质量职业健康安全环境管理手册

HTJL/MS01-2009

质量/职业健康安全/环境管理手册

（第1版）

［依据GB/T19001-2008idtIS09001；2008

ISO14001：2004idtGB/T24001-2004

OHSAS18001：2001idtGB/T28001-2001标准］

编制：_______________

审核：_______________

批准：_______________

分发号：_____________

2009年11月1日发布2009年12月1日实施

质量手册更改记录

序页更改

号

码章节更改内容批准人日期通知

单号

0公司简介............................................................1

1前言................................................................2

2质量/安全/环境管理体系概况..........................................3

2.1适用范围..........................................................3

2.2删减说明...........................................................3

2.3管理方针..........................................................3

2.4目标..............................................................4

2.5组织职责归口......................................................4

2.6体系文件结构......................................................8

3管理层活动控制......................................................9

3.1总则..............................................................9

3.2质量/安全/环境方针和目标的制定与管埋.............................9

3.3体系策划..........................................................9

3.4组织规划..........................................................10

3.5资源的提供........................................................10

3.6内外部沟通和信息交流..............................................10

3.7内部审核..........................................................11

3.8管理评审..........................................................12

3Q持续而讲.........................................................13

4,职能M门管理活动的控制..............................................15

4.1综合部所涉及活动的控制............................................15

4.2经营部所涉及活动的控制............................................22

4.3总工室涉及活动的控制..............................................24

4.4监理部涉及活动的控制..............................................28

5项目监理组相关活动的控制..............................................34

5.1监理实施前的准备工作..............................................34

5.2监理实施...........................................................34

5.3不符合的整改程序..................................................35

公司坚持“守法、诚信、公正、科学”的执业准则，以立足海沧、建设厦门、服务业主、

贡献社会为企业的经营宗旨。本着“严格监督、科学管理.、讲求实效、质量第一”的原则竭

诚为广大业主服务，公司运用先进的电脑软硬件设施和完善的专业监理仪器设备，依靠自身

的人才优势、技术优势和地缘优势，监理业务已涉及商住房建、市政道路、工业厂房、钢架

结构、设备安装、园林绿化、装饰装修等工程。公司所监理的兴旺广场、海福广场、三源弘

花园、公路局综合楼、未来海岸项目等房建项目，海沧港区一二期、角嵩路东段、319国道

海沧段慢车道等市政项目，被评为优良工程。公司监理的厦门五洲科技城新科大厦、厦门汇

景家园、厦门蓝月湾居住小区SI#、S2#、S5#、S6#、Nl#、N2#及幼儿园工程、厦门瑞景公园

