2025年学校公文写作基础知识与学校办公室工作指南

PAGE1-2025年学校公文写作基础知识与学校办公室工作指南（精华版）第一部分学校公文写作基础知识一、公文的概念“公文”是公务文书的简称，是国家机关和团体组织在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。二、公文的种类根据《国家行政机关公文处理办法》的表述，公文的种类主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。工作计划、工作要点、工作总结、讲话稿等也是常用的公文种类。（一）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员（只有省级以上人民政府有权发布）。（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定的写作分为首部和正文两个部分。1.首部：包括标题和成文时间两部分。标题：一般有两种构成形式：一种是由发文机关、事由加文种构成；另一种是由事由加文种构成。成文时间：指发布决定的时间。在标题上方注明成文的年、月、日，或者在标题下放用括号在注明某年某月某日某会议通过字样。正文：正文的写作一般由三部分组成。一是开头部分，简要交代决定的缘由、目的、根据；二是主体部分，主要写决定的内容，落实决定的要求和措施，要求具体、明白、层次清楚，便于有关单位执行；三是结尾部分，用于提出希望、要求或执行说明。有的决定需要带附件。有附件的决定，应当于正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称或依据，并将附件附在主件之后。（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告的发布者通常是国家机关中的业务（只能）部门，也可以是基层单位、群众团体。行文关系可以是下行文也可以是平行文。1.标题：通告的标题样式较多，如：国家行政机关以及比较大的单位一般都冠以发布单位，并体现出内容，格式为“***关于****的通告”，如：《国家教委关于维护中小学正常教学秩序的通告》、《水利电力部、公安部关于严禁在农村安装电网的通告》等，这样的标题是人一看便知通告的内容。有的标题只有发布单位，而不体现内容，如***市通告、***市公安局通告等。标题只写“通告”两字的情况也比较常见。2.征文：一般写明通告的缘由、通告的事项、执行通告事项的要求等内容。3.落款：标题有发布单位的，后面则无落款；标题没有发布单位的，落款要注明发布单位。发布通告的时间，写在标题之后、内容之前，也可写在落款的后面。（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用干部的公文。1.标题：通常有三种形式，一是由发文机关名称、事由和文种构成；二是由事由和文种构成；三是由文种“通知”作标题。2.正文：由开头、主题和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号。3.落款：写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里也可以省略不写。（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况所下发的一种下行文。1.标题：有规范的完整标题。也有不完整的、由事由加文种的标题，如《关于纠正省政府机关建房分房中不正之风的情况通报》。有时也可以只写“通报”二字。2.主送单位：一般通报都有主送单位，少数普法性通报可以不写此项。3.正文：一般由四部分构成，一是引言部分，主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。二是实事部分，表扬性通报先写先进事迹；批评性通报写错误事实。写作时应注意的问题是：既要把主要事实写清楚，又要写得概括精炼。三是分析及处理部分。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分的分析；有的还写出先进事迹或范错误的原因，并且提出处理意见。表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定，批评性通报写出处分决定。四是号召或者要求部分。根据通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标而奋斗。4.结尾：此处写发文单位和日期。如果发文单位在标题前已加上去，此处可以只写日期。下发或张贴的通报要加盖公章。（七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告：是下级向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议、回答上级机关询问的上行公文。报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。1.标题：报告的标题，通常只是写事由和文种。