知识产权合同管理规定

知识产权合同管理规定一、总则1.目的为加强公司知识产权合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等流程，保护公司知识产权权益，防范法律风险，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司与外部单位或个人签订的涉及知识产权的各类合同，包括但不限于专利转让合同、专利实施许可合同、商标许可使用合同、著作权许可使用合同、技术开发合同、技术转让合同等。3.基本原则（1）合法合规原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策的规定。（2）保护公司利益原则：确保合同条款有利于保护公司的知识产权，维护公司的合法权益。（3）明确清晰原则：合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或产生歧义。（4）风险防范原则：对合同履行过程中可能出现的风险进行充分评估，并采取相应的防范措施。

二、合同签订前的准备1.项目评估（1）业务部门提出签订知识产权合同的需求后，应组织相关人员对项目进行全面评估。评估内容包括项目的技术可行性、市场前景、经济效益、法律风险等。（2）技术部门负责对项目的技术内容进行审查，确保技术方案的合理性和可行性。（3）市场部门负责对项目的市场前景进行分析，预测市场需求和竞争情况。（4）财务部门负责对项目的经济效益进行评估，测算项目的成本、收益及投资回报率等。（5）法务部门负责对项目的法律风险进行审查，重点关注合同条款的合法性、完整性及可操作性。2.对方资质审查（1）在签订合同前，应对合同对方的主体资格、资质证书、经营范围、信誉状况等进行审查。（2）要求对方提供营业执照副本、法定代表人身份证明、资质证书等相关证明文件，并进行核实。（3）通过信用查询平台、行业协会等渠道了解对方的信誉状况，查看是否存在不良记录或纠纷。3.合同条款拟定（1）根据项目评估和对方资质审查结果，由业务部门负责拟定合同初稿。合同条款应包括但不限于合同双方的基本信息、知识产权的归属与保护、权利与义务、费用支付方式、保密条款、违约责任、争议解决方式等。（2）法务部门对合同初稿进行法律审查，提出修改意见和建议。业务部门应根据法务部门的意见对合同初稿进行修改完善，确保合同条款符合法律法规要求和公司利益。

三、合同签订流程1.合同审批（1）合同初稿修改完善后，应按照公司内部审批流程进行审批。审批流程一般包括业务部门负责人审核、法务部门审核、财务部门审核、分管领导审批、总经理审批等环节。（2）各审核部门应认真审查合同条款，对合同的合法性、完整性、可行性等方面提出审核意见。如发现问题，应及时与业务部门沟通协商，要求其进行修改完善。（3）分管领导和总经理应根据各审核部门的意见，对合同进行最终审批。审批通过的合同方可签订。2.合同签订（1）合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方签订正式合同。签订合同时，应确保合同文本内容与审批通过的合同条款一致。（2）合同签订人应在合同上签字或盖章，并加盖公司合同专用章。签字或盖章应清晰、完整，不得模糊不清或遗漏。（3）合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给法务部门、财务部门等相关部门存档。

四、合同履行管理1.履行跟踪（1）业务部门负责合同的履行跟踪，及时了解合同对方的履行情况，确保合同双方按照合同约定履行各自的义务。（2）建立合同履行台账，详细记录合同的签订时间、履行期限、履行内容、费用支付情况、变更情况等信息。定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施解决。2.知识产权保护（1）在合同履行过程中，应加强对公司知识产权的保护。要求合同对方严格按照合同约定使用公司的知识产权，不得擅自转让、许可他人使用或侵犯公司的其他知识产权。（2）定期对合同对方使用公司知识产权的情况进行检查，如发现侵权行为，应及时采取措施制止，并依法追究对方的法律责任。3.费用支付管理（1）财务部门负责合同费用支付的审核和管理。根据合同约定，对业务部门提交的费用支付申请进行审核，确保费用支付的准确性和合规性。（2）严格按照合同约定的支付方式和时间进行费用支付，避免逾期支付或支付错误给公司造成损失。如因特殊情况需要变更支付方式或时间，应提前与合同对方协商一致，并签订书面补充协议。

