借款财务报销制度和报销流程

借款财务报销制度和报销流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范借款（借支）行为及报销流程，合理控制费用支出，确保公司资金安全、高效运作，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工因公务需要的借款（借支）及后续报销业务。

二、借款（借支）管理1.借款（借支）原则前款不清，后款不借。员工在未归还之前的借款时，不得再次申请借款。严格控制借款金额和期限，借款用途必须明确、合理，与业务实际需求相符。2.借款（借支）申请流程借款人填写《借款（借支）申请表》，详细注明借款事由、借款金额、预计还款日期等信息。将申请表提交给部门负责人审批，部门负责人需对借款事项的真实性、必要性进行审核，并签署意见。经部门负责人批准后，申请表流转至财务部门。财务人员对借款金额、还款期限等进行合规性审核，审核通过后提交公司领导审批。公司领导根据公司资金状况和业务需求进行最终审批，审批通过后，财务部门方可办理借款支付手续。3.借款（借支）额度规定因业务需要临时借款的，借款额度应根据实际业务需求合理确定，但一般不得超过预计费用总额的[X]%。对于经常发生借款业务的岗位，如采购人员、销售人员等，财务部门可根据其历史借款及还款情况，设定合理的借款额度上限。4.借款（借支）期限一般临时性借款期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借款期限的，借款人应提前向财务部门说明原因，并办理相关延期手续。对于因项目合作等原因发生的大额借款，借款期限根据项目实际进度和合同约定确定，但最长不得超过[X]个月。

三、报销管理1.报销凭证要求所有报销凭证必须真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据等其他凭证应符合相关规定。报销凭证内容应完整，包括发票号码、日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额等。对于发票等报销凭证，如发现有涂改、伪造等情况，财务部门有权不予报销。2.报销流程借款人完成借款事项后，应在规定时间内到财务部门办理报销手续。借款人整理好相关报销凭证，按照费用类别进行分类粘贴，并填写《费用报销单》，详细注明报销事由、报销金额、所附凭证张数等信息。将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人审核。部门负责人需对报销事项的真实性、合理性、合规性进行全面审核，并签署意见。经部门负责人审核通过后，报销单据流转至财务部门。财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额的准确性进行审核，审核内容包括：报销凭证是否符合公司规定的报销范围和标准。报销金额是否与借款金额相符，如有差额，应说明原因。报销凭证的粘贴是否规范，所附凭证张数是否与报销单填写一致。财务审核通过后，报销单据提交给公司领导审批。公司领导根据公司财务制度和实际情况进行最终审批。审批通过后，财务部门根据报销金额进行相应的账务处理，并按照公司规定的付款方式支付报销款项。如报销金额小于借款金额，借款人应及时归还剩余借款；如报销金额大于借款金额，财务部门将补足差额支付给借款人。3.报销时间规定一般情况下，借款人应在借款事项完成后的[X]个工作日内到财务部门办理报销手续。如有特殊情况需要延期报销的，需提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。对于跨月的费用报销，应在次月[X]日前办理完毕报销手续，以便财务部门及时进行账务处理。

四、特殊情况处理1.出差借款及报销员工因出差需要借款的，应按照上述借款申请流程办理借款手续。在填写《借款（借支）申请表》时，需注明出差地点、出差时间、预计费用等信息。出差结束后，借款人应在[X]个工作日内到财务部门办理报销手续。报销时，应提供出差期间的所有费用发票及相关凭证，包括差旅费报销单、住宿费发票、交通费发票等。差旅费报销标准按照公司相关规定执行，如因特殊情况超过报销标准的，需提前向公司领导申请并获得批准。2.备用金管理对于因工作需要经常发生小额支出的岗位，可申请设立备用金。备用金申请人填写《备用金申请表》，经部门负责人和财务部门审核、公司领导批准后，财务部门根据批准金额拨付备用金。备用金使用人应按照规定用途使用备用金，并定期到财务部门报销冲账。备用金使用情况应每月进行核对，确保备用金金额与实际支出相符。如备用金使用人离职或不再需要备用金时，应及时将剩余备用金归还财务部门。3.预付款项管理因业务需要支付预付款项的，由相关业务部门填写《预付款申请表》，详细说明预付款事由、金额、支付对象等信息，并按照借款申请流程进行审批。预付款项支付后，业务部门应跟踪预付款项的使用情况，确保款项用于约定的业务事项。在业务事项完成后，及时办理相关报销手续，并冲减预付款项。如因特殊原因需要变更预付款项支付对象或金额的，需重新填写《预付款申请表》，并按照审批流程进行审批。

五、监督与检查1.财务部门应定期对借款（借支）及报销业务进行检查，检查内容包括借款（借支）审批流程是否合规、报销凭证是否真实有效、报销金额是否符合规定等。2.对于发现的问题，财务部门应及时与相关部门和人员沟通，并要求其限期整改。如发现违规行为，将按照公司相关规定进行严肃处理。3.公司审计部门有权对借款（借支）及报销业务进行内部审计，对发现的问题提出审