也有标题包括发文机关、事由和文种三部分。有的报告内容紧急，则在标题中的“报告”前冠以“紧急”字样。2.主送机关：在标题下正文前顶格书写受文对象，一般是上级机关或业务主管部门。3.各种报告的正文写法有所不同，但一般都由报告目的、报告内容和结尾三部分组成。开头说明报告（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复：适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见：是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文。1.标题：通常有两种形式构成：（1）发文机关+事由+文种。（2）事由+文种。2.主送机关：主送机关已标注在批转通知中，不再标注主送机关。如直接下发的意见，要标注主送机关。3.开头：讲明针对的问题，布置工作的意义和重要性，提出意见的目的和依据。4.主体：包括明确工作任务，提出原则性要求或措施、处理办法或步骤等。5.结尾：篇幅较长的意见通常以提出号召、希望、督查要求为结尾。局部性意见大多没有专设的结尾，而是自然结束正文。6.落款：至发行意见，一般都在文后署名和标注成文日期。转发性意见，通常不在文后落款，而将发文机关名置于标题之下。（十二）函：适用于不相隶属机关和平行机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、学校常用的公文种类决定、公告、通告、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要、工作计划要点、讲话稿、工作总结四、公文的结构与格式（一）公文的结构公文的结构一般包括：文件版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、成文日期、版记、附件、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。1.文件版头。正式公文一般都有版头，由发文机关标识和红色反线两部分组成。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如“环江毛南族自治县教育局文件”、“中共环江毛南族自治县教育工作委员会文件”；对一些特定的公文（如“函”）可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识为红色标识，红色反线位于发文机关标识下方，线长与版心的宽度相同（156mm）。党的机关在红色反线中加一五角星衬托。2.发文字号。一般包括机关代字、年号、顺序号。发文字号中的数字用阿拉伯数字。如：“环政发〔2011〕5号”，代表的是环江毛南族自治县人民政府2011年第5号发文。“环政”是环江毛南族自治县人民政府的代字，“〔2011〕”是年号，（年号要使用六角括号“〔〕”，不能用方括号“[]”），“5号”是发文顺序号。发文顺序号不能放“第”字，如不能写为“第5号”，顺序号不留虚位，即不能写成“05号”或“005号”。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文字号。3.标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《环江毛南族自治县人民政府关于表彰2010年优秀教师、先进教育工作者和优秀班主任的决定》这一文件标题中，“环江毛南族自治县人民政府”是发文机关，“关于表彰2010年优秀教师、先进教育工作者和优秀班主任”是发文事由，“决定”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。4.主送机关。上级机关对下级机关发出的公文，其下属机关就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，其上级机关就是发文的主送机关。报告或请示一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在标题之下、正文之前、左侧顶格写。多个主送机关之间用逗号隔开，同一个主送机关的多个部门用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。5.正文。就是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。6.发文机关。写在正文的下面偏右处（比正文右边低5个字符），又称落款。发文机关一般要写全称。7.成文日期。公文必须注明成文日期。成文日期位于公文的末尾、发文机关名称的下面，发文日期中的数字一般用阿拉伯数字标注。成文日期必须写全称，以免日后考察时间发生困难。8.版记。位于正文后面、文件末页的最后一行，由抄送机关、印发机关、印发日期和横线、印制份数（或发文方式）等内容组成。9.附件。是指附属于正文的文字材料，一般作为正文的补充说明或参考材料。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前空一行左空2字注明。