人信地产公司行政管理手册

人信地产公司行政管理手册

地产

RENXINREALESTATE

湖北人信房地产开发有限公司

行政管理手册

受控文件

版本：A

审核：

持有人：

编号：HBRX-GMS-02

2005年月日公布2005年月日实施

目录

1手册说明...............................................................2

2行政管理...............................................................3

2.1低值易耗与办公用品管理办法.........................................3

2.2会议管理制度........................................................5

2.3工作环境管理办法....................................................7

2.4档案管理办法........................................................9

2.4.1工程档案管理细则.................................................12

2.4.2文书档案管理细则.................................................16

2.4.3声像档案管理细则.................................................19

2.4.4实物档案管理细则.................................................21

2.4.5档案档号说明.....................................................22

2.5工作服与胸卡管理规定..............................................24

2.6车辆与驾驶员管理规定...............................................26

2.7职工食堂管理办法...................................................28

3信息管理..............................................................30

3.1信息管理办法.......................................................30

3.2保密管理办法.......................................................33

3.3文件管理制度.......................................................35

3.4公文行文规范.......................................................39

3.5计算机及网络使用规定...............................................43

4危机管理..............................................................44

危机事件处理办法........................................................44

1手册说明

第一条手册内容

本手册根据《公司章程》与公司的实际情况编制而成，包含：

公司行政事务管理的范围，公司关于行政事务管理的所有制度、办法文件。

第二条适用范围

本手册适用于公司的行政事务管理工作。

第三条手册管理

本手册为公司的受控文件，由总经理批准颁布执行。

手册管理的所有有关事宜均由总经理办公室统一负责，未经总经理批准，任何人不

得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时，应将手册交还总经理办公室

办理核收登记。

手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或者转借

给其他公司。

在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到总经理办

公室。总经理办公室应定期对手册的适宜性、充实性与有效性进行评审；必要时对手册

加以修改。

第四条本手册的解释权在总经理办公室。

2行政管理

2.1低值易耗与办公用品管理办法

第一条目的

为规范公司低值易耗与办公用品管理工作，有效操纵低值易耗与办公用品的采购、

验收、发放与使用，制订本办法。

第二条低值易耗与办公用品的界定

将单位价值小于500元（不含500元）的工具、器具、办公用具、用品界定为低值

易耗与办公用品。

第三条低值易耗与办公用品的分类

㈠视同于固定资产进行管理的低值易耗与办公用品，如：小型办公设备、电器等，

对其的管理参见《固定资产管理办法》。

。办公自动化设备耗材：如：硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存储设

备、打印纸、复印纸等。

㈢通常消耗品，如：签字笔、白板笔、荧光笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、

大头针、图钉二曲别针、橡皮筋、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡

皮擦、夹子、打印油、圆珠笔、订书钉等。

（三）耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型机、大型削笔密、算盘、

钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台、电池等。

㈣项目部专用低值易耗与办公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。

第四条低值易耗与办公用品的采购

㈠低值易耗与办公用品原则上由总经理办公室统一采购。

。各需用部门每月10日之前向总经理办公室提交低值易耗与办公用晶采购申请，由

总经理办公室统一编制采购计划，说明采购原因、采购数量与费用预算，经总经理批准

后，在3个工作日内采购、配发到位。原则上，低值易耗与办公用品应保持零库存。

㈢总经理办公室对低值易耗品的采购质量负责，办公用品采购后，由验货人核对品

种、规格、数量与质量，确保没有问题后，由验收人员在发票背面签字验收、入库。

