酒店采购管理制度

酒店采购管理制度一、总则1.目的为加强酒店采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店内所有物资及服务的采购活动，包括但不限于食品、饮料、客房用品、办公用品、设备设施及维修维护服务等。3.采购原则按需采购原则：根据酒店实际经营需求，合理安排采购计划，避免盲目采购和库存积压。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合酒店标准和要求。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过市场调研、询价、比价等方式，争取最优惠的采购价格，降低采购成本。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易行为。

二、采购组织与职责1.采购部门采购部经理负责制定采购部工作计划和预算，并组织实施。建立和维护供应商管理体系，评估和选择合格供应商。审核采购订单，确保采购活动符合酒店规定和流程。协调采购过程中的各项工作，解决采购过程中出现的问题。定期向上级领导汇报采购工作情况，提出改进建议。采购专员根据采购计划，负责具体的采购业务操作，包括询价、比价、议价、下单等。与供应商保持密切沟通，跟进采购订单的执行情况，确保按时、按质、按量到货。收集市场信息，了解行业动态和供应商情况，为采购决策提供参考依据。协助采购部经理进行供应商管理工作，如供应商资料整理、评估等。2.使用部门部门负责人根据本部门经营需求，提出物资和服务的采购申请，并对申请的合理性和必要性负责。参与采购过程中的供应商选择、样品确认等环节，提供专业意见和建议。负责验收本部门采购的物资和服务，确保符合使用要求。使用人员协助部门负责人提出采购需求，提供详细的物资规格、型号、数量等信息。参与采购物资和服务的验收工作，反馈使用过程中的问题和意见。

三、采购流程1.采购申请使用部门根据实际经营需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、用途、预计采购时间等信息。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。紧急采购申请需注明"紧急"字样，并说明紧急原因。2.采购审批采购部收到《采购申请表》后，采购专员对申请内容进行初步审核，确认采购需求的合理性和必要性。对于金额较小的采购申请（具体金额标准由酒店根据实际情况设定），由采购部经理审批；对于金额较大的采购申请，需提交酒店管理层审批，审批通过后方可进行采购。3.供应商选择与评估采购专员根据采购物资或服务的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品样本、报价单等相关资料，建立供应商档案。采购部组织相关人员（如使用部门代表、财务人员等）对供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，选择合格的供应商，并与其签订采购合同或框架协议。4.采购执行采购专员根据审批通过的采购申请和选定的供应商，向供应商发送《采购订单》，明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式等条款。在采购过程中，采购专员应与供应商保持密切沟通，及时了解订单执行情况，如出现交货延迟、质量问题等异常情况，应及时与供应商协商解决，并向采购部经理汇报。对于需预付款的采购项目，采购专员应按照酒店财务制度办理预付款手续，并跟踪预付款的使用情况。5.到货验收采购物资到货前，采购专员应提前通知使用部门准备验收工作。使用部门组织相关人员（如采购专员、仓库管理员、使用人员等）按照采购合同和相关标准对到货物资进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。验收合格后，验收人员在《验收单》上签字确认；如发现物资存在质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商联系协商解决，并在《验收单》上注明问题情况。对于重要物资或设备，可邀请专业技术人员参与验收工作，确保验收结果准确可靠。6.付款结算采购物资验收合格后，采购专员根据合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，附上《采购订单》、《验收单》、发票等相关凭证，提交至财务部门。财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，审核无误后按照酒店财务制度办理付款手续。对于不符合付款条件的采购项目，财务部门应及时通知采购专员和供应商，说明原因并协商解决办法。

四、采购预算管理1.采购预算编制采购部根据酒店年度经营计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应涵盖酒店各类物资和服务的采购项目，并明确预算金额和采购时间安排。在编制采购预算过程中，采购部应与各使用部门充分沟通，了解其需求变化情况，同时参考历史采购数据和市场价格走势，确保预算的准确性和合理性。年度采购预算经酒店管理层审核批准后，作为采购工作的指导依据。2.采购预算执行与控制采购专员应严格按照采购预算执行采购任务，确保采购支出控制在预算范围内。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算编制审批程序进行申请和审批。采购部定期对采购预算执行情况进行分析和总结，对比实际采购金额与预算金额的差异，查找原因并采取相应的改进措施，确保采购预算的有效执行。

五、供应商管理1.供应商开发与引入采购部应根据酒店业务发展需要，持续开发新的供应商资源。通过市场调研、行业交流、网络搜索等方式，收集潜在供应商信息，并建立供应商信息库。对新引入的供应商进行严格的资质审核和实地考察，确保其具备合法经营资质、良好的信誉和生产供应能力。只有经过评估合格的供应商才能进入酒店供应商体系。2.供应商评估与考核采购部定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。评估周期可根据实际情况设定，一般为每季度或每半年进行一次。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，采购部应与其沟通并提出改进意见，如仍未改善，可考虑暂停或终止合作关系。3.供应商档案管理采购部为每个供应商建立独立的档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照、资质证书、产品样本、报价单、采购合同、合作记录、评估报告等资料。供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性，以便为采购决策提供可靠的参考依据。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，风险类型包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、交货延迟风险等。针对识别出的风险，采购部应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施供应商违约风险：选择信誉良好、实力较强的供应商，并在采购合同中明确违约责任条款，以约束供应商行为。同时，加强对供应商的日常管理和监督，及时发现并解决潜在问题。质量风险：严格把控供应商选择环节，确保所采购物资和服务的质量符合要求。加强到货验收工作，对质量不合格的物资及时退货或换货，并追究供应商责任。价格波动风险：关注市场价格动态，通过与供应商协商签订价格调整条款、采用套期保值等方式，降低价格波动对采购成本的影响。交货延迟风险：在采购合同中明确交货期要求，并约定逾期交货的违约责任。加强与供应商的沟通协调，及时了解订单执行进度，如发现可能出现交货延迟情况，应提前采取措施督促供应商按时交货。

七、采购信息管理1.采购信息收集采购专员应广泛收集与采购业务相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、新产品信息、行业动态等。收集渠道可包括网络平台、行业展会、供应商提供、同行交流等。采购部定期对收集到的信息进行整理和分析，形成有价值的采购决策参考资料。2.采购信息共享采购部建立内部信息共享平台，及时将采购相关信息（如采购计划、采购订单、验收报告、供应商评估结果等）在酒店内部进行共享，方便各部门了解采购工作进展情况，提高工作协同效率。对于涉及酒店机密的采购信息，应严格按照酒店保密制度进行管理，防止信息泄露。

八、监督与检查1.内部审计监督酒店内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购绩效评估建立采购绩效评估体系，定期对采购部及采购专员的工作绩效