员工入职档案管理制度

员工入职档案管理制度一、总则1.目的为了规范公司员工入职档案的管理，确保员工档案资料的完整性、准确性和安全性，为公司人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体新入职员工的档案管理。3.职责分工人力资源部负责员工入职档案的统一接收、审核、整理、归档和保管，并按照规定提供档案查阅和借阅服务。各部门负责协助人力资源部收集本部门新入职员工的相关档案资料，并确保资料的真实性和完整性。档案管理人员应严格遵守档案管理规定，保守档案机密，确保档案安全。

二、入职档案内容1.个人基本信息身份证复印件（正反两面）学历证书复印件学位证书复印件户口本本人页复印件一寸免冠照片[X]张2.工作经历离职证明（如有工作经历）劳动合同（如有工作经历）工作业绩证明材料（如有）3.入职手续相关资料入职登记表体检报告社会保险参保信息表住房公积金缴存信息表4.培训与证书专业技能培训证书职业资格证书语言能力证书其他相关培训证书5.薪酬福利相关薪资确认单福利选择确认表6.其他资料个人简历获奖证书复印件其他与员工个人相关的重要资料

三、入职档案收集1.新员工入职前准备人力资源部在新员工入职前向其发送《入职资料清单》，明确告知需要准备的档案资料内容。新员工应按照清单要求，在入职前将相关资料准备齐全，并确保资料的真实性和有效性。2.部门协助收集新员工入职时，所在部门应协助人力资源部收集其档案资料。部门负责人应审核资料的完整性，并在资料上签字确认。对于需要新员工提供但尚未准备好的资料，部门应及时提醒新员工尽快补齐。3.资料交接新员工将准备好的档案资料提交给所在部门，部门统一整理后移交至人力资源部。人力资源部与部门进行资料交接时，应填写《员工入职档案交接清单》，双方签字确认。

四、入职档案审核1.审核内容人力资源部对新员工入职档案进行审核，重点审核资料的真实性、完整性和有效性。审核身份证、学历证书、学位证书等关键证件的真伪，可通过官方网站查询、电话核实等方式进行。检查各项资料是否齐全，如有缺失应及时要求新员工补充。核对入职登记表、薪资确认单等资料上的信息是否与档案其他资料一致。2.审核流程档案管理人员收到新员工入职档案后，应在[X]个工作日内完成初步审核。对于审核中发现的问题，及时与新员工或所在部门沟通，要求其在规定时间内进行更正或补充。审核无误后，档案管理人员在档案封面加盖"已审核"印章，并将档案移交至档案库进行归档。

五、入职档案整理1.分类整理人力资源部按照入职档案内容的分类，对审核后的档案进行整理。将个人基本信息、工作经历、入职手续相关资料、培训与证书、薪酬福利相关、其他资料等分别进行分类装订，并在每类资料前附上目录清单。2.编号标识为每一份入职档案编制唯一的档案编号，编号规则为：公司名称缩写+入职年份+月份+员工序号。例如：ABC202305001，表示ABC公司2023年5月入职的第1位员工。在档案封面和每类资料的首页标注档案编号，以便于查找和管理。3.电子档案建立同时，人力资源部应建立员工入职档案的电子版本，将纸质档案中的内容进行扫描或拍照录入系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应按照纸质档案的分类进行存储，并建立相应的索引目录，方便快速查询和检索。

六、入职档案归档1.档案存放地点公司设立专门的档案库，用于存放员工入职档案。档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。档案库应按照档案编号顺序进行排列，设置清晰的标识牌，便于查找和管理。2.归档流程档案管理人员将整理好的入职档案按照编号顺序放入档案库指定位置，并在档案管理系统中登记档案的存放位置和归档时间。定期对档案库进行盘点，确保档案的存放位置准确无误，档案数量与登记记录一致。

七、入职档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅员工入职档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间，并经所在部门负责人和人力资源部负责人审批同意。人力资源部负责档案管理的人员有权查阅所有员工入职档案，但仅限在档案库内查阅，不得擅自将档案带出。涉及员工个人隐私的档案资料，未经员工本人书面同意，不得查阅。2.借阅权限因特殊情况需要借阅员工入职档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限和归还时间，并经所在部门负责人、人力资源部负责人和公司分管领导审批同意。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅与借阅记录档案管理人员应对每次查阅和借阅情况进行记录，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人员、查阅或借阅内容、审批意见等。查阅和借阅记录应妥善保存，以备查询和追溯。

八、入职档案保密1.保密责任公司全体员工应严格遵守档案保密制度，对涉及员工个人隐私的档案资料予以保密。档案管理人员应加强对档案的管理，防止档案信息泄露。2.保密措施档案库应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员在查阅、整理和传递档案时，应注意遮挡档案内容，避免他人窥视。电子档案应设置不同级别的访问权限，确保只有授权人员能够查阅和修改。严禁在互联网或其他公共网络平台上传输员工入职档案信息。

九、入职档案保管期限1.保管期限规定员工入职档案的保管期限为自员工离职之日起[X]年。对于涉及公司重大利益、法律纠纷或其他特殊情况的档案，保管期限按照相关法律法规和公司规定执行。2.期满处理档案保管期限届满后，档案管理人员应按照公司档案销毁规定，对已过保管期限的入职档案进行鉴定和销毁。档案销毁前，应编制《档案销毁清单》，注明档案编号、档案名称、保管期限、销毁时间等信息，并经人力资源部负责人和公司分管领导审批同意。档案销毁时，应由两人以上在场监督，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应妥善保存，以备查询。

十、入职档案变更与补充1.信息变更员工入职后，如个人基本信息、工作经历、薪酬福利等发生变更，应及时向人力资源部提交相关证明材料。人力资源部审核无误后，对入职档案中的相应内容进行更新，并在档案管理系统中同步修改。2.资料补充员工在工作期间取得新的培训证书、职业资格证书、获奖证书等资料，应在取得后[X]个工作日内提交给人力资源部。人力资源部将补充资料整理后归入员工入职档案相应类别，并更新档案管理系统中的信息。

十一、监督与检查1.定期检查人力资源部应定期对员工入职档案的管理情况进行检查，包括档案的完整性、准确性、安全性以及查阅和借阅记录等。检查周期为每[X]季度一次，检查结果应形成书面报告，向公司领导汇报。2.违规处理对于违反本制度规定，擅自查阅、借阅、涂改、销毁员工入职档案或泄露档案机密的人员，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等相应处罚。如因档案管理不善导致公司遭受损失