㈣低值易耗品的摊销使用全额摊销法。

第五条低值易耗与办公用品的管理

㈠总经理办公室负责对采购的低值易耗与办公用品进行登记，并妥善保管。

㈡低值易耗与办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管

用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型订书机、打

码机及项目部专用办公具。

㈢总经理办公室负责建立“低值易耗与办公用品”登记簿，对低值易耗与办公用品

的发放进行管理。

㈣公司全体员工应本着厉行节约的原则使用办公用品，能共同使用的尽可能共同使

用，能重复利用的尽可能重复利用。严禁浪费、丢失、私用。

2.2会议管理制度

第一条为进一步规范公司内部管理，促进公司内部沟通与信息传递，根据公司实

际运作需要，制定本制度。

第二条会议管理总则

㈠会议应尽可能精简，能通过正常工作制度、流程处理的问题不通过会议解决，无

关的部门与人员一律不参加会议，以保证各业务部门及工作人员有充分的工作时间按照

制度与常规办公。

㈡会议目标要明确，例行会议依例会的要求组织，专题会议通常由会议主持人或者

组织部门写出提纲，列明要解决的问题、议程、会议拟达到的目标、要求与会人员准备

的材料与资料

㈢各类会议通常由总经理办公室安排联系，根据会议重要程度，对出席人员要提早

一天以上发出书面或者口头通知，以备会议出席者能安排好工作。

㈣会议中，对需要解决的问题要明确解决的方法、责任人、目标与期限，避免议而

不决，不了了之。

第三条会议分类

公司的会议能够分为总经理办公会、专题会、员工大会。

第四条总经理办公会

㈠总经理办公会通常于每月首个周六上午10:30〜12:0()召开，由总经理主持，各部

门负责人以上人员参加。特殊情况，则以总经理办公室通知为准。

㈡会议要紧内容为：

1.由总经理对各部门上月度计划工作进行检核，对本月工作计划进行布置与安排，

传达公司有关文件、精神。

2.各部门负责人对本部门上月度未完成的计划工作作阐述，及通报本月工作计划重

点、需提请总经理或者其他部门协调解决的问题。

3.其他需要解决的问题。

㈢会议通常不对单项具体问题的处理进行深入探讨，对会上提出的问题可确定时间

组织召开专门会议研究解决。

㈣会议由总经理办公室负责记录并在会后及时整理、公布会议纪要。

㈤总经理办公室负责对已签发的会议纪要进行落实、督办与催办，将会议决定事项

的落实结果及时汇报总经理，并在下次总经理办公会上通报。

因总经理办公室负责会议记录、会议纪要的存档。

第五条专题会

㈠专题会要紧是研究解决工作中出现的问题。

㈡专题会议的与会人员包含会议召集人、有关部门、有关人员及特邀人员等。

㈢专题会会议纪要由会议组织人于会后1〜3日内完成并由主持人签发，抄送各与会

单位、部门备查。

第六条员工大会

㈠出席人员：本公司全体员工。

㈡会议时间：通常在每月上旬召开，特殊情况则以总经理办公室通知为准。

㈢会议要紧内容：

1.传达关系到全体员工切身利益的重要事项；

2.传达公司重要决策、有关文件及精神；

3.总结前段时间工作，部署今后工作；

4.夸奖先进，鞭策后进；

5.其他应提交员工大会的事项。

㈣员工大会由总经理主持召开，由总经理办公室负责会议的组织、服务、记录。

第七条会议要求

㈠出席会议人员于会议前安排好工作，会议期间其他人如无特殊情况，不得进入会

场找人、谈事。如有来访客人或者来访电话，安排适当人员做好接待记录，待会后再通

知当事人处理。如遇急事务必当事人亲自接待时，应先得到会议召集者的同意，由其通

知有关人员离开会场，并尽量不影响会议进程与发言，以保护会议正常进行。

㈡与会者需遵守会场纪律，尊重他人发言，充分阐明自己的观点，关闭手机或者调

至振动档，以保护会议正常进行。

㈢各部门会议不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），

应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

第八条总经理办公室负责会议室管理工作。

第九条本制度由总经理办公室负责解释。

2.3工作环境管理办法

第一条目的

为了对工作环境进行有效管理，为员工制造一个良好的工作氛围，制定本办法。

第二条总经理办公室负责公司办公场所工作环境的归口管理；各部门负责本部门

工作环境保护；各项目负责本项目部工作环境的管理。

第三条办公安全、防护

㈠各部门应将本部门负责的公司的重要文件资料、印章等责成专人妥善保管。责任

人离开办公现场时，应将上述物品锁入固定的文件柜或者抽屉，不得在桌面等处任意摆

放。

㈡公司不同意存放个人贵重物品与钱币。

㈢公司暂时存放的贵重物品由物品管理部门妥善保管。

㈣加强各办公室的电器与电源开关的管理，每天下班最后离开办公室的人负责关闭

总电源开关。

㈤在公司适当场所配备消防器材，并由总经理办公室负责对消防器材定期进行检查、

更换，确保消防器材处于正常使用状态。

外门卫人员负责对来访人员进行接待、登记，关于非正常公务联系的外来人员谢绝

来访。

（七）凡从事特种作业人员，公司按照国家规定配备劳动防护用品。

第四条办公条件与环境卫生

㈠公司努力为员工制造舒适、美观、整洁、卫生的办公室、办公家具、办公设备、

办公用品等办公条件，满足员工日常办公需求。

㈡各工作部门须有充分的光线，注线须有适宜的分布，注线须防止眩目及闪动，各

工作场所的窗户及照明器具的透光部分，均须保持清洁。

㈢各工作场所须保持适当的温度，并根据不一致季节予以调节，各工作场所须保持

空气流通。

㈣饮水务必清洁。

（坨洗手间、更衣室及其他卫生设施，务必保持清洁。

保垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。

(七)各部门负责安排值日人员，每天早晨清理本部门办公环境，公司每位员工都应自

觉保持办公环境的优雅整洁，各工作场所内，均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或者

碎屑，严禁随地吐痰。

(A)总经理办公室负责监督检查各部门环境卫生保持情况。

第五条办公秩序

㈠员工应自觉遵守办公秩序，工作时间内不得在办公室内高声喧哗、嬉笑打闹、聊

天及网络聊私事、玩游戏及电脑游戏、下棋、吸烟、吃零食，任何时候严禁在办公室饮

酒、打牌、赌博。

㈡接待外来人员、打电话注意文明礼貌，且尽量不影响他人正常办公。联系来访客

户、外单位办事人员与打电话时应注意语气礼貌温与。

第六条工作氛围

公司坚持以人为本，尊重员工，公司努力制造一种与谐、平等、民主、公开的工作

氛围，倡导团队精神、团结协作，鼓励各级员工之间积极、主动沟通，使全体员工在公

司充分发挥自己的主观能动性、制造性，达到员工个人与公司进展的一致性。

2.4档案管理办法

第一条目的

