合同借出借阅管理办法

合同借出借阅管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的借出借阅行为，维护公司合法权益，防范合同风险，特制定本办法。

（二）适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构及所属子公司因工作需要借阅、借出合同的相关活动。

（三）基本原则1.严格审批原则：合同借出借阅须经严格的审批流程，确保借出借阅行为符合公司规定和工作需要。2.安全保密原则：借阅、借出合同的人员应妥善保管合同，严格遵守保密规定，不得泄露合同内容。3.及时归还原则：借阅、借出的合同应在规定期限内归还，不得逾期。

二、合同借阅管理（一）借阅申请1.公司内部员工因工作需要借阅合同，应填写《合同借阅申请表》，注明借阅合同的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.《合同借阅申请表》由申请人所在部门负责人签字审批，如涉及重要合同或敏感信息，还需经公司分管领导审批。

（二）借阅审批1.合同管理部门收到《合同借阅申请表》后，应进行审核。审核内容包括借阅目的是否合理、预计归还日期是否明确、申请人权限是否符合规定等。2.对于符合借阅条件的申请，合同管理部门应在申请表上签署审核意见，并交公司印章管理部门留存备案。

（三）借阅登记1.经审批同意借阅的合同，合同管理部门应进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、合同名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅登记应建立专门的台账，以便跟踪合同借阅情况。

（四）借阅期限1.一般合同的借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前向合同管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.涉及重要合同或敏感信息的借阅期限应根据具体情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。

（五）借阅归还1.借阅人应在规定的归还日期前将合同归还至合同管理部门。归还时，合同管理部门应对合同进行检查，确保合同内容完整、无损坏、无涂改。2.如发现合同有损坏、丢失或涂改等情况，借阅人应承担相应的责任。合同管理部门应及时向公司领导报告，并采取相应的措施。

（六）借阅限制1.合同原件原则上不得外借，如因特殊情况确需外借的，须经公司总经理批准。2.涉及商业秘密、技术秘密等重要合同，借阅人应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露合同内容。3.未经合同管理部门同意，借阅人不得将合同转借他人。

三、合同借出管理（一）借出申请1.因工作需要借出合同的，应由借用人填写《合同借出申请表》，注明借出合同的名称、编号、借出原因、预计归还日期等信息。2.《合同借出申请表》应经借用人所在部门负责人签字审批，如涉及重要合同或敏感信息，还需经公司分管领导审批。

（二）借出审批1.合同管理部门收到《合同借出申请表》后，应进行严格审核。审核内容包括借出原因是否合理、预计归还日期是否明确、借用人权限是否符合规定等。2.对于符合借出条件的申请，合同管理部门应在申请表上签署审核意见，并报公司总经理审批。

（三）借出登记1.经公司总经理批准借出的合同，合同管理部门应进行详细登记，记录借用人姓名、部门、合同名称、编号、借出日期、预计归还日期等信息。2.借出登记应建立专门的台账，以便跟踪合同借出情况。

（四）借出期限1.合同借出期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借出期限的，应提前向合同管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.涉及重要合同或敏感信息的借出期限应根据具体情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。

（五）借出归还1.借用人应在规定的归还日期前将合同归还至合同管理部门。归还时，合同管理部门应对合同进行检查，确保合同内容完整、无损坏、无涂改。2.如发现合同有损坏、丢失或涂改等情况，借用人应承担相应的责任。合同管理部门应及时向公司领导报告，并采取相应的措施。

（六）借出限制1.合同借出必须有明确的工作需要，不得用于非工作目的。2.涉及商业秘密、技术秘密等重要合同，原则上不得借出。如因特殊情况确需借出的，须经公司总经理批准，并采取严格的保密措施。3.未经合同管理部门同意，借用人不得将合同转借他人。

四、监督与检查（一）定期检查合同管理部门应定期对合同借出借阅情况进行检查，检查内容包括借阅、借出合同的审批手续是否齐全、登记台账是否完整、合同是否按时归还等。

（二）不定期抽查公司审计部门或其他相关部门应不定期对合同借出借阅情况进行抽查，发现问题及时督促整改。

（三）责任追究对于违反本办法规定的借阅、借出合同行为，公司将视情节轻重追究相关人员的责任。情节较轻的，给予批评教育；情节严重的，给予相应的纪律处分；造成公司经济损失的，应依法承担赔偿责任。

五、附则（一）解释权本办法由公司合同管理部门负责解释。

（二）施行日期本办法自发布之日起施行。

附件：1.《合同借阅申请表》2.《合同借出申请表》

附件1：

合同借阅申请表

|申请人姓名|[申请人姓名]|所在部门|[所在部门名称]|||||||联系电话|[联系电话]|申请日期|[申请日期]||借阅合同名称|[合同名称]|合同编号|[合同编号]||借阅目的|[详细说明借阅目的]|预计归还日期|[预计归还日期]||部门负责人意见|<签字>[部门负责人姓名]<br>[意见（同意/不同意）]<br>[日期]||分管领导意见（如有）|<签字>[分管领导姓名]<br>[意见（同意/不同意）]<br>[日期]||合同管理部门审核意见|<签字>[合同管理部门审核人姓名]<br>[意见（同意/不同意）]<br>[日期]|

附件2：

合同借出申请表

|借用人姓名|[借用人姓名]|所在部门|[所在部门名称]|||||||联系电话|[联系电话]|申请日期|[申请日期]||借出合同名称|[合同名称]|合同编号|[合同编号]||借出原因|[详细说明借出原因]|预计归还日期|[预计归还日期]||部门负责人意见|<签字>[部门负责人姓名]<br>[意见（同意/不同意）]<br>[日期]||分管领导意