10.机密等级。县级以上党政机关可以印发含有机密等级的公文。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文首页的左上角醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件密级的上方，以便查对、清退。11.紧急程度。这是对公文送达和办理时限的要求，分为“特提”（要求1天内办结）、“特急”（要求3天内办结）、“加急”（要求5天内办结）、“平急”（要求10天内办结）几种。紧急程度的标明，通常也是放在公文首页的左上角的明显处。12.阅读范围。根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。（二）公文用纸1.公文用纸的质量要求公文用纸一般使用纸张定量为60g／m2一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸（保证质量），纸张白度为85％一90％（防止反光、晃眼），横向耐折度≥15次（便于传阅和保存），不透明度≥85％（防止正反两面所印的文字相互洇透），pH值为7．5—9．5（便于长期保存）。2.公文用纸的幅面要求公文用纸为A4型纸（幅面尺寸为：210mm×297mm）。（三）公文的格式（以A4型纸为例）1.公文页边与版心尺寸天头(上白边)为：37mm±lmm订口(左白边)为：28mm±1mm版心为：156mm×225mm(不含页码)（每行28个3号字，每页22行）2.公文的版面分为版头、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称版头（也称眉首）；置于红色反线(不含)以下至版记(不含)之间的各要素统称主体；正文后面各要素统称版记。3.公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。4.公文排版及装订规格（1）发文机关标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字（也有用大标宋体的），用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（2）发文字号。发文字号位于发文机关标识下空2行处，用3号仿宋字，居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。（3）公文标题。公文标题位于红色反线下空2行处，用2号小标宋字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题尽量不使用标点符号。除法律法规以及书名外，不使用书名号。（4）正文。正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字（页面上、下、左、右的边距分别为3.7厘米、2.5厘米、2.8厘米、2.5厘米，行间距为1.45）。（5）附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，应作为附件单独表述。（6）落款、成文日期与盖章。单一机关发文，落款处(即成文日期之上)可不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准是印章加盖在成文日期上，上距正文l行之内，也就是不到l行的空白。这是为了防止变造公文，因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容，即“变造”公文。公文的成文日期中的数字一般用阿拉伯数字。盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。（7）版记。版记一般包含上下横线、抄送机关、印发机关和印发日期、印制份数等要素，版记文字为4号仿宋字。公文如有抄送机关，放在版记上下横线内第1行，左右各空1字。“抄送”二字后用全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至版记内，应先放主送机关，后放抄送机关，标识方法同抄送机关一致。印发机关位于抄送机关之下，占1行位置，左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印制份数位于印发日期下1行，加（），右空1字。版记的位置。版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。如果公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记。如果公文有附件，版记应置于该附件最后的空白处。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。（8）装订。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。