一期工程等被省建设厅评为“省级文明工地"称号。公司推行监理承诺制，认真履行监理合

同，并在深化监理、节约投资、缩短工期等方面为业主提供良好的服务，受到了业主和社会

各界的普遍好评。

本公司依据1S09001/14001、OHSAS18001管理体系要求，结合公司实际，编制本管理手

册，本手册适用于公司的工程监理活动。

编写本手册，是为了阐明公司质量/职业健康安全/环境管埋体系的构成，规定各项质量

/安全/环境管理活动的内容和要求，明确各有关部门和人员的职责、职权。通过建立并保持

质量/职业健康安全/环境管理体系，确定文件化的质量/职业健康安全/环境管理方针、目标

和指标，通过危险源辨识、风险评价、环境因素识别和评价的结果，制订出职业健康安全/

环境管理方案和运行控制程序并有效实施，以达到不断提高质量/职业健康安全/环境绩效的

目的。

本公司依据IS09001标准的4.2.2条款的要求，规定了本公司的质量管理体系，描述了构

成体系的各过程的作用、顺序及其控制准则，其中第2章节介绍了本公司质量体系的概况，

包括：过程识别的结果（含删减说明）、适用范围、方针、目标、职责、体系文件的结构，

体现了ISO9001的4.1/1.2/421/5.3/5.4.1/5.5款的要求;第3章是管理层所涉及的活动的控制，

包含了ISO9001标准的4.1、421、5.1-5.6、6.1、8.1、822、8.5款的要求，第4章是对职

能部门管理活动的控制，包含了ISO9001标准的4.2.3/4.2.4/6.2/7.2/8.2.1/8.2.3/8.2.4/8.3/8,4/8.5

等条款的要求，第5章是项目监理组所涉及活动的控制，包含了ISO9001标准的

63/6.4/7.1/7.2.3/7.5/8.2.3/8.2.4/8.3/8.5款的要求。

建立该体系的目的包括两点：（1）、向外界证实本公司有能力稳定地提供满足业主和适

用的法律法规要求的监理服务。（2）、通过应用本体系，不断地增强业主满意度，提升公司

的竞争力。

本手册所规定的要求于2009年12月1日开始生效，请各有关人员认真学习，严格按照

规定要求实施。

总经理：_____________

日期：_____________

2.1适用范围

本手册适用于本公司所承接的建设项目的监理服务提供的控制，其覆盖的活动包括项目

监理管理活动和公司职能部门的管理活动。其中项目监理管理活动又包括：投标及合同签订、

监理机构的组建、监理实施的策划、监理服务的实施、监理总结、交付后活动。

2.2删减说明

221因为监理服务的提供完全依据业主的要求和监理规范的要求来执行，无设计开发活动,

故IS09001的7.3款所阐述的设计和开发过程的控制对本公司不适用，予以删减。

222本公司产品为无形产品，没有监测设备，删减ISO9001的7.6款。但监理服务所需的

检测设备鉴于其性质和特点，仍然按ISO9001的7.6款所规定的要求进行控制。

2.2.3监理工作的质量通过后续的检杳均可实施，无特殊过程，故ISO9001的7.5.2款所阐

述的特殊过程的确认和控制对本公司不适用，予以删减。

2.2.4本公司仅有资源方面的采购，无监理服务方面的采购，故ISO9001的7.4款所阐述的

采购过程的控制对本公司不适用，予以删减。而设备设施、工具的采购将其作为资源提供/配

置来进行管理。

2.2.5本公司无外包活动。

2.3管理方针

2.3.1质量方针

信守合同，科学管理，符合标准，业主满意

其涵义如下：

信守合同，科学管理一一信守合同是公司开展经营活动的基本准则，也是监理服务取得

业主满意和公司管理活动的前提条件；公司关注业主要求并建立质量管理体系，通过科学管

理向业主提供信任的监理服务。

符合标准，业主满意一一公司提供的监理服务活动应满足施工验收规范、《监理规范》、

合同协议和法规的要求，并分析业主的要求，在此基础上制定监理工作标准以规范各项目的

监理活动，最终实现业主满意的目标。

质量方针由公司各级领导逐级宣贯，公司全体员工必须了解并贯彻执行。

2.3.2职业健康安全/环境管理方针

遵守环保和职业安全法规，对相关方施加影响，实现多方满意

2.4目标

2.4.1质量目标：每年根据上年的完成情况在管理评审会议上确定并颁布。

2.4.2职业健康安全/环境管理目标：

☆杜绝重大安全责任事故，重伤事故次数为0；

☆群体性中毒事件为0；

☆重大火灾事故为0；

☆对员工进行定期体检；

☆通过施加影响，公司监理的工程每年创建市级及以上文明工地不少于2个。

2.5组织职责归口

2.5.1组织机构图

董事会

总经理

副总经理总［祖师

监

总综经

理

工合营

部

室部部

项

项

目

目

监

监

理

理

2.5.2职责与权限组

组

公司管理层

a.贯彻执行国家有关工程建设方面的法律、法规，全面负责公司的行政、经营和管理工

作，对监理服务质量承担全面责任；

b.负责公司组织机构的建立和调整，并分配各部门的质量/职业健康安全安全/环境管理

职能，负责公司人力资源的决策工作，并创造公司内部良好的沟通环境；

c.主持制订公司的质量/炽业健康安全安全/环境方针和目标、手册，并以文件的形式正

式批准发布；任命管理者代表，以文件形式规定其识责和权限，并为其有效工作提供

必要条件；

d.按期组织并主持管理评审，以确保管理体系的适应性和有效性；

。.任命部门负责人及总监理工程师，并为各部门及项目监理机构提供必要的资源；

f.负责公司重大事故的处理工作。

综合部

a.负责公司的人事事务（包括培训工作）、建立人事档案；

b.负责明确各项记录的保存年限（不包括监理内业资料完整）；