确保公司工程、文书、声像、实物等各门类档案得到有效操纵。在企业开展市场竞

争，保护企业合法权益、经济利益等方面发挥作用。

第二条范围

本办法适用于公司所有档案资料的操纵。

第三条职责

㈠总经理办公室负责对公司的各类档案实行统一管理，对各部门及项目部的档案工

作及资料员进行业务指导与监督。

㈡各部门及项目部资料管理员负责本部门及项目部档案的收集、整理、立卷、归档

与移交工作。

第四条档案的分类

公司档案分为四大类：工程档案、文书档案、声像档案、实物档案。

第五条档案立卷、归档

㈠总经理办公室负责公司各类档案的收集、整理、立卷、归档工作；

。各部门及项目部资料管理员负责本部门及项目部档案的收集归档。

㈢按照归档范围与要求，公司各部门应于文件处理完毕后向总经理办公室移交，各

项目部应于每年六月底前将本项目部上一年度形成的重要文件移交公司总经理办公室。

㈣归档文件要齐全、完整。按照文件材料形成的规律，进行科学的分类、立卷，保

持文件之间的历史联系。卷内文件的排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便

于保管与利用。

㈤归档案卷封面的各个项目均应填写清晰。案卷标题要简明确切，保管期限要准确,

装订要整齐。

因每个案卷都要填写卷内目录与备考表。

（七）归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。

（A）移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

第六条档案的保管

㈠库房内保管的档案资料，要按门类与载体进行科学的分类、排列、编号，要管理

有序。

㈡严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防

失密）的要求，定期检查档案保管情况，对档案进行技术保护。

㈢要注意操纵库房的温湿度，不断改善保管条件。库房内要保持清洁，定期整理，

不得存放与档案无关的物品。

㈣调阅档案要轻拿轻放，以减少档案的机械磨损。

㈤建立与完善全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常登记、统L工作。

的严格遵守档案保密制度，努力做好档案保密工作。

第七条档案借阅利用

㈠档案资料通常不外借。需要外借的档案，务必经主管领导批准，并按借阅期限归

还。借阅档案需办理借阅审批与登记手续。重要文件的借阅，需经公司主管领导批准后

由专人查阅。

㈡复印档案需经档案人员同意。

㈢借阅人员要爱护档案，不得涂改、损坏档案资料，不准私自拆档复印。

㈣档案管理人员要熟悉室藏档案情况，主动熟悉公司各项工作对利用档案的需求，

积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供根据性资料。

㈤档案人员应开展档案编研工作，积极配合公司有关部门编写大事记及组织机构沿

革，树立公司的外在形象，扩大公司的知名度。

第八条档案保密

㈠档案管理人员务必有严格的保密观念，认真执行公司的档案制度，保证公司档案

的绝对安全。

㈡档案库房要牢固，保管设备要符合保密要求。

㈢根据公司的有关规定，及时划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，正确处理

好利用与保密的关系。

㈣经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。组织有关人员定期进行保密工作

检查。

第九条档案鉴定与移交

㈠资料管理员应根据本公司档案保管期限的规定，制定本公司的保管期限表，定期

对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。

㈡档案的鉴定工作，应在公司主管领导的指导下，由总经理办公室与有关业务人员

共同构成鉴定小组，按规定进行。

㈢失去储存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经公司主管领导批准后,

由专人进行监销，并在销毁清册上签字。

㈣档案的移交工作需严格按照档案馆的规定，定期向档案馆移交；并保留一份复印

件以备查考。

㈢本公司人员调动工作时，务必在办完档案移交手续后方可离开岗位。

2.4.1工程档案管理细则

第一条目的：加强工程档案的规范化管理，提高工程管理水平，表达工程档案为

工程质量验收的重要构成部分，保证工程质量。

第二条工程档案范I制：

㈠小区开发前期综合档案：

1.工程建设项目立项根据；

2.项目建议书及批复文件；

3.可行性研究批复；

4.计划任务书及批复文件；

5.建设用地钉桥成果通知单：

6.规划设计任务通知书；

7.规划设计条件通知书；

8.审定规划方案通知及总平面图；

9.人防规划总平面图；

10.小区竖向设计图；

11.市政工程方案会议纪要；

12.环境、消防、卫生及水、电、煤气、热力报装协议；

13.配套项目（如文教、商业、绿化、交通等）协议、合同；

14.勘探、测绘、设计、招投标、监理文件；

15.项目行政管理文件：

16.开发项目在建设中产生的不可预测的有关技术文件及有关职能部门、领导的批示

文件；

17.减免四源费、大市政费用的有关文件。

18.开发项目的声像档案。

㈡建设用地文件

1.建设项目选址报告及土地、规划部门批复；

2.征用土地办理国有土地使用权转让、抵压等文件；

3.建设规划许可证及批准用地范围图；

4.建设用地批准许可证及用地图；

5.国有土地使用证；

6.有关拆迁安置协议、拆迁实施办法等要紧文件；

7.拆迁许可证。

8.单体工程项目文件

9.建设工程规划许可证及盖有市规划局许可证专用章的建设总平面图;

10.建设工程开工许可证；

11.固定资产投资许可证；

12.建设工程招投标文件、施工合同、工程结算；

13.建设工程施工监理合同、监理计划及监理月报、

14.工程监督委托书及工程质量核验证书；

15.初步设计报批文件及有关图纸；

16.工程勘察报告；

17.工程技术交底会议纪要及工程洽商纪录；

18.工程隐检纪录（基础、主体结构）；

19.工程竣工验收单；

20.人防工程竣工验收单；

21.消防工程竣工验收单；

22.工程质量核验单及电梯质量核验单；

23.工程竣工总结；

24.工程质量事故处理；

25.工程照片；

26.沉降观测记录。

㈢单体工程施工技术文件：

1.施工组织设计；

2.工程设计交底会议纪要及工程洽商纪录；

3.工程定位放线验收记录；

4.基础钎探验收及基础处理记录；

5.隐检记录（土建、设备、电器）；

6.材料及产品合格证（土建、设备、电器）；

7.原材料复试报告（砖、水泥、钢材、砂石）；

8.试验报告（碎、砂浆试验报告及配比单，钢筋焊接试验，灰土、素土试验报告）;