五、公文写作的基本要求不同种类的公文，有不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下几点：（一）要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。（二）要符合客观实际，符合工作规律。（三）公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。（四）词章必须准确、严密、鲜明、生动。1.条理要清楚。公文内容要有主有次，层次分明，中心突出，一目了然。内容多的公文要分条陈述，先主后次，主要的内容细写，次要的内容略写。叙述要层次分明，先总体后具体，先目的后做法，先原因后结果，先现象后本质，先事由后请求。2.文字要精炼，篇幅要简短。（1）慎用“的”和“了”。例句：①高举中国特色社会主义（的）伟大旗帜,是集我国社会主义建设58年的历史经验、特别是改革开放29年的基本经验而得出的必然结论。②以改革创新（的）精神全面推进党的建设（的）新的伟大工程。③校舍安全工程项目的实施，使我县项目学校的基础设施建设得到（了）进一步加强，危房校舍基本排除，学校教学环境及师生生活、学习环境得到（了）较大改善。④学校环境更整洁了，草木更绿了，校园更美了，文化氛围更浓了，常规管理工作出现（了）新的飞跃。（2）准确概括，言简意赅。（3）避免语意重复。例句：①现如今，我校办学条件极大改善，办学质量日益提高。“现”和“如今”语意重复。②全体教职工创造条件，迎难而上，全面圆满地完成了工作任务。“全面”和“圆满”语意重复。（4）避免不必要的用词重复例句：对于未按标准交费的同志，要由其所在单位的领导进行批评教育，并责令其进行补交。两个“进行”属不必要的重复，后一个可改为“予以”。3.遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。切忌感情冲动，使用过头的语言。例句：①经反复核查证明，张某、李某曾在1987年9月间收受过××公司的巨额贿款（每人分别收受现金50000元），已构成受贿罪。案发后，二人还与××公司业务员××订立攻守同盟，妄图掩盖过错。本句中的“过错”一词用语轻了，应为“罪行”。②苏联十月革命以后，世界形势发生了巨大的变化。本句说法不合实际，俄国发生过十月革命，革命后才产生了苏联。③据了解，各地对××问题反映很强烈，请注意清理这些流言，并及时报告我局政策研究室。本句中的“流言”是贬意词，属误用。应为中性词，可改为“言论”。4.论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生歧义，耽误工作。例句：①这个地区气候宜人，除气温偏低外很适合发展水产养殖业。（自相矛盾）②由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给惯偷、流氓和坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机。（种概念与属概念并列，违背了本来的包含关系，惯偷、流氓无不是坏人）③衡量一个企业是否经营得好，要从这样一些方面考察：第一，人尽其才；第二，有正确的经营方针；第三，有强有力的领导班子。（前后不对应，前面讲“是否”后面则只讲了“是”而没讲“否”）④刚从大城市来到这荒僻的山区工作的确会有些不习惯，但这种不习惯实在只是个时间问题。（这里的“时间问题”语义含混，应直接讲“但这种不习惯是暂时的。”）⑤1986年9月8日A先生和D先生的法律顾问曾来过出事现场。（有歧意）5.句子成分要搭配得当。以下几个例句是搭配不当的典型，在公文写作中应注意避免出现类似语法错误。“认真读书、刻苦钻研的风气已蔚然成风。”（主谓不搭配）“在这个车间里，勤俭节约的精神日益浓厚。”（主谓搭配不当）“这项主体工程也是本省化工行业中最大最先进的一项节能措施。”（主宾不搭配）“随着我校办学规模的逐步扩大，在校生人数的逐年增加，我校的教师数量和质量也应当作相应调整。”（动宾不搭配）“这场技术竞赛是在酷热的气温中进行的。”（定语与名词中心语不搭配）6.句子成分要完整。不能漏掉或隐去语句中必须有的成分，否则将出现成分残缺的语法错误。例句：“从这份文件里，使全厂干部了解到开展政治思想工作的重要性。（因滥用了“使”，造成缺主语）“这个班组的工人普遍有健康的情趣，大家在业余时间里从不屑于那些乌七八糟的小报。（“不屑于”后缺谓语“看”）“目前，××市正在开展整顿交通秩序。”（遗漏宾语“活动”）“我们必须排除种种因素，在第一季度建成东方贸易大厦。”（“因素”前缺定语“不利”）“这是一支过得硬的队伍，他们每建造一座发电站，力求全优，不留任何质量隐患。（“力求全优”前缺状语“都”因而不能同“每”相呼应）7.语序安排要妥当。语序指词语组合的次序。它既反映了一定的语言习惯，又反映了事物间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会产生很大的变化，有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果。