电话与传真管理制度

电话与传真管理制度一、总则1.目的为规范公司电话与传真的使用，确保通讯畅通、信息传递准确及时，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。

二、电话管理1.电话使用原则员工应遵守公司的作息时间，确保办公电话在工作时间内随时有人接听。接听电话要礼貌、热情，使用文明用语，如"您好，[公司名称]"。不得在工作时间内使用公司电话拨打私人电话或进行与工作无关的闲聊。2.电话接听流程铃响三声内接听：听到电话铃声后，应尽快放下手中其他工作，在三声铃响内接听电话。自报家门：礼貌地自报部门和姓名，例如"您好，这里是[部门名称]，我是[姓名]"。认真倾听并记录：仔细倾听对方讲话，如有重要信息，应认真做好记录，记录内容包括来电时间、来电人姓名、单位、联系事项、重要内容摘要等。准确传达：对于对方的询问和要求，要准确、清晰地给予答复。如需转接他人，应确认对方身份后转接，并告知被转接人相关情况。如被转接人不在，应礼貌地请对方留言，并及时转达。结束通话：通话结束时，应待对方挂断电话后再轻轻放下话筒。3.电话拨打流程明确目的：拨打工作电话前，应明确通话目的，整理好思路，避免通话时语无伦次。核对号码：仔细核对对方电话号码，确保准确无误。礼貌沟通：接通电话后，同样要自报家门，然后简洁明了地说明通话事由，与对方进行礼貌、有效的沟通。如果找的人不在，应询问对方合适的回电时间或请其帮忙转达留言。控制时长：注意控制通话时长，避免长时间占用电话线路影响其他工作。重要事项的通话时间不宜过长，非必要情况尽量不超过[X]分钟。4.特殊情况处理遇忙电话：若所拨打电话占线，应耐心等待，每隔[X]分钟重拨一次，直至拨通或放弃拨打，并做好记录。错拨电话：如果发现拨错号码，应向对方道歉，不要一声不吭地挂断电话。5.办公电话维护与管理专人负责：公司指定专人负责办公电话的日常维护与管理，包括设备检查、故障报修等。定期检查：定期对办公电话进行检查，确保设备正常运行，如发现故障应及时报修，并记录故障现象和处理情况。禁止私拆：未经允许，员工不得私自拆卸办公电话设备，以免造成损坏。

三、传真管理1.传真使用原则传真机主要用于收发与公司业务相关的文件、资料等，不得用于私人事务。发送传真前，应确保传真内容准确无误，避免因内容错误而重复发送。及时处理收到的传真，重要传真应立即呈交相关领导或人员阅知，并做好登记。2.传真发送流程整理文件：将要发送的文件资料整理好，确保页面清晰、顺序正确。对于多页文件，要在首页加盖公司公章或业务专用章，并注明总页数和页码。填写传真封面：认真填写传真封面，内容包括传真号码、收件人姓名、单位、发件人姓名、部门、传真日期、传真主题、页数等信息。放入传真机：将整理好的文件资料按照顺序放入传真机进纸口，调整好清晰度和对比度等参数。拨号发送：拨打对方传真号码，确认传真机处于正常接收状态后，按下发送键。发送过程中要密切关注传真机的工作情况，确保传真成功发送。记录发送情况：发送完成后，记录发送日期、传真号码、收件人、文件名称及页数等信息，以备查询。3.传真接收流程及时收取：听到传真机提示音后，应及时收取传真件。对于无人值守的传真机，要定期检查收取传真，避免传真丢失或延误。核对信息：收取传真后，首先核对传真封面上的收件人信息是否与本公司一致，然后检查传真内容是否完整、清晰。登记与分发：对收到的传真进行详细登记，登记内容包括传真日期、传真号码、发件人姓名、单位、传真主题、页数等。根据传真内容的性质，及时将传真件分发给相关部门或人员，并做好签收手续。对于重要传真，要及时呈交相关领导阅示，并跟踪处理结果。4.传真机维护与管理专人负责：公司指定专人负责传真机的日常维护与管理，包括设备清洁、纸张添加、故障排除等。定期保养：定期对传真机进行保养，如清洁硒鼓、更换墨盒、检查进纸和出纸装置等，确保传真机处于良好的工作状态。正确使用纸张：传真机应使用符合标准的传真纸，避免使用劣质纸张导致卡纸等故障。故障报修：如发现传真机出现故障，应及时填写故障报修单，详细描述故障现象，报给专人维修。维修人员应及时维修，并记录维修情况和维修结果。

四、费用管理1.电话费用公司办公电话费用由财务部门统一支付，实行按月结算。员工应尽量控制私人电话费用，因特殊情况需要使用公司电话拨打私人长途电话的，需事先向部门领导申请并经批准，费用由个人承担。财务部门定期对电话费用进行统计分析，如发现异常费用，应及时查明原因并采取相应措施。2.传真费用传真费用包括传真纸、墨盒、硒鼓等耗材费用以及通信线路费用，同样由财务部门统一支付，按月结算。各部门应合理使用传真机，尽量减少不必要的传真发送，降低耗材消耗。对于传真耗材的领用，应按照公司相关规定办理手续。

五、监督与考核1.监督机制公司行政部门负责对电话与传真的使用情况进行日常监督检查，不定期抽查员工的电话接听、拨打记录以及传真收发登记等情况。鼓励员工之间相互监督，对于发现违反本制度的行为，可向行政部门举报。2.考核办法对于违反电话与传真管理制度的员工，视情节轻重给予相应的处罚：首次违反规定，给予口头警告，并责令改正。多次违反规定或造成严重影响的，给予书面警告、罚款[X]元等处罚，并在公司内部进行通报批评。因违规行为给公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。对于严格遵守本制度，在电话与传真使用过程中表现出色，如接听及时、