9.单位工程质量保证资料核查表；

10.单位工程质量综合评定表；

II.单位工程观感质量评定表；

12.全部工程竣工图；

13.电梯开箱验收记录、隐检、试运行及验收记录；

14.设备、电气专业隐检、闭水、测试、测压试验记录或者报告（详见城建档案馆

归档要求）。

㈣开发建设小区整体竣工档案：

1.小区竣工总平面图；

2.小区道路、绿化竣工总平面图；

3.小区综合管线竣工图；

4.小区规划建设总说明。

第三条职责分工

㈠总经理办公室负责公司所有门类档案的管理工作，对各部门与各项目部档案工作

进行指导与监督，对施工单位档案管理员进行进馆内容与要求的培训。

㈡各项目部负责工程资料的收集、整理、立卷、归档工作，负责与城建档案馆的业

务联系，保证工程档案符合进馆要求。

㈢异地项目公司负责本项目公司工程资料的收集、整理.、立卷、归档，负责向当地

城建档案部门与公司总经理办公室的移交，标准要达到当地城建管理部门与公司的要求。

㈣由公司投资开发建设或者合资控股的所有项目（含异地项目），均须向公司总经理

办公室移交一套齐全、完整的工程竣工档案，并负责该项目开发前期的基建文件的收集、

整理、立卷、归档工作。

第四条工程档案管理要求：

㈠在与施工企业在签订施工合同时，应对施工技术档案资料的编制与移交期限做出

明确规定。项目部应在施工技术资料中按有关规定签署意见，实行监理的工程应有监理

单位签认认可的资料。

㈡工程竣工验收前，项目部应组织、督促与协同施工单位检查施工技术资料的质量,

不符合要求的，应限期修改、补齐，直至重做。

㈢工程竣工档案务必真实地反映工程建设过程及竣工后的实际情况，具有永久与长

期储存价值的文件务必完整、准确、齐全，各类程序责任者的签字手续务必齐全，文件

字迹清晰。

㈣工程竣工档案要反映开发项目建设的全过程，要求归档的文件、图纸务必是原件,

保证文件的原始性。

㈤编制工程竣工档案务必使用不褪色的黑色、兰黑色绘图、书写墨水，不得使用红

色墨水、复写纸、铅笔与圆珠笔等。

因编制竣工图时，要在新蓝图上修改，修改方法按照1996年城建档案馆发《竣工档

案与资料的具体要求及作法》一书执行。一张图纸内容变更超过40%时，需重新绘制竣

工图。竣工图务必图面整洁、反差明显、字迹工整、清晰，不得涂改。

第五条组卷的基本要求

㈠工程竣工档案组卷，要遵循工程文件材料的自然形成规律，保持案卷基建文件、

施工技术文件与竣工图之间的有机联系，符合专业特点，便于保管利用。建设项目按单

项工程组卷，单项工程按先文字、后图纸；先项目管理性文件，后施工技术文件。

㈡组卷前要全面检查基建文件、施工技术文件及竣工图是否按要求收集齐全，做到

不丢项，图物相符。

㈢卷内文件材料排列顺序要根据卷内材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件部

分、备考、封底。

㈣构成的案卷力求美观、整齐。

第六条档案的装订

㈠案卷装订厚度不超过20mm,装订时以案卷下边为齐。

㈡案卷内不能有书订，卷内页要干净整齐。

一册案卷纸张规格要统一，页号编写在右下角。

㈢图纸折叠前均要按裁图线裁齐，折叠方式使用图面向内“手风琴风箱式二竣工图

章要盖在图号一侧，竣工图负责任人签章处不得漏签。

㈣工程竣工档案的案卷形式为：案卷封面、目录文件或者图纸、备考表、封底，要

求填写的内容要填写全，字迹工整。甲方卷的案卷目录要求用打字机填写。

㈤工程竣工档案要由项目负责人审核，并在案卷备考表签审意见。

2.4.2文书档案管理细则

第一条目的：规范公司文书档案工作。

第二条适用范围：适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案。

第三条职责：

㈠总经理办公空负责公司各部门及项目部文书档案的管理。

㈡各职能部门及项目部负责本部门及项目部文书档案的立卷、归档及移交工作。

第四条文件材料的归档范围：

㈠上级与外单位来的文件材料.