因此，无论从语法的、逻辑的，还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的。以下几个例句都存在语序不当问题：“党的纪律处分有五种：严重警告、警告、撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务、开除党籍、留党察看。”（轻重混乱，应按由轻递重的顺序陈述）“这是一份很好的材料，它能催人奋进，促人猛醒，引人深思。”（不符合由浅入深、由此及彼、由表及里的认识顺序）“我们在野外作业中迷了路，分不清西东北南。”（“西东北南”不符合语言习惯，应为“东西南北”）“这样的活动乐于使广大农民群众接受。”（“乐于”应移至“接受”之前）“我院已于9月30日召开了表彰先进个人先进集体大会，××院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。（“其他”应移至“学院的”之后，否则将有歧义产生）“5月3日，我们访问了参加过“五四”运动的当年的爱国老人。“（应将“当年”移至“参加”之前）我们一些学校报上来的请示材料中，语无轮次，表述混乱的情况更为糟糕。例：根据自治县常委2009年3月《会议纪要》精神，在不撤销县教师进修学校的前提下，对两校教育资源进行整合的要求，应当保留县教师进修学校20个编制数的同时，结合自治县机构编制委员（环编发〔2010〕37号）文件批复的教职工编制数49个作为县职业教育中心的总实名编制数，即69个，才更符合当前我校教师的实际配备，……如何修改？6.不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。要多用书面语，少用或不用口头语。要正确使用正式列入现代汉语书面词汇体系中的规范词语，力戒生造或使用不规范的词语，特别是不规范的简称、方言土语，以及随意改变成语的结构形式等。7.公文语言既生动又平实，讲究文采，但不抒发感情。8.公文中的数量和年份一般应用阿拉伯数字表示。序号、成语及专用语除外。例句：①全县现有小学290所，其中村完小在以上学校153所，教学点137个,小学在校生25900多人；普通初级中学18所，初中在校生13300多人；……②2005年10月、2007年6月，我县“两基”工作分别通过了自治区级和国家级评估验收。2006年11月，我县“普实”工作也通过了自治区级评估验收。（五）正确使用标点符号和序号。1.公文中经常出错的标点符号（1）发文字号中的括号公文发文字号中，年份外的括号应用六角括号“〔〕”而不是用圆括号“（）”或方括号“[]”如：环教字（2011）20号（错误）环教字[2011]20号（错误）环教字〔2005〕20号（正确）（2）文件正文开头“为了……”一句后面应用逗号，而不是句号。“为了……”不管有多长，它都只是一句话的状语，故不能用句号。例句（摘于《环江毛南族自治县城镇化建设工作方案》评选活动工作方案）：为认真贯彻落实自治区党委、自治县人民政府《关于加快推进我区城镇化跨越发展的决定》（桂发〔2010〕33号）及相关配套文件精神，进一步提高我县城镇规划、建设和管理水平，加快推进城镇化进程，县委、县人民政府定于2011年8月19日至21日举办《环江毛南族自治县城镇化工作方案》评选活动，为确保此项活动顺利实施，特制定如下工作方案。以上一句话中，“为”字一直管到“加快推进城镇化进程”这个地方，尽管很长，但“加快推进城镇化进程”后面只能放逗号，不能放句号，因为这句话一直到“举办……评选活动”处才结束。“评选活动”后面应放句号。2.“一逗到底，最后句号”现象。一些学校的公文经常出现以上现象，一段话不管有多长，往往是前面每一句都用逗号，只有最后一句用句号。这是语意层次不清、思维不严密的表现。标点符号的一般用法是：一句话中间停顿要用逗号“，”，几个用逗号的句子集中停顿要用分号“；”，一句说完要用句号“。”，并列的词语间要用顿号“、”。3.文字材料中序号标点的正确使用。（1）“第一”、“第二”，“首先”、“其次”等后面应用逗号。（2）“一”、“二”、“三”等后面应用顿号。（3）“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面应用齐线墨点（．）。（4）序号如加括号，如（一）、（二）、（三）和（1）、（2）、（3）等后面不加标点符号。4.文中的层次序号的用法第一层：一、二、三（后边加顿号，也可用空一个空格代替）第二层：（一）（二）（三）（括号后边不再用顿号）第三层：1.2.3.（后边用齐线圆点而不用顿号）第四层：（1）（2）（3）（括号后边不再用顿号）第五层：①②③（括号后边不再用顿号）（文章引文标注也可用［1］［2］［3］或（1）（2）（3）（五）要符合保密制度的要求。（六）各种称谓、职务要表述正确。六、学校常用公文写作指导（一）报告1.报告的特点报告属陈述性公文，用于向领导机关反馈本机关的工作信息，总结经验教训，提出意见与建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。报告的主要特点是：（1）报告是下级机关向上级机关反馈信息、沟通上下机关纵向联系的一种重要形式。