e.负责公司粽合性报告、文件的拟会稿及公司决策层的会议记录：

d.负责公司行政文件的发放审核及报批，及其处理归档；

e.参与公司有关决策的调研及内部协调工作，及时传递信息；

f.负责对公司的外来文件进行呈阅督办处理。

g.贯彻国家及总工会有关职业健康安全的方针、政策，并监督执行，充分发挥群众监督

在职业健康安全生产工作中的作用；

h.负责组织员工开展遵章守纪和预防事故的教育活动，并参加企业有关职业健康安全/

环境规章制度和劳动保护条例的制订；

i.负责公司本部的环境因素/危险源辨识和风险评价的归口管理；

j.负责公司车辆安全有关工作的归口管理。

k.负责组织员工及新入司人员进行身体健康检查；

1.执行临时用工安全管理的规定，在签订用工合同时，明确有关安全条款的要求；

m.参加员工重伤、死亡事故的调行处理工作。

监理部

a.负责项目监理机构的组建、报备、监理人员的调配与考核；

b.负责工程检测设备的管理；

c.负责对项目监理组所使用设备、物品的建档及管理；

d.负责项目监理组绩效考核制度的制定与修订；

e.组织季度检查考核工作及总结，负责收集业主满意度信息、，进行数据分析，采取措施

提高监理工作质量及业主满意度；

f.负责公司项目监理组的重大危险因素应急响应的统一指挥协调；

g.组织公司项目监理组重大事故的现场处理及善后处理工作。

总工室

a.负责公司与开展监理工作相关的技术、质量、安全、环境方面的国家法律、法规、标

准、规范和规程文件的管理工作，负责收集有关的最新信息，对于更改、换版或更新的，

应及时对公司相关部门及项目监理组进行更新；

b.组织工程开工前的监理管理交底和项目监理过程的专项交底；

c.负责项目监理组的日常业务指导、工程现场巡查和工程实体检查；

d.组织工程项目图纸内部审核，必要时参加图纸会审，负责组织超过一定规模的危险性

较大的分部分项工程安全专项施工方案的内部审查；

e.负责监理业务培训、监理工作总结与技术交流，负责组织确定培训的要求；

f.参加工程结构验收、初验、竣工预验收以及主管部'J对监理组的检查，负责对完工项

目的监理资料进行建档、管理；

g.负责项目监理组重大事项汇报的管理，建立报告台帐，负责工程质量安全事故调杳；

h.负责组织公司层面的改进活动的实施；

i.负责对业主提供给公司的技术文件的管理，建立收文、归还台帐。当技术文件丢失时,

应及时报告业主，并保留书面的报告记录；

j.负责组织汇总和编制年度安全技术措施费用计划；

k.负责公司项目监理组的环境因素/危险源辨识和风险评价的归口管理。

经营部

a.负责制定并组织实施公司年度经营工作计划，掌握市场信息、开拓监理市场、努力承

揽监理业务，编制标书，负责投标工作；

b.负责工程监理合同的起草、评审的组织、签订、修订和管理工作，对项目监理组履行

合同的情况进行指导、检查和监督，负责监理费的催收工作；

c.负责招投标阶段与业主的沟通，了解业主的需求和期望，满足'业主的要求。

d.负责对业主提供给公司的招投标文件和合同文件的管理，建立收文、归还台帐。当这

些文件丢失时，应及时报告业主，并保留书面的报告记录。

项目监理组

A.作为公司对监理项FIF勺派出机构，代表公司履行监理合同，开展监理工作：

b.严格执行国家和地方有关法律、法规和公司的各项管理制度，坚持按国家或行业标准、

规范、规程、《工程建设监理规范》及公司的质量/安全/环境管理手册开展监理工作；

C.做好项目的监理准备工作，了解业主意图和项目情况，熟悉设计图纸和周边环境，确

定监理组所需人员，编制监理规划和监理实施细则，制定项目质量、工期、造价、安全的管

理目标和管理措施；

d.做好和业主的沟通工作，对业主提出的意见和建议应及时做出处理，对存在的问题应

及时解决或报公司协助解决。要充分了解业主的需求，并满足其要求，使业主满意；

e.负责项目监理工作的标识、记录交付和移交公司监理部前的文件和资料管理工作；

f.负责木项目检测器具、设备、物品、业务书籍的请购、领用与保管；

g.负贲各方提出的不符合的整改；

h.负责对业主提供给监理组的技术文件和财产的管理，建立收文、归还台帐。当这些文

件和财产丢失时，应及时报告业主，并保留书面的报告记录；

i.负责配合总工室识别监理组的危险源和环境影响因素，确定预防措施。

2.5.3管理者代表

由总工程师担任公司管理者代表，全权代表公司最高管理者主持和处理本公司质量，安全

/‘环境管理体系的口常工作，并确保：

1、本公司质量/安全/环境管理体系得到建立、实施并保持；

2、向公司最高管理者汇报质量/安全/环境管理体系的运行情况和任何改进的需求；

3、在公司范围内提高对业主要求的意识；

4、负责与质量/安全/环境管理体系有关事宜的对外联络。

2.6体系文件的结构

第一层次：手册

第二层次：支持手册的相关程序、规定、管理制度

第三层次：监理工作文件（外来、内订）

第四层次：表单/记录

3.1总则

最高管理层应：

a）向公司全员传达满足业主和法律法规要求的重要性；

b）制定质量/安全/环境方针和确保质量/安全/环境目标的制定;

c）定期进行内部审核和管理评审；

d）确保资源的获得，以满足体系运行需要。

e）应以增强业主满意为目的，通过招投标评审、合同评审、与建设单位有效沟通、业主

满意调查/分析、工程竣工后的监理服务的继续提供等手段确保业主的要求得到确定

并尽量予以满足。

3.2质量/安全/环境方针和目标的制定与管理

3.2.1质量/安全/环境方针应与公司的宗旨一致，可以为目标的制定提供框架。

322总经理应通过会议、培训等形式将质量/安全/环境方针层层传达到每个员工，让其理

解，并在各自的岗位上围绕质量/安全/环境方针开展工作，努力贯彻实现公司的质量/安全/环

境方针.