1.集团公司等上级主管部门召开的重要会议的纪要、决议等。

2.集团公司等上级主管部门颁发的，针对本单位的或者须贯彻执行的决议、决定、

通知、指示、命令等。

3.集团公司等上级单位对本公司及下属公司检查工作形成的文件材料。

㈡公司各部门及项目部在工作中形成的文件、资料。

1.公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇

报材料、审计报告等。

2.公司工作会、经理办公会、各类专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪

要、重要的简报及会议记录等。

3.公司颁发的决定、决议、条例、规定、通报、通知等文件材料。

4.公司及各部门、各项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。

5.公司编制的各类计划、统计报表等。

6.已经履行完成的公司对外签订的各类合同、协议书等。

7.关于干部任免的文件材料。

8.公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重

要简报等。

㈢下级单位报来的文件材料：下级报来的重要的专题报告、典型材料、请示等。

第五条文件材料的归档时间

公司各部门形成的档案应在文件处理完毕后立即向公司总经理办公室移交。

各项目部形成的档案应于次年六月底前将符合归档要求的档案向总经理办公室移

交。

第六条归档文件系统性方面要求

㈠应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于档案室管理的各类形式的档案与与档

案有关的资料都要收集。

㈡归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系及根据发文机关、问

题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部

门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级与下级机关的文件除与本单位文件有密切

联系的外，通常不与本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件与短期保管的文件应分

开立卷。

（三）公司的经济合同档案管理，编号单列。

（四）公司直管项目“五证”，职能部门办理手续并拿证后，应在第一时间交档案

管理室存档，职能部门需使用的，办理借阅手续。

第七条归档文件在技术加工方面的要求

㈠案卷封面的各个项目均应填写清晰、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注

明案卷的保管期限。

㈡卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，通常的排在后面；正文在前定稿

在后；批复在前请示在后。

㈢归档文件通常应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始年；

多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。

㈣整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”与“卷内备考表”，以上需用

打印机或者钢笔字迹填写。

㈤拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、

名称）要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不

对题、词不达意，避免过于抽象笼统或者单纯堆砌文件标题，通常标题不要超过二、三

十字，特殊情况最多不能超过五十字。

因案卷的装订要做到：装订前修整文件，关于破旧文件材料要进行修补，装订线上

有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必

要的补贴或者折叠。字迹不清晰的重要文件材料要设法复制清晰。文件分类要反复推敲,

确保无疑时再装订，以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或者麻绳，去

掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。

（七）向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进行系统的排

列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接入双方清点无误后由有关人员在案

卷目录上签字，双方各存一份。

第八条归档文件的保管期限与密级：文书档案的保管期限分为永久、长期与短期

三种，永久为五十一年以上，长期为十六年至五十年，短期为十五年下列。

㈠凡是反映本单位要紧职能活动与基本历史面貌的，在经济建设、文化建设与科学

研究中需要经常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。

㈡凡是反映机关工作活动的，在相当长时间内本单位需要查考的档案，应列为长期

保管。

㈢凡是在较短时间内本单位需要查考的各类文件材料均应列为短期保管。

㈣根据文件资料的性质、作用及兼顾企业参与社会竞争的需要，将档案密级划分为

绝密、机密、秘密。

第九条归档范围与保管期限详见下表：

文书档案归档范围与保管期限一览表

序号归档范围归档部门保管期限

与本公司业务有关的政府主管单位颁发的针对本公司业务

1总经理办公室永久

的指示、命令、条洌、规定等重要的文件材料

永

公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重久

长

2总经理办公室期

要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等

公司工作会、经理办公会、各类专业会议的通知、报告、永久

3总经理办公室

总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等长期

永

公司颁发的决定、决议、条例、规定、通报、通知等文件久

长

4总经理办公室期

材料

5政府有美的主管部来我公司检查工作形成的文件材料总经理办公室短期

公司各部门、

6公司对外签订的各类合同、协议书等长期

各项目部

公司及各部门、各项目部的年度工作总结、计划及报告、公司各部门、

7短期

简报各项目部

公司各部门、

8公司编制的各类计划、统计报表等短期

各项目部

公司各部门、

9公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料长期

各项目部

公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、公司各部门、

10长期

报告,计划、总结、重要简报等各项目部

11有关干部任免、人事奖惩的文件材料人力资源中心长期

公司各部门、

12公司科研活动中的科研成果及获奖论文等短期

各项目部

2.4.3声像档案管理细则

第一条目的

加强公司内部及各项目部声像档案的管理工作，更好地保护与利用声像档案信息资

源，服务公司及项目部的各项工作。

第二条范围

适用于公司与项目部在生产、经营、管理等各项活动中形成的所有有储存价值的录

音、录像、照片等特殊载体的档案资料。

第三条职责

㈠公司总经理办公室负责集中保管公司各方面的声像档案资料。

㈡各部门、各项目部负责将声像资料整理、归档，向总经理办公室移交。

第四条声像档案的收集工作

将分散在公司各部门、各项目部、个人手中具有储存价值的声像材料，收集、集中

到总经理办公室，实行统一管理。采取一定的措施引导与操纵声像档案的流向，抓住重

点部门与人员，以点带面，保证收集工作的落实。

第五条声像档案的归档范围

㈠反映本公司要紧职能活动、重要历史面貌的声像档案；

㈡各级领导人与著名人物参与本公司重要公务活动形成的声像档案；

㈢本公司的各类重要会议的声像档案；

㈣本公司重要工程项目、重大工作成果的声像档案；

㈤本公司组织或者参加的重要外事活动的声像档案；

外记录本公司重大事件、重大事故的声像档案；

(七)公司摄制的或者反映本公司工作活动的专题录像片等；

(A)本公司历届领导班子成员、先进工作者，获得的荣誉性奖状、证书等照片。

第六条声像档案的归档要求

力求是原底片、原件，尽量避免复制件。归档材料要齐全完整，照片归档时，应同

时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时，也要有简要的文字说明。文字说明包含:

事由、时间、地点、人物、背景、拍摄人六要素。归档的照片若为普通相机拍摄，应将

照片与底片同时归档。若为数码拍摄则需刻录成光盘后向总经理办公室移交。

第七条声像档案的整理、鉴定、编目

㈠照片档案的整理、鉴定、编目：照片档案由底片、照片及文字说明构成。其整理

方法要符合国标《照片档案管理规范》的要求。照片的分类组卷通常按年度一专题分类

组卷；照片的编号为案卷号一照片号。

㈡录音、录像档案的整理、编目：以盘或者盒为保管单位，编号按收集归档的时间

顺序结合内容分别编制案卷的流水号。格式如下：类别代号一顺序号。

㈢声像档案的保管与保护

库房要保持适宜的温湿度。磁带储存的适宜温湿度为：温度15-25C0,相对湿度

45%—60%o储存照片的适宜温湿度：温度14—24C°,相对湿度40%—60%。磁带应竖

放，卷绕平整，并注意防光、防尘、防磁。

第八条声像档案的归档时间

公司各部门形成的声像档案应立即向公司总经理办公室移交。各项目部形成的声像

档案于每年六月底前将上一年形成的声像档案统一向总经理办公室移交。

2.4.4实物档案管理细则

第一条目的：确保对公司的实物档案进行有效管理。

第二条范围：公司及各项目部在生产、经营、管理等各项活动中获得的奖杯、奖

旗、证书、旧印章，公司及各项目部与外界交往中同意的礼品与上级领导的题字、书画

等。

第三条职责

㈠以公司名义或者各项R部获取的实物档案均由总经理办公室统一保管；

㈡公司、各部门及项目部各时期的旧印章作废后由财务管理中心统一保管。

第四条各项目部、部门及个人对公司所属的实物档案要及时移交到总经理办公室,

不得以任何理由据为已有。

第五条实物档案的编号构成：类别代码+实物档案顺序号。

第六条档案部门对各部门及个人移交的实物档案要及时登记，办好移交手续，并

按时间顺序与类别编号。

第七条实物档案的分类

㈠各类证书、证件；

㈡奖杯、奖旗、奖章；

㈢旧印章；

㈣其它类（同意的礼品、纪念品、书画等）。

第八条实物档案的保管环境应做到八防。纪念品等有观赏价值的可放在展柜内。

旧印章等重要实物要存放在保险柜内，由专人保管。

第九条实物档案通常不外借。为方便利用可将实物档案拍成照片装订成册。

第十条实物档案的保管期限为长期或者永久。

2.4.5档案档号说明

第一条工程档案档号:

工程档案代号（项目代号）类别码楼号册流水号

GXX——-XX——XX-------XXX

奥林花园0L住宅ZZ01001

千年美丽QN商网SW02002

奥林苑0Y学校XX03003

第二条文书档案档号：

（一）文书档案代号（部门代号）项目码类别码册流水号

WXX——XX——-XX——XXX

企业进展中心QF总公司GS计划”001

设计管理中心SJ奥林花园0L文件WJ002

合同审算中心HT千年美丽QN纪要JY003

营销销售YX奥林苑0Y••••••.........

营销策划YC鄂州公司EZ

营销客服YK天门公司TM

总办ZB•......

人力资源中心RL

财务管理中心CW

（二）合同档案代号（项目代号）类别码册流水号

HXX-——XX——XXXX

总公司GS工程GC0001

奥林花园0L营销YX0002

千年美丽QN其他QT0003

奥林苑0Y

鄂州公司EZ

天门公司TM

第三条声像档案档号:

声像档案代号（部门代号）项目码类别码册流水号

XXX——XX——-XX-——XXX

企业进展中心QF总公司GS001

设计管理中心SJ奥林花园0L002

合同审算中心HT千年美丽QN003

营销销售YX奥林苑0Y••••••

营销策划YC鄂州公司EZ

营销客服YK天门公司TM

总办ZB

人力资源中心RL

财务管理中心CW

第四条实物档案档号:

实物档案代号（部门代号）项目码类别码册流水号

SXX——XX——-XX-——XXX

企业进展中心QF总公司GS001

设计管理中心SJ奥林花园OL002

合同审算中心HT千年美丽QN003

营销销售YX奥林苑OY••••••

营销策划YC鄂州公司EZ

营销客服YK天门公司TM

总办ZB

人力资源中心RL

财务管理中心CW

2.5工作服与胸卡管理规定

第一条为了对员工工作服进行有效管理，制定本规定。

第二条本规定所称的工作服，是指在工作场合穿着的由公司统一配发的服装。工

作服分春秋装、夏装与冬装。

第三条管理职责

㈠总经理办公室负责工作服、胸卡的统一管理，包含采购、发放、更换、收回等。

（二）全体员工负责按照公司要求穿着工作服、佩戴胸卡。

㈢各部门负责人负责本部门员工工作服与胸卡的日常监督管理。

㈣人力资源中心负责员工工作服穿着情况、胸卡佩戴情况的监督检查。

第四条工作服的配发

㈠公司为正式录用的员工配发工作服，原则上每两年配发一次，配置标准为：

1、春秋装，所有员工配发，西服套装。

2、夏装，所有员工配发，男职工为短袖衬衫加西裤；女职工为短袖衬衫加裙装。

3、冬装，营销中心销售、客服员工配发，棉套装。

以上配置标准按季节分时段发放。

㈡总经理办公室根据公司对统一着装的要求（包含与公司CIS的一致性），按照人力

资源中心提供的在职员工名单，拟订每年工作服配发标准、数量、预算，报请总经理批

准后实施采购或者委托制作。

㈢在采购或者委托制作工作服时，总经理办公室能够按员工实有人数加制10%至

15%以备新进人员领用或者因特殊情况补发。总经理办公室应选择质量、价格、信誉、

服务俱佳的服装供应商或者服装加工商。

㈣公司对发放的员工工作服，不一致季节（春秋装、夏装或者冬装）每季全套配置

均按300元/人给予补贴，超过300元部分的成本费由个人承担，并在员工薪资中扣除。

总经理办公室负责做好发放登记。

㈤因个人原因造成工作服丢失或者严重损坏，员工应及时报告总经理办公室，同时

中领新的工作服。员工申领新的工作服，须按照工作服造价的80%交纳成本费。

第五条胸卡的配发

㈠公司为每位员工统一制作与发放胸卡。胸卡的样式与颜色应符合公司CIS管理要

求。

㈡总经理办公室根据公司对胸卡制作的要求（包含与公司CIS的一致性），按照人力

资源中心提供的在职员工名单，拟订胸卡制作计划，报请总经理批准后委托制作。

㈢员工的胸卡由于正常的磨损、质量不好破旧，员工需填写《胸卡申领单》，经部门

负责人审核后，与旧卡同时交办公室办理新卡。

㈣员工不慎遗失胸卡后，员工应及时报告办公室，同时填写《胸卡申领单》办理新

卡，并交纳成本费。

第六条工作工作服与胸卡的管理

㈠工作工作服与胸卡是员工在公司内的身份与形象的象征，每位员工在工作时间内

应正规着装与佩戴。各部门负责人有对本部门员工进行监督与检查的责任。

㈡员工对配发的工作工作服与胸卡有保管、清洁与修补的责任。

㈢员工不得转借、典卖与有意损毁本人或者他人的工作工作服与胸卡，一经发现，

除当面制止其错误行为之外，还将由人力资源中心进行行政处罚。

㈣人力资源中心负责随时检查员工着装与佩戴胸卡情况，发现问题除当面制止其错

误行为之外，还将由人力资源中心进行行政处罚。

第七条离职员工工作服与胸卡的处理

㈠员工离职时，须将胸卡交还总经理办公室，总经理办公室负责督促。胸卡未交回

者，视作离职手续未办理完毕。若遗失，按成本价赔偿。

㈡员工离职时，如工作服领用时间未满壹年，则要向公司退还补贴总额的三分之一

金额，在发放工资时予以扣除。总经理办公室负责计算应扣除额，通知人力资源中心在

结算工资时扣除。

㈢工作服领用超过壹年时，无需扣除费用。属于因个人原因丢失后交纳成本费补领

的工作服无需扣除费用。

2.6车辆与驾驶员管理规定

第一条目的

为了加强车辆与驾驶员管理，确保公司各项公务的顺利进行，制定本规定。

第二条适用范围

木规定适用于公司所有的车辆与驾驶员管理C

第三条总经理办公室负责车辆与驾驶员管理工作；各用车部门负责协助。

第四条车辆驾驶

㈠严禁无证人员驾驶各类车辆，驾驶员不得将车辆交给无证人员驾驶。

㈡开车前，驾驶员认真务必检查刹车、制动器、喇叭、前、后灯，转向系统等是否

良好，不符合安全要求时应立即修理。严禁驾驶安全设备不全或者机件失灵的车辆。

㈢驾驻员身体不适，不能保证行车安全时，不得担任驾独工作.驾驶员在行车时，

务必集中精力，严格遵守交通规则，确保交通安全。严禁酒后开车；严禁超速行驶；严

禁超载行驶。

㈣如超车过程中与对面来车有可能会车时，不得超车；不准超越正在超车的车辆。

㈤不准穿拖鞋驾驶车辆；驾车时不准吸烟、饮食、与人闲谈或者其他妨碍安全行车

的行为。

汽车倒车、调头时，应注意地形与四周情况，并用喇叭或者手势使周围的车辆、

行人避让。

（七）在施工现场驾驶车辆时，要低速慢行，随时注意上空及道旁的物件、行人。

（A）车辆没有停稳之前，不准打开车门与上、下人。开车门要注意周围情况，不要妨

碍其他车辆与行人通行。停泊车辆应安全牢靠。为防止偷盗要上安全锁或者启用防盗报

警器。锁闭车门窗。驾驶员返回停车场取车，应注意留意车辆情况有无遭意外损伤。车

辆应停放于指定位置、停车场或者适当合法位置。任意放置车辆导致违犯交通规则、损

毁、失窃，由驾驶人赔偿缺失，并给予处分。

⑴车辆载重行驶时，要注意防止急刹车、急转弯。

（十）随身携带的消防灭火器要确保完好有效，有破旧或者故障要及时配换修理。

第五条驾驶员管理

㈠驾驶员一律凭《派车单》出车，无派车单不得擅自动用车辆。

。原则上每台车固定驾驶员，未经领导同意驾驶员不得擅自交换车辆。

㈢无派车单或者因私事动用车辆，发生事故造成的车辆缺失由驾驶员负担一切费用，