（2）报告一般制发于工作任务完成或问题解决之后，不要求批复，因此，报告与请示不能结合使用，在报告中不得夹带请求事项。（3）报告以叙述为主要表达方式，概括地叙述工作的进程、成绩、有关动态与经验教训以及建议。即使是先要阐明观点和论证道理时，也必须在叙述事实的基础上，做到叙议结合。2.工作报告的结构工作报告即用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见与建议的报告。可分为综合性工作报告与专题性报告。工作报告的结构包括：（1）标题。写明制发机关名称、针对时间或事由、文种。（2）主送机关。（3）正文。一般写明下述四部分：工作进程、成绩；工作措施与经验（体会）；工作中的缺点与不足；今后工作安排。其中重点是前两部分，最后以“特此报告”结尾。（4）制发机关名称与成文日期。（二）请示1.请示的特点请示属于下级机关向上级领导机关请求指示或批准的呈请性公文，其主要特点是：（1）使用范围广泛。各机关对自己无权或无法决定与处理的问题，均应制发请示公文，向上级机关请求指示或批准。（2）请示是属于要求领导机关予以回复的公文，具有强制回复的性质。接受请示的机关应对请示事项表明是否批准的态度或予以明确的指示。（3）请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实难以处理的问题与事项，不能超越职权请示不属本机关职权范围的事项，也不应请示自己经过努力能够解决也有条件解决的问题。2.请示的结构（1）标题。写明制发机关名称、事由与文种。（2）主送机关。（3）正文。写明制发请示的理由、请示事项，并在结尾处概括表明请示的具体要求，如要求批准、批复或者予以指示等。（4）制发机关名称与成文日期。3.撰写要求（1）观点明确，申请的理由与事项清楚具体。首先，应写明提出请示的理由，即为什么要请示。应在说明必要性的同时，陈述解决申请事项所具备的有利条件及实现的可能性，为领导机关的批复提供有说服力的事实与根据。在阐述请示事项时，要根据本地区本单位的情况，提出执行和办理的具体意见，供领导机关批复时参考，在结尾处应明确提出行文的具体要求。全文应层次清楚，条理分明。（2）请示的内容，要求主题集中，一件请示就申请解决一个问题，以免由于内容复杂而拖延批复的时间。（3）应正确标注主送机关与抄送机关。一般应主送一个主管的上级机关，不要多头主送；受双重领导的机关在报送请示时应根据内容写明主送机关与抄送机关，由主送机关负责答复请示事项；除领导交办的事项外，请示不得直接报送领导者个人，也不要同时抄送下级机关。请示应按机关的隶属关系逐级报送，在一般情况下不能越级报送请示。（4）文字表述简明、得体。（三）通知1.通知的特点通知是机关常用公文，具有多种功能，其主要特点：一是应用广泛，使用频率高。通知不受内容繁简的制约，可用于布置工作，传达重要指示，也可用于知照一般事项。二是作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制。三是内容单纯，行文简便。一件通知一般只用于布置或知照一项工作与事项，在写作的格式上也较其他领导指导性公文灵活简便。四是具有执行性。通知多用于下行文，要求下属单位予以办理或执行。2.结构（1）标题。写明发文机关名称、事由与文种。如果通知内容简单，不以正式公文格式印发，也可只写“通知”“会议通知”“任免通知”。（2）主送机关。（3）正文。写明制发通知的根据与目的、通知事项，通常用“特此通知”结尾。也可以在结尾处再次明确主题或作必要的说明。（4）制发机关与成文日期。3.撰写要求（1）主题集中。每件通知要求明确说明一件事情，布置一项工作，不要试图在一件通知中表述许多事情和达到多种目的。（2）重点突出，措施具体。通知的写作要点在于将通知事项交代清楚，使受文者能够正确理解并准确执行。（3）讲求时效。为了加快执行与办理的节奏，对于通知的撰制、传递都要求及时、快捷，提高效率，以免贻误时机。4.学校常用的通知类型（1）指示性通知指示性通知亦称布置工作的通知，主要用于：传达上级机关的决定或指示；布置需要执行与办理的一般性工作或具体事项；上级主管业务部门向下级主管业务部门对口指导业务事项；布置具体工作。撰写这种通知，要求明确阐述制发通知的政策依据、法规依据与行文目的，具体交代工作任务与执行要求。观点要明确，所提方法措施应切实可行。（2）发布规章制度的通知以通知的形式向所属下级部门发布所制订的规章制度，说明意义，提出要求以增强其权威性与执行效用。撰写这种通知，一般需说明印发的意义和施行的要求，或只说明后者，用以履行发布生效的程序。（3）会议通知为了保证预定的会议能够有准备地如期召开，凡重要会议均需在会前制发通知。会议通知的繁简程度，应视会议内容与规模决定。一般应包括以下内容：会议名称、召开会议的根据与目的、会议时间、地点（报到的时间、地点）、与会人员、差旅费报销办法、与会者准备工作与注意事项、联系单位、联系人与联系电话号码等。如属规模较大的会议。还应在通知中附上会议日程安排和与会的有关证件。会议通知的内容，要求准确、具体，无一错漏，并必须在会前送达，留出充裕的时间，以使与会者做好充分准备。