4.工资发放应按照公司规定的工资发放周期按时进行，一般为每月的[具体日期]。财务部门应在工资发放日前完成工资核算、审批等工作，并确保工资资金足额到账，以便按时发放工资。

五、付款相关资料管理1.付款申请单及相关证明材料是付款业务的重要依据，业务部门应按照公司档案管理规定，及时将付款申请单及附件整理归档，确保资料的完整性和可追溯性。2.财务部门在付款完成后，应将付款凭证（如银行回单、支票存根、现金支出凭证等）进行妥善保管，并定期与会计凭证进行装订成册。付款凭证作为记账依据，应保存[规定年限]，以备审计、税务检查等需要。3.对于涉及合同付款的业务，合同原件应由公司合同管理部门统一保管，并建立合同台账，记录合同的签订、执行、付款等情况。财务部门应根据合同台账及付款申请单，核对付款金额及付款进度，确保付款与合同约定一致。4.加强对发票等票据的管理，业务部门在申请付款时应确保提供的发票真实、合规。财务部门在审核付款申请时，应仔细核对发票的内容，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、金额、税率、税额等信息，确保发票与业务实际相符，且发票开具方具有合法经营资质。对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝付款，并要求业务部门重新取得合规发票。

六、付款监督与检查1.公司内部审计部门应定期对付款业务进行审计监督，检查付款流程是否合规、审批手续是否齐全、付款金额是否准确、相关资料是否完整等。对于审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.财务部门应加强对付款业务的日常监控，定期对付款数据进行分析，关注付款业务的异常情况，如频繁向同一收款人付款、付款金额与业务规模不符等。如发现异常情况，应及时与业务部门沟通核实，并采取相应的措施进行处理。3.公司应建立健全付款业务的投诉举报机制，鼓励员工及相关方对付款过程中的违规行为进行监督和举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，如经查实存在违规行