3.2.3公司的质量/安全/环境目标内容应与质量/安全/环境方针保持一致，是通过努力可以达

到的目标。目标应包括满足业主对监理服务的需求、持续改进和遵守适用的法律法规要求及

其他要求的承诺等所需的内容。目标应该是可测量的且应该要分解到各职能部门及项目监理

组。

3.2.4每年的管理评审会议前，管理者代表负责收集目标实现状况的信息并提交管理评审讨

论，会议应对质量/安全/环境方针和目标的适宜性进行评审，必要时做出修订。

3.3体系策划

3.3.1当内外环境发生重大变化，现有的管理体系无法适应时，由管理者代表负责组织有关

人员进行体系的策划（一般在年终的管理评审会议上做出决定）。

3.3.2策划的方法

1）对影响监理工作质量和业主满意的相关活动进行识别，包括监测分析改进活动；

2）对这些活动的职责进行归口；

3）明文规定这些活动执行和控制的方法以及应建立的记录。包括适用的统计方法。

3.3.3策划应输出质量/安全/环境手册，规定清楚体系适用的范围、删减细节及合理性、各

个环节的控制方法及职责归属。必要时，还可制定程序、作业指导书、表格等文件，作为手

册的补充。也可直接引用外部适用标准。

3.3.4因内外环境变化对体系重新策划时，应注意保持其完整性。

3.4组织规划

3.4.1管理层负责建立公司的组织结构图，明确部门的设置及公司的指挥关系；

3.4.2管理层负责对各部门/各岗位的职责权限做出规定，并从管理层中指派一名人员担任

管理者代表，负责公司管理体系的策划、建立、运行和维持；

3.4.3各部门职责见第2章的2.5款。

3.5资源的提供

管理层负责根据工作的需要提供相应的资源，包括人员、基础设施、从事监理所必须的

检测设备、业务书籍、工作环境、劳动保护用品等以满足监理工作的需要、提高业主满意度

以及员工的职业健康和安全。

3.6内外部沟通和信息交流

3.6.1管理层应通过培训、例会或专题会、公告、内部网络等渠道向公司全体员工及时传达

有关信息，信息交流的内容可分为内部信息交流和外部信息交流。

⑴内部信息交流包括以下内容：

a.各部门、监理组质量/职业健康安全/环境方针、管理体系文件的执行情况；

b.质量/职业健康安全/环境目标、职业健康安全管理方案的实现情况；

c.法律、法规、标准及其它要求的变化及遵守情况；

d.公司检查、考核结果及处理情况：

e.事件和事故信息；

f.内审、外审、管理评审结果；

g.员工建议和意见；

h.其它信息。

⑵外部信息交流包括以下内容：

a.与质量/职业健康安全/环境相关的法律、法规、标准及其它要求的变化情况；

b.来自上级和政府部门的要求、规定等信息；

c.来自相关方的信息；

d.向相关方传递公司质量/职业健康安全/环境的有关要求；

e.需要向上级和政府部门传递的信息；

f.与相关方协商处理工作中的相关问题。

g.相关方提出的意见或建议。

3.6.2信息交流的方式

⑴内部信息交流的方式

a.建立周、月例会制度（每周总经理办公会、每月总监会）。通过定期召开例会，及时了

解工作动态、发现存在问题、制定处理方案、安排工作计划等。

b.文字交流：上传、下达文件，反映工作问题、宜贯指示精神及工作要求。

C.口常工作检查。例如通过内部审核，检查体系运行动态，了解管理体系的有效性和寻找

改进的机会。

d.利用公司网站，进行沟通信息、对外宣传。

e.培训。

⑵外部信息交流的方式

a.各部门负责人、总监通过参加会议及文件传递等形式，就质量/职业健康安全/环境相关

信息及时与上级部门和政府主管部门进行协商和沟通。

b.各部门、监理组运用电话、传真或网络等方式，及时、准确地接收、传递和处理与相关

方的质量/职业健康安全/环境信息，并做好记录。

c.当发生紧急情况时，应按应急准备和响应控制程序规定，与相关方进行信息沟通。当发

生事故时，应按事故报告、调查与处理的规定，进行信息沟通。

d.对相关方提出的意见或建议，由有关的职能部门和监理组做好记录，提出处理意见或建

议，报分管领导批准，形成处理决定后并给予答复，并做好全过程的处理记录。

3.7内部审核

3.7.1为确保各项质量/安全/环境管理要求能持续落实，一般每年应至少进行一次完整体系

审核，必要时可组织临时审核。

3.7.2内审策划：

对于项目监理组的工作，每季度结合监理工作质量检查实施审核(检查内容包括体系的

符合性和实施情况)，不再另外策划；对于部门，则至少一年组织一次，由管理者代表负责

制定实施计划及发出通知(至少提前一周)，要注意以下几个方面：

(1)时间的安排应考虑过程/区域的重要性、以往审核的结果；

(2)审核员不应审核自己的工作；

(3)项目监理组的季度检杳必须包括内业和外业。

3.7.3内审准备

(1)管理者代表发出内审通知并附上计划；

(2)各内审员查阅相关资料，准备检行表及其他审核用表格。

3.7.4内审实施

(1)项目监理组的内部审核采用评分制，按《项目监理组业务效能考核办法》和《项目

监理组业务效能考核标准》执行；

(2)部门的审核由内审员负责依职责分工使用标准检查表到相关部门审核，通过查、问、

看相关样本收集相关符合/不符合的证据并在《内部审核检查表》(部门用表)或《监理部/

总工室检查记录表》(项目组用表)上记录所观察到的结果；

(3)应注意验证上次发现的问题点和外部机构所提问题点的整改情况：

(4)审核的实施应以客观事实为依据，所抽查的样本在数量及分布方面应具有代表性，

以确保审核过程的客观性与公正性。

3.7.5审核后活动：

(1)项目监理组季度检查发现的问题及时发出整改通知，项目监理组负责按时整改；

(2)部门审核发现的问题由内审员及时发出整改要求，责任部门负责整改；

(3)由管理者代表或指派的内审员负责追踪验证问题点整改的情况及有效性。

3.7.6内审总结：在所有部门审核结束、管理评审实施前，由管理者代表对内审进行总结并

形成《内审报告》，提交管理评审会议讨论。

3.8管理评审

3.8.1管理评审配合年终总结会每年实施一次，若有需要也可以组织临时性的管理评审。

3.8.2管理评审由管理者代表至少提前一周发出通知。

3R3各部门主管接到通知后,应及时准备管理评审的汇报材料,其中：

(1)落实情况、内外部环境变化对公司管理体系所造戌的影响及体系变更的需求。

(2)监理部负责准备业主满意信息调查的情况、业主的投诉、监理工作质量检查考核情

况、纠正预防措施实施的情况。

(3)综合部负责准备公司本部的职业健康安全/环境的过程绩效、纠正预防措施实施的情