并按情节轻重予以行政处分。

㈣驾驶员须定期参加交通管理部门、总经理办公室组织的安全行车培训。

第六条车辆维修保养及费用管理

㈠驾驶员对车辆要精心保养，保持车容整洁。车辆的保养维修、年检、购建零配件,

务必事前提出书面报告，车队负责人同意后方可修理与购建。

㈡驾驶员于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶

液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或者损坏等现象，应立即报告，否则要对由

此引发的后果负责。

㈢车辆维修、清洗、打蜡后，做好维修保养记录。

㈣车辆应由总经理办公室指定的维修保养保养单位实施维修保养工作，或者到特约

修护公司维修，否则修护费一律不准报销。自行修复者，可报销购买材料零用费用。

㈤车辆于行驶途中发生故障或者其他耗损急需修复或者更换零件时，可视实际情况

需要进行修理，但无迫切需要或者修理费超过2000元时，应与车辆管理员联系请示批示。

内如由于驾驶人使用不当或者车辆管理员疏于保养，而致车辆损坏或者机件故障，

所需之修护费，经扣除俣险赔付金额后，应依情节轻重，由公司与驾驶人或者车辆管理

员负担。

（七）发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿缺失，经扣除保险赔付金额后，其差额

由驾驶员负担。经有关部门裁决，是对方责任而造成的车辆缺失的费用与责任由对方承

担。

（A）由于驾驶员本人责任违章罚款的费用不予报销。发生事故给公司造成的经济缺失,

由驾驶员承担缺失费用的30%,造成重大缺失的另行处理。

第七条奖惩规定。

㈠对全年安全行车，完成任务，节约用油，车辆保养成绩显著的驾驶员，年终给与

安全行车特别奖100（）〜2（）00元。

㈢对有意违章造成安全事故，并给公司带来经济缺失者，公司视具体情况给予经济

处罚、行政处分、直至解除劳动合同。

㈢如发生交通事故，驾驶员需在两日内写出书面报告，隐瞒不报，给事故调查处理

造成困难所引起的经济缺失，由驾驶员本人承担，并从重处罚。

2.7职工食堂管理办法

第一条为做好食堂管理管理，为员工提供良好的就餐服务，制定本办法。

第二条总经理办公室负责职工食堂管理工作。

第三条午间工作餐

㈠员T可凭公司统一发放的中餐券就餐0

㈡中餐券由各部门负责人根据本部门员工工作时间，在总经理办公室统一领取。

㈢员工因加班需就中餐，应于加班前一日填写加班中餐申请表，经部门负责人审核

签字后，报总经理办公室领取加班中餐券。

㈣员工因请假或者招待业务单位等未在公司食堂就中餐的，其当月中餐券应退回总

经理办公室，或者由总经理办公室在员工下月应发中餐券中核减。

㈤各部门业务往来单位人员需在公司食堂就中餐，应于当日午餐前填写业务往来单

位人员中餐券申领表，经部门负责人及分管副总审核签字后，报总经理办公室领取中餐

券；子公司员工因公需就中餐，直接在总经理办公室领取中餐券。

因中餐券只能作为员工进餐的凭证，严禁用作早、晚餐及在食堂换物等代金券使用；

食堂工作人员亦不得同意。如违反此条，一经发现，对当事人及食堂工作人员一次各处

以100〜200元罚款。

第四条早餐

㈠早餐属员工自费，标准为1.50元/餐。需在食堂就早餐的员工，应在每周未预订下

周早餐(或者半月、1月一订)，并交付现金。

㈡如员工因故不能就早餐，应于前一日提早通知食堂，以便食堂取消次日早餐并核

减餐费。若未提早通知，则不核减餐费。

㈢特殊情况下，如未订早餐的员工需就早餐，在食堂有供餐能力时，可即时付现金

就餐。

第五条晚餐

㈠晚餐属员工自费，标准为5元/餐。需在食堂就晚餐的员工，直接在食堂用现金就

餐。

㈡需就晚餐的员工，如当日下午4：30前向食堂预付现金订餐，则餐费优惠为4.5()

元/餐。

第六条进餐时间

㈠午餐：12：00〜13：30

㈡早餐：7：20-8：20

㈢晚餐：18：00〜19：30

第七条员工进餐行走通道

㈠公司办公室员工及物业公司办公室员工，可直接走办公室侧门到食堂进餐并返回。

㈡营销中心、项目部员工及物业公司其他员工，由商网1号中间楼梯到食堂进餐并

返回。

第八条就餐秩序

员工就餐应讲究公共及个人卫生，文明进餐，保持进餐秩序，不得大声喧哗，餐后

应将餐椅归还原处；须自觉节约，杜绝浪费。若发现员工中餐有严重浪费现象，每次对

当事者处罚2()〜50元。

第九条食堂内部管理

㈠炊事员应树立服务意识，讲究职业道德，文明服务，态度与蔼，主动热情，礼貌

待人，热爱本职，认真负责。做到饭热菜香，味美可口，饭菜定量，食品足量，平等待

人。

㈡炊事人员应特别注意个人卫生，做到勤洗手，剪指甲，勤换、勤洗工作服，工作

时要穿戴工作衣帽，在厨房与餐厅内严禁穿拖鞋、短裤与赤膊。

炊事人员每年进行一次健康检查，无健康合格证者，不准在食堂工作。

㈢把好食品原料验收关，严禁腐烂，变质的原料入仓，有效采取防鼠、防虫、防蝇

措施，以防止食物中毒、病从口入。

㈣做好安全工作，使用炊事器具、灶具、食品加工机械、刀具、电器等要严格遵守

操作办法，防止事故发生。

QD严禁随便带无关人员进入厨房与保管室。

因食堂工作人员下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等。

(七)食堂应每周制定一次食谱，早、午、晚餐品种要多式样。炊事员应努力提高烹调

技术，改善员工伙食。

第十条监督管理

总经理办公室负责每月对职工食堂工作情况进行监督、考核。同时全体员工有权对

职工食堂工作提出意见，员工的意见可作为对职工食堂进行考核的根据之一。

3信息管理