私人印章管理制度

私人印章管理制度一、总则（一）目的为规范公司员工私人印章的管理，保障印章使用的安全性、合法性和严肃性，维护公司及员工的合法权益，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司全体员工私人印章的刻制、使用、保管、废止等相关管理活动。

（三）基本原则1.依法合规原则：私人印章的管理和使用必须符合国家法律法规及公司的相关规定。2.审慎用印原则：员工应谨慎使用私人印章，确保印章使用的真实性、准确性和必要性，避免因不当使用印章造成损失。3.专人专管原则：私人印章由员工本人负责保管，不得随意交予他人代管。4.安全保密原则：加强对私人印章的安全防护，防止印章丢失、被盗用或滥用，严格保密印章的相关信息。

二、印章刻制（一）刻制申请员工因工作需要刻制私人印章时，应填写《私人印章刻制申请表》，详细说明印章的用途、样式、材质等信息，并提交至所在部门负责人审核。

（二）审批流程部门负责人审核通过后，将申请表提交至行政部门。行政部门对申请信息进行复核，确认无误后报公司分管领导审批。经公司分管领导批准后，由行政部门统一安排刻制。

（三）刻制要求1.私人印章应采用规范、清晰的字体，确保印章内容易于辨认。2.印章材质应根据实际使用需求选择，保证印章的耐用性和安全性。3.刻制完成的私人印章应在行政部门进行备案登记，备案信息包括印章所有者姓名、部门、印章样式、备案日期等。

三、印章使用（一）使用范围1.员工在办理与个人相关的业务，如签署个人文件、合同、协议等，确需使用私人印章时，可按照本制度规定的程序进行使用。2.严禁使用私人印章签署涉及公司业务或代表公司行使职权的文件、合同等。

（二）使用流程1.申请：员工如需使用私人印章，应填写《私人印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等详细信息，并提交至所在部门负责人审核。2.审核：部门负责人对用印申请进行审核，重点审查用印事项是否符合个人业务范围、用印文件内容是否真实合法等。审核通过后，在申请表上签署意见并签字确认。3.用印：员工持经部门负责人审核通过的《私人印章使用申请表》及相关用印文件，到行政部门办理用印手续。行政部门在用印前，应对用印文件再次进行审核，确认无误后，在用印处加盖私人印章，并在《私人印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、印章所有者姓名等信息。

（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，员工无法提前填写《私人印章使用申请表》，可通过电话等方式向部门负责人申请用印，但事后应及时补办申请手续。2.对于涉及金额较大、风险较高或重要的个人业务用印事项，部门负责人应报公司分管领导审批后，方可使用私人印章。

四、印章保管（一）保管责任员工是私人印章的保管责任人，应妥善保管印章，确保印章的安全和正常使用。

（二）保管方式1.私人印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、抽屉等，并采取必要的防盗、防潮、防火等措施。2.严禁将私人印章随意放置在办公桌上或其他易被他人获取的地方。

（三）保管注意事项1.员工因请假、出差等原因需要离开工作岗位时，应将私人印章妥善委托给部门负责人或其他可靠人员代管，并办理书面交接手续。交接手续应包括印章名称、交接时间、交接双方签字等信息。2.代管人员在代管期间应严格按照本制度规定保管和使用印章，不得擅自使用印章办理与委托事项无关的业务。3.员工返回工作岗位后，应及时与代管人员办理印章交接手续，收回私人印章。

五、印章废止（一）废止情形1.员工离职、退休或因其他原因不再需要使用私人印章时，应及时办理印章废止手续。2.私人印章因磨损、损坏等原因无法正常使用时，应申请重新刻制印章，并将原印章废止。

（二）废止流程1.申请：员工填写《私人印章废止申请表》，说明印章废止的原因，并提交至所在部门负责人审核。2.审批：部门负责人审核通过后，将申请表提交至行政部门。行政部门对申请信息进行复核，确认无误后报公司分管领导审批。3.废止处理：经公司分管领导批准后，行政部门负责收回废止的私人印章，并进行妥善处理，如销毁、存档等。同时，在行政部门的印章管理档案中对印章废止情况进行记录。

六、监督与检查（一）监督职责1.行政部门负责对公司员工私人印章的管理和使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理工作符合本制度规定。2.各部门负责人负责对本部门员工私人印章的使用情况进行日常监督，发现问题及时纠正，并向行政部门报告。

（二）检查内容1.印章的保管情况，包括保管方式是否安全、是否存在随意放置等问题。2.印章的使用情况，包括用印申请手续是否齐全、用印事项是否符合规定、用印文件内容是否真实合法等。3.印章的废止情况，包括是否及时办理废止手续、废止印章的处理是否妥善等。

（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管私人印章的行为，行政部门应及时责令改正，并视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、通报批评、扣减绩效奖金等。2.如因员工违规使用私人印章给公司或他人造成损失的，由该员工承担相应的法律责任和经济赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

七、附则（一）解释权本制度由行政部门负责解释。

（二）修订与完善本制度将根据国家法律法规及公司实际情况的