会议通知发出后，还应追踪了解落实的情况，如是否接到通知，届时能否准时到会等，以便发现问题及时解决，保证会议按计划召开。（四）通报1.通报的特点通报属普发性下行文。可分为表扬性通报、批评性通报与情况通报。通报的主要特点：一是具有教育性。通报运用具有代表性、倾向性的事例、新颖的典型经验以及重大情况予以表扬、批评、倡导或强调，以引起人们的警觉与注意，在干部中发挥宣传教育、启发引导、沟通情况和交流经验的作用。二是通过具体的事实表达作者的观点与意图，侧重于叙事，在叙事的基础上阐明道理。三是具有较强的时效性。通报主要用于反映新情况、新问题、新经验、新的苗头与趋向，因此，强调及时快捷。2.通报的结构（1）标题。写明发文机关名称、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。如《××××（学校名称）关于对×××同学见义勇为行为进行嘉奖的通报》。（2）主送机关。（3）正文。要求写明有关表彰（批评）对象的基本情况、需要表彰或批评的事实或需要引起重视的重要情况、组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出通报的希望与要求。如属情况通报，有时还要写明针对所发生情况的对策。（4）成文日期。3.撰写要求撰写表彰性通报，要求将表彰对象的事迹、先进的工作经验写深写细，有根有据，以便使读者能够从具体而生动的事实中受到教育。撰写批评性通报，除去要求事实准确、是非清楚、观点鲜明、分寸适宜以外，还应特别注意对于公布以后可能产生不良影响的反面事物进行概括叙述。撰写情况通报，应写明通报的情况（事项）、应当采取的对策和希望与要求。做到层次清楚，中心明确，文字简要，所提对策与要求应有明确的针对性和可行性。（五）通告1.通告的特点通告用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位与广大人民群众遵守或周知的事项。通告的主要特点：一是具有知照性与约束力。通告具有知照性，主要用于公布需要人们周知的事项，但同时也具有约束力，即通告内容所及的机关与人民群众均须认真遵守，如《关于查禁赌博的通告》《关于打击盗掘和走私文物活动的通告》均具有强制执行的效用。二是具有专业性。一般由专业主管部门在一定业务范围内公布。2.通告的结构（1）标题。通常由发文机关名称、事由、文种组成。有时也可省格事由（如河池市人民政府通告）或只标注文种（通告）。（2）正文。写明发布通告的依据、目的、通告事项与结语三部分。结语可用于说明执行的要求和有关事项，也可用“特此通告”结束全文。（3）发布机关名称与成文日期。3.撰写要求（1）通告的内容应明确具体。即将通告的目的、依据与需要遵守知晓的事项原原本本具体地交代清楚、使读者一目了然，不生歧义。（2）一般用分条列项的形式表述，用语要求简明易懂，有些专业性通告虽可使用一定的专业术语，但也应尽量做到方便阅读与理解。（3）通告属正式公文，应注意维护其严肃性，有些可用“启事”等应用文公布周知的事项，如迁移、挂失、招生、更改电话号码等，应避免使用通告。第二部分学校办公室工作指导一、学校办公室工作职责学校办公室是学校党委和行政的综合办事机构。具体负责综合协调、督查督办、公文处理、组织会议、信息处理、年鉴汇编、机要保密、对外联络、组织重要活动、综合管理服务等工作。1.起草、审核和印发各类公文，审核各部门代拟的以学校或校领导名义发布的各类文稿；组织起草学校全局性重要材料。2.围绕党委和行政的中心工作，开展调查研究，为学校决策提供参考和依据。3.组织安排全校重要会议、活动和工作。4.督促落实行政的重大决策、重要工作部署和领导交办事项。5.根据学校整体工作部署，对全校各单位、各部门工作进行综合协调。6.负责学校公务接待和校内外的联络工作。7.处理机要文书，协调推动全校的保密工作。8.管理和使用学校行政印章和学校领导公用印章，监管各单位印章的刻制和使用，开具学校介绍信。9.处理接待校内外的来信、来访。10.参与制定学校中长期发展规划和全局性的改革方案。11.负责学校年鉴编纂。12.负责规划实施电子政务工作。13.完成学校党委和行政交办的其它工作。二、学校办公室主任岗位职责1.在学校党委和行政的领导下，主持学校办公室全面工作。2.受学校领导的委托，代表学校处理对内、对外的有关事项。3.负责主持召开主任办公会议、工作例会以及全体工作人员会议，传达贯彻上级文件精神工作部署，研究决定安排学校办公室的重大事项。4.拟定各级来文来电的分送处理意见，组织起草学校党政工作报告、发展规划、总结、计划、决议、纪要等文件，审签学校党政各类文件，签发学校办公室文件。5.协助校领导组织好校务会及全校性会议，负责校务会议题的初审并分报主管领导审定；审签会议纪要，督促检查会议决议的贯彻落实。6.根据学校工作部署，综合协调各部门、各单位开展工作。7.组织开展调查研究，搜集整理信息，积极发挥领导参谋助手作用。8.督查督办上级部门和学校领导批示、学校的重要决定以及校领导安排事项的落实。9.协调安排学校党政领导工作日程。10.协助校领导组织处理学校突发事件和重大事故。11.负责校内外的联络沟通和公务接待工作。12.负责印信管理、来信来访、校友联络、机要保密、年