况。

(4)总工室负责准备责准备项目监理组的职业健康安全/环境的过程绩效、纠正预防措施

实施的情况。

(5)其他部门负责准备本部门工作职责的履行情况及工作的绩效的情况汇报、改善建议

等。

3.8.4管理评审的实施：

(1)以会议方式进行，由各部门就上述各种材料进行汇报，与会人员进行评审。

(2)评审应在以下方面作出结论：

一质量/安全/环境方针是否适宜、是否需要修订；

一质量/安全/环境目标是否适宜，是否需要修订；

一现行的质量/安全/环境管理体系是否适宜(主要核对与公司的现状是否相结合、是否可

操作)：

■-现行的质量/安全/环境管理体系是否充分(有无该管的事情没有进行策划及管理)：

-现行的质量/安全/环境管理体系是否有效(主要是业主的满意程度和公司目标的实现情

况)；

一目前体系的运行还存在哪些不足之处，需要做出哪些改进(以会议决议来体现)。

3.8.5评审还可以对次年的工作做出大致的安排并制定下年度的目标/计划。

3.8.6评审的结果应形成记录，管理者代表负责跟踪决议事项。

3.9持续改进

管理层应通过以下方式实施持续改进：

(1)、通过对质量/安全/环境方针的评审与更新、文件评审与更新持续改进质量/安全/环境管

理体系的适当性、充分性；

(2)、通过目标管理(目标的P-D-C-A)持续改进质量/安全/环境管理体系的业绩；

(3)、通过内部审核不断解决所发现的体系上或实施上的不合格，不断完善质量/安全/环境

管

理体系；

(4)、通过数据分析不断挖掘各过程改进的机会，提高各过程的有效性和效率；

(5)、通过采取纠正/预防措施避免不合格的发生或重复发生；

(6)、落实实施管理评审所作出的各项改进决定。

4.1综合部所涉及活动的控制

4.1.1人力资源的控制

4.1.1.1总的要求：应确保人员能胜任工作。

4.1.1.2确保的方法：

(1)明确各岗位的上岗条件与要求；

(2)从招聘、任用、岗前培训、继续教育等各方面对人员能力进行把关和能力提升。

4.1.1.3综合部应建立和保存各岗位人员的人事档案。

4.1.2培训、意识和能力的控制

4.1.2.1总则

建立并保持员工培训程序，明确培训需求，确保全体员工满足质量/职业健康安全/环境

管理体系要求的意识和能力。

4.1.2.2职责

(1)总工室负责确定公司员工的培训需求；

⑵综合部根据培训需求进行组织协调并制订年度培训计划；

⑶管理者代表负责审批年度培训计划。

4.1.2.3控制要求

⑴根据体系文件要求，确定培训需求，明确需要培训的人员；

⑵培训计划应明确对各类人员的培训要求、培训方式及应达到的效果；

⑶对全体员工都应进行质量/安全/环境意识教育，使其理解本公司的质量/职业健康安全/

环境管理方针，提高安全意识和持续改进的自觉性；

(4)对培训效果应有检验、考核措施；

⑸职业健康安全知识的培训不局限于课堂教学，要充分选用公司的内部会议、公告栏、公

司网站等进行职业健康安全知识的培训教育。

4.1.3文件的控制

4.13.1目的

建立公司管埋活动文件的控制方法，以防止文件的误用、损坏或去失，确保管埋体系运

行的各个场所能得到和使用有效版本的文件。

4.13.2范闱

适用于公司对各种与管理活动有关文件的控制。

4.1.3.3定义/参考

文件：指公司质量/安全/环境体系文件、公司行政公文、公司签订的合同文件、工程预算

系统应用软件、业主提供的文件、其它外来文件以及各部门工作中产生的文件。

4.1.3.4职责

⑴总工室：负责公司管理体系文件的编写，并负责其标识、发放、使用控制、回收、处

置等工作；负责建立公司使用的有效文件清单；负责对公司各部门、监理组的文件管理工作

进行指导监督。

⑵公司各部门：负责本职能部门使用文件的编制、报批和发放；负责建立本部门的有效

文件清单，使用有效版本文件，管理本部门的文件，并对本部门编制、使用和管理文件情况

进行监督。

⑶监理组：负责配备、编制项目监理所需的各类文件.并按要求报批和发放；负责建立

监理组有效文件清单，使用有效版本文件，管理各种文件。

4.1.3.5程序

⑴文件的分类

a.质量/安全/环境管理体系文件：质量/安全/环境管理手册、管理体系程序文件、程序支

持性文件等。

b.工程监理专用文件：监理规划、监理实施细则等。

c.行政公文：公司各部门对外行文和公司内部行政文件视为行政公文。

d.合同文件：公司对外签订的合同及其附件、补充条款等视为合同文件。

e.业主提供的文件：业主提供给项目监理部的文件由项目监理机构等部门进行控制。

f.其它外来文件：指法规性文件，包括法律、法规、规章、标准、规范、规程和上级单位、

主管部门、行业协会文件等。

g.各部门工作中产生的文件：各部门工作中产生的文件，由各部门负责管理，同时报综合

部备案，由综合部统一分类、归档。

⑵文件的编制、审批和发放

文件由公司、各使用部门根据实际工作需要编制，编制完成后，必须经有关人员对其充

分性和适宜性进行审批，方能发布。文件发布时必须考虑到发放到需要使用该文件的各个场

所。

a.公司质量/安全/环境管理手册的编制由管理者代表主持，总工室组织有关部门编制，

管理者代表审核后，总经理批准发布。总工室应建立质量管理手册持有者清单，明确管理手

册的发布范围。

b.程序支持性文件、监理作业文件、各种管理规定由咳文件的主管部门需要编制，部门

负责人审核后，分管领导批准发布。此类文件必须发放到使用该文件的各场所。

c.监理规划、监理实施细则由项目总监理工程师组织编制，其审批程序按监理规范的规

定。发放范围：工程建设单位和项目监理组。

出监理合同由经营部与业主协商拟订，各部门会签，分管领导审核，法人代表或其委托

授权人审批签署。发放范围：经营部、监理部、项目监理组。

e.公司行政公文由综合舒起草，必要时经各部门会签，公司总经理审批。

f.外来文件由综合部明确其责任部门，报经公司总经理或分管领导批准后，由责任部门

负贲处理。对于监理组的外来文件，应按监理作业文件相关规定执行。

⑶文件编号

•质量/安全/环境管理手册编号为：IITJL/MS-2009

•程序文件的编号为：HTJL/MP(01-07)-2009

•程序支持性文件编号为：HTJL/MI-X-（01-?）

“HTJL”-表示；“MS”一表示“管理体系”；“MP”-表示“程序文件”；“MI”-

表示“支持性文件”。"2009”为版本号；其中的“01-05”为程序文件顺序号，“X-01-?”

