档案工作制度

档案工作制度一、总则1.目的为加强本单位档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为单位各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的档案。3.档案工作基本原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

二、档案管理机构及职责1.档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责统筹协调本单位的档案管理工作。2.档案管理人员职责档案收集负责制定档案收集计划，明确收集范围、时间要求等。主动与各部门沟通，及时收集各类应归档文件材料，确保档案收集的完整性。档案整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。确保档案整理规范、有序，便于查找和利用。档案保管建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、防火防盗防虫等设备。定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全，对破损、褪色等档案及时进行修复和处理。档案利用制定档案查阅、借阅制度，为单位内部各部门及外部相关单位和个人提供档案查阅、借阅服务。对档案利用情况进行登记，跟踪档案去向，确保档案的合理使用和按时归还。档案统计建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。定期向上级主管部门报送档案统计报表。

三、档案收集制度1.归档范围文书档案本单位形成的各类公文，包括请示、报告、通知、决定、决议等。会议文件、会议记录、纪要等。工作计划、总结、汇报材料等。业务档案各业务部门在工作中形成的专业性文件材料，如项目合同、协议、业务报表、技术资料等。科研项目档案，包括项目申报书、研究报告、实验数据、成果鉴定材料等。财务档案会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。财务审计报告、财务预决算文件等。人事档案员工的履历表、工资档案、考核材料、奖惩记录、培训档案等。声像档案本单位组织的重要活动、会议、仪式等形成的照片、录像、录音等资料。反映单位发展历程、重要事件、先进事迹等的声像资料。实物档案本单位获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗等荣誉实物。具有纪念意义的礼品、纪念品等。2.收集时间各部门应在每年年初将上一年度形成的文件材料整理后移交档案管理部门。对于专项工作或临时性活动形成的档案，应在工作结束后[X]个工作日内移交。3.收集要求各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保收集的文件材料齐全、完整。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，载体应符合档案保管要求。对于电子文件，应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保电子文件的可读性和完整性。

四、档案整理制度1.分类标准采用年度机构（问题）保管期限分类法。年度：按照文件形成的年度进行分类。机构（问题）：根据文件内容所涉及的机构或问题进行分类。保管期限：分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。2.编号规则档案编号采用"年度+机构（问题）代码+保管期限代码+顺序号"的形式。年度：用四位阿拉伯数字表示，如"2023"。机构（问题）代码：根据本单位机构设置或问题类别编制代码，如"01"表示办公室，"02"表示业务一部等。保管期限代码："Y"表示永久，"C"表示长期，"D"表示短期。顺序号：按照档案整理顺序依次编号，从"001"开始。3.编目要求编制档案目录，包括案卷题名、年度、机构（问题）、保管期限、起止日期、卷内文件份数、页数、编号等内容。目录应打印或用钢笔、中性笔填写，字迹工整、清晰。建立电子目录，便于档案的检索和利用。

五、档案保管制度1.库房管理档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。库房应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门窗、防虫药品、除湿机、吸尘器等。档案架应排列整齐，编号清晰，便于档案的存放和查找。2.档案存放按照档案分类编号顺序，将档案依次存放在档案架上。不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，便于管理和利用。对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，重点检查档案的保管状况、有无损坏、霉变等情况。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。4.档案修复对破损、褪色、字迹模糊等有问题的档案，应及时进行修复。档案修复应遵循保持档案原貌、最小干预的原则，采用专业的修复技术和材料进行修复。

六、档案利用制度1.查阅规定本单位内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经单位主管领导批准。档案管理人员应根据查阅申请表提供的内容，及时准确地提供档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。2.借阅规定外单位人员查阅、借阅档案，需持有单位介绍信或相关证明材料，填写《档案借阅申请表》，经单位主管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅档案应明确借阅期限，一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、损坏、丢失，如有违反，应承担相应的法律责任。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有问题，应及时查明原因并记录。3.利用登记建立档案利用登记台账，对档案查阅、借阅的时间、内容、人员等情况进行详细登记。档案利用登记台账应定期进行整理和统计，以便掌握档案利用情况，为档案管理工作提供参考依据。

七、档案鉴定与销毁制度1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地分析档案价值的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。鉴定工作应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保管期限和价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。3.鉴定程序档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。档案鉴定小组对需鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定原则，确定档案的存毁意见。对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的题名、年度、保管期限、编号等内容。《档案销毁清册》经单位主管领导批准后，方可进行销毁。4.销毁要求档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程应进行现场监督，由档案管理部门人员、监销人员共同签字确认销毁情况，并将销毁记录归档保存。

八、档案信息化管理制度1.信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.电子档案管理加强电子文件的收集、整理、归档工作，确保电子文件的齐全、完整、真实、有效。建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、检索利用、备份管理等。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性。3.档案数字化对重要的纸质档案进行数字化处理，提高档案的利用效率和便捷性。档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。4.信息安全管理加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。

九、档案工作监督与考核1.监督机制单位内部建立档案工作监督机制，定期对各部门的档案工作进行检查和指导。档案管理部门应加强对自身工作的自查自纠，及时发现和解决存在的问题。2.考核办法制定档案工作考核办法，将档案工作纳入单位年度绩效考核体系。考核内容包括