五、合同变更管理1.变更申请（1）在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。（2）合同变更申请应由业务部门提出，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等情况。同时，应提交相关证明材料，如市场变化情况报告、技术方案调整说明等。2.变更审批（1）合同变更申请经业务部门负责人审核后，应按照公司内部审批流程进行审批。审批流程与合同签订审批流程相同。（2）各审核部门应认真审查合同变更申请，对变更的必要性、合理性、合法性等方面提出审核意见。如发现问题，应及时与业务部门沟通协商，要求其进行修改完善。3.变更实施（1）合同变更申请经审批通过后，合同双方应按照变更协议的约定实施变更。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（2）业务部门负责组织合同变更的实施，确保变更后的合同条款得到有效执行。同时，应及时将合同变更情况通知法务部门、财务部门等相关部门。

六、合同终止管理1.终止条件合同终止的条件一般包括合同履行完毕、合同解除、合同无效、不可抗力等。合同双方应按照合同约定或法律法规的规定，在满足终止条件时及时办理合同终止手续。2.终止通知合同终止时，合同一方应及时向对方发出终止通知，说明合同终止的原因、时间及相关事项。终止通知应采用书面形式，并加盖公司公章或合同专用章。3.资料交接合同终止后，合同双方应按照合同约定或法律法规的规定，进行相关资料的交接。交接资料包括但不限于合同文本、知识产权相关文件、技术资料、财务凭证等。交接过程中应制作交接清单，双方签字确认。4.后续事项处理（1）合同终止后，业务部门应及时对合同履行情况进行总结分析，评估合同履行效果。同时，应将合同终止情况通知法务部门、财务部门等相关部门。（2）法务部门应对合同终止后的法律事项进行审查，确保公司的合法权益得到保护。如发现存在法律风险或纠纷，应及时采取措施处理。（3）财务部门应对合同终止后的费用结算情况进行核对，确保费用支付准确无误。同时，应清理合同相关的财务账目，做好财务档案管理工作。

七、保密管理1.保密义务合同双方应在合同中明确约定保密义务，对在合同履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、知识产权等信息予以保密。未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.保密措施（1）公司应建立健全保密制度，采取必要的保密措施，如设置保密岗位、签订保密协议、限制访问权限、加密存储数据等，确保公司知识产权信息的安全。（2）要求合同对方也采取相应的保密措施，如对涉及公司知识产权的文件资料进行妥善保管、对知悉公司知识产权信息的人员进行保密培训等。3.保密期限保密期限应根据合同的性质、内容及双方的约定确定，一般不低于合同履行期限及合同终止后的一定期限。在保密期限内，合同双方应严格履行保密义务。

八、违约责任与争议解决1.违约责任（1）合同双方应在合同中明确约定违约责任，对违反合同约定的行为应承担的法律责任进行详细规定。违约责任应具有可操作性和合理性，能够有效约束双方的行为。（2）如一方违反合同约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。赔偿范围包括直接损失和间接损失，具体赔偿金额应根据实际损失情况确定。2.争议解决方式（1）合同双方应在合同中约定争议解决方式，一般包括协商解决、仲裁或诉讼等。争议解决方式应明确、具体，避免在发生争议时产生歧义。（2）如双方在履行合同过程中发生争议，应首先通过协商解决。协商不成的，可以根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。在争议解决期间，双方应继续履行合同中不涉及争议的条款。

九、合同档案管理1.档案收集（1）合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关附件、审批文件、变更协议、终止通知等资料收集整理，并移交公司档案管理部门存档。（2）档案管理部门应对收集的合同档案进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规范性。2.档案保管（1）合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。（2）建立合同档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续。借阅人员应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅合同档案。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.档案查阅（1）因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案管理部门。（2）如需复印合同档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。复印的档案资料应加盖档案管理部门的印章，与原件具有同等法律效力。4.档案销毁（1）合同档案保管期限届满后，档案管理部门应按照公司档案管理制度的规定，对档案进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门会同法务部门、业