为公司部门代号及文件顺序号。

⑷文件的标识和现行有效状态的控

a.质量/安全/环境管理体系文件应有名称、唯一编号、日期、编制、审批/批准等标识，便

于识别。法律、法规、标准、规范等外来文件采用原文件的名称、编号、版本号等作为标识。

b.公司编制的质量/安全/环境管理手册、程序文件分为“受控”和“非受控”两种，受控

的文本应加盖公司公章加以区别。受控的管理体系文件用于发放给公司内部的所有使用人员、

管理体系认证机构等。非受控的管理体系文件用于发给经总经理或管理者代表批准发给的业

主或上级领导等。

c.公司其他质量/安全/环境管理活动文件采用受控文件清单予以标识。对于国家和行政主

管部门发布的法律、法规、技术规范、标准等都有实施日期，其修订属于国家和行政主管部

门控制，各部门应注意收集信息，列明常用的法律、法规文件，在此基础上根据需要增加，

并进行动态管理（即在某文件作废时在备注栏标明“作废”字样，并在文后加入新版文件名

称。对于使用“现行”、“最新”的规范合订本，应注意其中是否有失效文件，若有，应进

夕亍作废标识，并注明取代版本号）。

d.公司各部门、各监理组应建立本部门（监理组）的受控文件清单，并对文件的现行有效

状态进行动态管理，防止非预期使用失效版本的文件。

⑸文件的收发管理

a.公司各部门、各监理组应指定专人负责本部门（监理组）文件的收发管理和传递，以确

保文件的受控管理和在质量管理体系运行各场所能得到所需的有效版本文件。

b.各部门、监理组在收到文件后，应由专门人员收集，并进行收文登记。

（6）文件的复制管理

公司的管理手册、程序文件严禁复制，其他文件需进行复制时，应经文件所属部门

的负责人批准后方可复制。

⑺文件的评审和更新

a.文件在实施过程中可能遇到如机构变动、产品或工作流程变化、法律法规的修订等情况，

此时有必要对原文件进行评审，评审由文件的原编制部门组织进行，明确文件是否

需要进行更改更新，使文件内容始终符合管理需要。

b.公司自行编制文件的评审由原编制部门进行，对评审后进行的更改或更新应按原审核审

批，经批准后，按原发文登记的记录，通知有关部门、人员及时进行更换，避免使用

失效版本文件。

c.相关的法律、法规、规范、标准等发生变更后，该文件的主管部门应负责将变更内容通

知使用部门、监理组，或要求其进行换版。各类法律、法规、标准、规范类文件的主

管部门应有文件发布信息的可靠来源，以便及时掌握文件的发布或换版信息。

（8）文件的归档管理

a.质量/安全/环境管理体系文件在发放时，综合部应将其中完整的一套进行归档。

b.综合部应在每年年初将由领导签发的与质量/安全/环境活动有关的行政文件文稿进行归

档。

c.各部门与质量/安全/环境活动有关的不属于行政公文的文件，发文时应交一份给综合部

归档，部门必须自行留存并进行管理。

d.项目监埋组在项目竣工后将项目有关文件和资料移交给监理部，但必须常年使用的文件

和资料可以除外。

e.经常性文件由使用部门、监理组或使用者妥善保存，需长期保存的文件由档案室保存。

f.文件存档后由保管部门标明存档日期及其期限，编制检索目录，以便查找。

⑼文件的借/调阅

a.需要文件时，应向文件管理人员借阅，填写〈联络单〉。

b.对于机密文件，应有综合部负责人在〈联络单〉上签字批准后，方可调阅/借阅。

c.调/借阅人员应保持文件的资料的整洁，非经允许不得拆卸复印，使用完应尽速归还,

文件和资料的整理人员应仔细检查归还文件和资料的完整性后入档结案。

⑩文件的保存

文件和资料应放置在通风良好、避免高温潮湿和灰尘的场所。

（11）文件的作废

a.文件的作废决定由该文件的主管部门做出，并经原审批人批准后，方可确认作废。对于

外来文件（包括法律、法规、规范、标准等）等的作废，应按国家或行政主管部门的

新版文件的实施日期为准。作废由文件主管部门发出“文件作废通知单”，各部门、

监理组或使用者收到“文件作废通知单”后，应立即停止使用，及时更换、注销或自

行销毁作废文件，并从受控文件清单中去除，同时换用新版本文件。

b.已作废失效的文件，若因某种需要而保留时，应注明“作废”字样，以示区别。

4.1.3.6应用表单

⑴目录页(HTJL/QR-ZH-01)

⑵联络单(HTJL/QR-ZH-02)

⑶文件分发记录(HTJL/QR-ZH-03)

⑷文件传阅单(HTJL/QR-ZH-04)

4.1.4记录的控制

4.1.4.1目的

对记录的标识、收集、建档、归档、保存和处理进行控制，以证明服务符合业主要求及质

量/安全/环境体系运行情况，追溯各项工作展开时之状态。

4.1.4.2职责

⑴各部门对本部门的记录的完整性进行确认并负责保管，进行标识、整理、分类和建档、

归档。

⑵综合部负责文书档案、员工培训、综合资料等的保存、处理和控制。

⑶经营部负责经营项目、合同资料、统计报表等的保存、处理和控制。

（4）总工室负责各监理项目组的监理资料、质量/安全/环境运行记录、保修记录、业绩资料、

技术书籍等的保存、处理和控制。

4.1.4.3程序

⑴记录的分类

a.工程监理记录:工程监理过程中产生的所有记录以及建设单位、质量安全监督站、各主

管部门发来的通知或记录等。

b.管理体系运行记录：质量/安全/环境管理体系运行过程中产生的记录。

⑵记录的保存方式

记录可以采用文字和表格的纸张记录，也可采用光盘、磁带和磁盘记录以及胶片、照片等

形式。

⑶记录表单的设置

a.工程监理记录表单按监理规范要求并根据本地区通常做法设置，表单及其内容具体详见

监理作业文件《监理工作用表》。对需重新设计的表格，由总工室设计或监理组设计、总工

室审核，并经总工程师审批后实行。

b.管理体系运行记录主要指程序文件和作业文件中列明的记录，其与工程监理记录交叉部

分可视为工程监理记录，各设门、监理组可根据具体情况选用。管理体系运行记录需重新设

计时，应经总工程师批准，方可投入使用。

（4）记录的填写及更改

a.记录填写要求字迹清楚、工整，内容齐全，不得用铅笔作记录，记录中无该栏目的内容

用“/”表示。

b.记录的签字及盖章应按表格规定的人员签署，不得省略或他人代签。对于有资格要求的，

应由有资格的人员签署。

c.记录通常不允许更改，对于部分可更改的记录，一律采用杠改。

⑸记录的编号标识

a.监理应用的各种记录，应按“业主代码-工程代码-类别代码-流水号”对记录进行编号

标识。代码由各项目监理部自行决定。

b.部门形成的记录可直接以“部门代码-年月-流水号”编号标识。

（6）记录的贮存、保管

a.项目竣工后各项目监理部将记录进行整理和归档后，移交给总工室。保修监理工作的记

录待保修期完成后移交总工室。

b.各部门对记录每年整理一次，按《文件控制程序》进行调档、保存和处理。

c.业主或法律法规有明确规定的，记录保存期限按其规定进行。未规定的部份，与体系整

体运作或公司经营发展有关的，保存期不少于3年，其余保存期为6个月。

d.合同要求时，应与业主联系有关记录的处理。

（7）记录的借阅、查阅和复制

a.记录的借阅、查阅，应经综合部负责人同意方可借阅及查阅，并应在当天内返还。

b.记录中属于密及的复制应由公司技术负责人或其授权人员在复印者提出的复印申请上

签署同意和复制数量后，方能复制。

（8）记录的销毁和处理

a.记录保存到期后，由综合部或监理部及总工室文档保管人员列出清单，经公司技术负责

人审批后，统一销毁。

b.当合同约定或者业主要求时，有关记录可提供给业主。

4.1.4.4应用表单

⑴联络单(HTJL/QR-ZH-02)

4.1.5危险源辨识、风险评价和风险控制

综合部按照附件一（《危险源辨识、风险评价和风险控制策划》）中的“危险源辨识、

风险评价和风险控制策划控制程序”和“环境因素识别及评价控制程序”，组织公司本部各

部门进行危险源、环境因素识别和评价，确定重大风险和重要环境因素。

4.2经营部所涉及活动的控制

4.2.1负责收集工程监理招标信息，及时取得招标文件。

4.2.2及时组织相关人员对是否投标进行评审，并形成记录，

4.2.3若评审通过，应及时主持编制投标文件并呈交总经理批准。

4.2.4按照标书要求及时进行投标，并建立管理台帐进行跟踪。

4.2.5对中标的项目，应及时与业主洽谈合同细节，召集相关人员进行合同评审，重点针对与

招标文件变化较大的部分。合同评审应形成记录，合同评审按以下规定的职责和程序执行：

4.2.5.1职责

⑴经营部：

a.负责合同评审程序的编制、更改、组织实施和控制管理；负责组织确定监理服务的要求,

并对其评审；负责与业主沟通，明确业主的各项要求与期望；负责组织合同更改工作。

b.负责公司因提供合同要求的服务而获取酬金（以下简称监理酬金）的收取工作。

c.负责合同的档案管理。

⑵总工室：参与合同条款的评审，以保证满足要求。

⑶监理部：参与监理合同有关业务范围的评审，确定是否满足要求。

（4）综合部：参与监理合同有关人员能力的评审，确定是否满足要求。

⑸项目监理组：负责履行合同有关条款，及时上报需要更改的合同有关资料；负责配合经

营部催收所在项目的监理酬金。

4.2.5.2程序

⑴监理服务要求的确定

a.经营部负责建立与业主联系的渠道，包括业主名称、地址、负责人、联系人、电话传真

以及以往与公司合作的情况等。

b.经营部接到招标文件后，需了解拟投标工程的概况、业主的期望、特别是业主的特殊要

求，包括：工程概况、项目的监理范围、内容、要求；对项目总监的资历、资格、业绩、信

誉、能力等的要求；对现场监理工程师的要求；对项目监理组技术能力、专业人员配备的要

求；对公司支持能力的要求，如业务管理、经济实力、后勤服务、守信守纪、领导组织协调

能力等要求。

C.经营部初步确定拟投标工程后，提交公司总经理办公会讨论，由会议决定是否参与投标。

（2）合同评审

a.合同签定前，由经营部负责拟定合同草案并组织评审。

b.合同草案评审内容包括：

•工程监理服务的各项要求已被公司完全明确和准确理解，并得到规定；

•合同中与投标时不一致的表述，是否已完全解决，不存在要求不明确或双方理解不同的

问题;

•公司是否有能力满足与监理服务有关的合同各项规定以及隐含的、法律、法规的要求；

•合同主体（当事人）是否合格，内容是否合法，手续是否齐备，并符合法定程序。

e.合同草案由经营部组织相关部门评审，并负责收集评审意见，做好合同草案的评审记录，

填写〈合同评审表〉，报总经理批准。

d.经过评审的合同草案由经营部负责与业主联系签署事宜。公司总经理（或其委托代理人）

携同经营部根据评审结果与业主谈判，就与业主不一致的要求进行磋商，直至达成一致意见。

对于业主坚持的问题，应组织相关部门人员重新进行评审，并采取措施，确认能够满足要求

为止。对于业主没有提出的没有形成文件的要求，也应组织相关部门人员进行确认后，方可

与业主签定合同。

e.合同由公司法人代表或其委托代理人签署，并加盖公司专用章。

⑶合同的修订

a.在合同履行过程中，由于业主要求、工程施工遇到不可抗力或公司原因需要修订合同文

件的某项要求时，项目监理组根据修订的影响程度分别处理：

•一般修订或变更，不影响原定监理规划实施时，由监理组做好记录，将相关情况报告公

司经营部。

•当工程发生重大变更需要修改原定监理规划，严重影响工程进度和造价以及公司履行合

同时，监理组应及时报经营部，由经营部组织相关部门进行评审，并将评审结果报告公司领

导，有关合同条款与业主协商一致后予以修订或签订补充合同，并发放到原合同的各使用部

门（监理组）。

b.合同评审的修改

当合同评审遇更新意见和条款修改时，应由评审或建议部门提出修改意见，由经营部进行

修改，并及时填写修改记录。

(4)招标文件的评审记录和合同的评审记录由经营部负责编制、收集和保存。

4.2.5.3应用表单

(1)《合同评审表》(HTJL/QR-JY-01)

(2)《合同台帐》

4.2.6按照文件控制程序、记录控制程序对合同和相关记录进行编号、归档、保存。

4.2.7若合同发生变更，应再次召集有关人员进行评审并及时将信息传达给有关人员。

4.2.8经营部应对合同履行情况进行跟踪,并根据合同约定及时催收监理酬金。

4.3总工室涉及活动的控制

4.3.1监理工作所需的检测设备的管理

(1)针对公司自有的设备建立台帐，并明确校准周期。

(2)按照规定的周期送校并保存校准/检定证书。

(3)对校准状态进行标识，明确其有效期。

(4)对拟借项目组使用的应建立借出登记。

(5)在搬运、使用、保管过程应注意对设备进行维护，对于设备的敏感部位应贴封条，以

防止乱调导致设备的失准。

(6)发现设备失效时，应立即评估使用该设备检测的效果的有效性，并对设备进行相应处

置。

(7)如使用测试软件，应在使用前对其功能进行确认，并根据需要进行再确认。

4.3.2与监理工作有关的国家的法律、法规、规范/标准的收集：由总工室负责识别、收集并建

立清单列管。应确保正在实施监理的项目组都能持有与其工作相关的法律、法规、规范,标准

(可采用借用、复印分发等方式)。项FI结束后应交还总工室。

4.3.3公司层面的改进活动的实施

(1)对公司各种例会以及数据分析、内外审、业主反馈等所确定的改进的需求，应组织有

关人员制定相关的改进措施、实施并对改进效果进行跟踪。

(2)改进实施的方法：

一了解现状；

•-确定改进的目标：

一制定改进的措施、责任人及完成期限；

一实施所确定的改进措施并跟踪验证

（3）纠正措施（个案整改）：

A、出现以下情况应采取纠正措施：

A.1业主投诉或主管部门发出的整改通报；

A.2因监理工作不到位已经造成的严重的后果（如出现质量、安全事故）：

A.3在季度的工作检查中发现存在严重的工作失误，经检查小组一致认定需要采取纠

正措施；

A.4其他管理代表认为需要采取纠正措施的不符合。

B、纠正措施实施的程序：

一相关人员向责任单位/人员提出不符合整改要求单：A.1-A.2类由总工室提出、A.3类

由季度检查小组组长提出、M4类由管理者代表提出.

一责任部门负责对不符合进行评审，分析并确定产生不符合的原因。

一责任部门负责针对确定的原因制定并实施纠正措施，实施的结果应予以记录。

一整改单的发出部门负责跟踪并验证所采取的纠正措施的有效性。

一纠正措施的验证职责原则上应由措施的批准部门、监理组进行，也可由其授权部门或

人员进行。在验证效果不好时，应对潜在不符合原因重新进行分析，并重新采取措施。对于

效果好的，可根据类似情况推广实施。

一所有已结案的整改要求单应全部交回总工室归档。必要时，总工室还应将公司实施纠

正措施的有关信息提交管理评审。

（4）预防措施

A、预防措施的信息来源：

⑴易出现监理服务质量问题的阶段、部位；

⑵已经多次出现的不符合情况；

⑶根据主管部门的通报、业主反馈所得的信息、同行已经发生的问题；

⑷公司领导或总工室对项目检查后认为应采取预防措施的问题；

⑸项目中出现重大事故、事件后在相似工程部位或在其他项目中应采取预防措施的；

（6）监理工作经验、总结各种记录的结论以及实施较好的纠正措施；

⑺在内、外审过程中认为必要采取预防措施的；

⑻质量/安全/环境管理体系运行的难点；

（9）管理评审意见。

B、预防措施实施的程序

一在项目监理实施前，总工室应确保各项目的监理规划能够根据项目的特点，事先分析

可能产生的问题并制定相应的预防措施。

一根据主管部门的通报、业主反馈所得的信息、同行已经发生的问题识别本公司监理工

作中可能存在隐患，并制定相应的预防措施，在公司总监会上传达到相关部门/人员。

一预防措施的选择可以是：监理人员的调换、工作文件的完善、监理规划和监理细则的

完善、安排专项检查等。

一预防措施的验证职责原则上应由措施的批准部门进行，也可由其授权部门或人员进

行。在验证效果不好时，应对潜在不符合原因重新进行分析，并重新采取措施。对于效果好

的，可根据类似情况推广实施。各部门、监理组应将所采取的预防措施报总工室备案。必要

时，总工室还应将公司实施预防措施的有关信息提交管理评审。

434按照文件控制程序、记录控制程序对相关文件和记录进行编制、编号、归档、保存。

4.3.5不符合的识别和控制

4.3.5.1目的

通过对公司质量/安全/环境体系运行中出现的不符合进行识别和控制，避免或减少不符

合造成损失，争取处理时效，以提升质量/安全/环境管理水平，确保符合管理体系的要求。

4.3.5.2职责

⑴总，室：负贡不符合程序的建立和保持；负贡收集项目监埋组不符合信息，对严重不符

合组织相关人员进行评审，提出纠正措施，并对其处置结果或纠正措施效果进行验证。

⑵总工程师：参与严重不符合的评审和处置，并批准处置方案或纠正措施方案。

⑶综合部：负责公司办公室、工地自办食堂和员工员交通安全的事故、事件、不符合项纠

正和处理。

（4）项目监理组：总监理工程师负责本项目监理机构监理工作不符合的控制；负责对所发现

的一般不符合进行评审处置；监理组相关人员应参与重大不符合的调查和处理，提供必需的

各种信息。

4.3.5.3程序

⑴不符合的分类

a.一般不符合:指质量/安全/环境工作或行为虽未达到公司规定的标准，但未造成实质性

后果或该监理行为可在部门/项目组内控制并得到纠正。

b.严重不符合：指质量/安全/环境工作或行为违反了法律法规的规定、公司的相关管理规

定、监理合同的约定、业主的合理要求，己造成实质性后果。

⑵不符合的发现

a.公司总工程师在参加项目的竣工验收或总工室在参加项目的分部验收过程中发现的不

符合；公司监理部在季度监理业务检查或月度巡查中中发现的不符合；公司部门/项目监理组

在工作自查过程发现的不符合。

b.外部检查发现的不符合，指建设单位、建设行政主管部门的各种检查或监督过程中发现

的不符合。

c.监理服务完成并交付使用后发现的不符合。

⑶不符合的识别

a.综合部/总工室和项目组总监理工程师对一般不符合进行识别，当存在严重不符合时，

应报总工程师进行确认。总工室对一般不符合以“监理部/总工室检查记录表”进行标识，监

理组对一般不符合的标识不规定具体形式，能纠正不符合即可。

b.总工程师及公司其他领导、总工室对严重不符合进行识别，以公司处理通报作为标识。

c.已完成监理工作并交付使用的工程，以业主投诉记录或公司记录作为标识识别。

（4）不符合的处置和验证

a.发生一般不符合，监理组内部发现的总监根据确定的处置方案，组织相关人员进行处置,

项目总监验证；公司总工室和监理部发现的不符合，项目总监制定处置方案，监理部在后续

检查中验证。

b.发生严重不符合，总工室组织商定处置方案，总工程师和项目总监及项目相关人员参加，

总工室验证处置情况。

c.由外部检查发现的不符合，必要时应将处置方案报原发现部门，无疑义后方可实施。

4.354应用表单

⑴不符合项整改记录表（HTJL/QR-JL-01）

4.3.6危险源辨识、风险评价和风险控制

按照附件一（《危险源辨识、风险评价和风险控制策划》）中的“危险源辨识、风险评

价和风险控制策划控制程序”和“环境因素识别及评价控制程序”，组织公司各项目监理组

进行危险源、环境因素识别和评价，确定重大风险和重要环境因素。

4.3.7职业健康安全、环境运行控制

按照附件二《职业健康安全、环境运行控制程序》，对公司工程监理管理活动中职业健

康安全以及环境运行控制。

4.4监理部涉及活动的控制

4.4.1职业健康安全/环境管理方案

4.4.1.1总贝！I

为保证目标、指标的实现，公司应制订并执行职业健康安全/环境管理方案。

4.4.1.2职责

⑴监埋部负贡组织制训公司的职业健康安全/环境管埋方案，并实施过程监督、检查、考

核；

⑵管理者代表负责公司职业健康安全/环境管理方案的审核；

⑶各部门/监理组根据分解确定的FI标、指标制订具体实施的方案。

（4）最高管理者负责批准职业健康安全管理方案。

4.4.1.3控制要求

⑴管理方案的制订

a.管理方案应明确实现目标和指标；

b.管理方案要有技术措施，并且可行；

c.管理方案要写明完成的时间和进度；

d.管理方案要有规定的责任部门；

e.应针对重大风险因素制订管理方案；

f.管理方案应明确资源需求。

⑵管理方案的审批和实施

a.制订、修订后的职业健康安全/环境管理方案要形成文件，报管理者代表审查，并报最

高管理者批准；

b.为「保证管理方案的实施，公司的最高管理者要保证所需资源的落实。

⑶管理方案检杳和修订

a.管理方案应随公司活动、生产和服务的变化及时调整和修订；

b.职业健康安全/环境目标和指标发生重大变化时，监理部应组织相关部门、监理组对管

理方案进行修订或补充；

c.监理部每年定期检查管理方案的实施情况，并根据情况汇总改进建议，组织进行修订；

d.各部门、监理组根据管理方案实施情况提出改进建议报监理部；

e.应视具体情况对管理方案进行评审。

4.4.1.4相关文件

⑴《职业健康安全/环境管理方案》（详附件三）

4.4